Vous assurez l'encadrement et la gestion du bureau du courrier (8 agents) qui régit la réception, le tri, l'affranchissement, l'envoi et le suivi des opérations relatives au traitement du courrier pour l'ensemble des services.
Vous suivez le budget du bureau du courrier en lien avec le bureau des ressources par le suivi et l'optimisation des dépenses d'affranchissement et de facturation des diverses prestations de livraison, publipostage, etc.., en lien avec les services demandeurs.
Vous êtes en charge de moderniser la gestion des opérations relatives au courrier et assurer la mise en place de nouvelles procédures pour la mise en œuvre de nouvelles pratiques liées aux opérations de traitement du courrier.
En tant que chef de projet Utilisateur pour la mise en place de la dématérialisation du courrier à l'échelle des 2 collectivités, vous assurez le lien avec la DSI et l'administrateur fonctionnel du service le pilotage, le suivi et la mise en place de la solution retenue.

Gestion de l'activité courrier :
- Coordonner l'activité du bureau du courrier mutualisé afin de garantir la continuité de service pour les deux collectivités Ville et CdA : faire appliquer les procédures d'ouverture, tri, gestion dématérialisée et distribution physique du courrier, et départs courrier
- Adapter l'activité et les procédures selon les besoin des services, des élus
- Rédiger les guides et procédures utiles et en assurer la communication externe et interne
- Assurer le lien avec les prestataires extérieurs et le suivi de la maintenance des équipements de travail
- Assurer la traçabilité de l'activité par la tenue régulière de tableaux de bord qualitatifs et quantitatifs, pour chaque collectivité

Administration du logiciel GEC : Superviser l'activité de l'administrateur fonctionnel GEC et en ce sens :
- participer au paramétrage et veiller à son adéquation avec l'organisation du travail
- veiller à garantir la coordination entre les différents acteurs du projet et les utilisateurs
- organiser et participer aux tests avec les référents métiers
- élaborer une stratégie de communication et de formation favorisant l'implication des utilisateurs
- élaborer les guides de procédures fonctionnelles
- centraliser les dysfonctionnements et recenser les besoins d'évolution de l'application
- assurer la mise en place et l'animation d'un réseau de correspondants au sein des services

Encadrement :
. Planifier, répartir, coordonner et contrôler les activités et tâches des agents du bureau du courrier
. Assurer le lien avec l'ensemble des services Ville et CdA pour faciliter les activités du gestionnaire relation utilisateurs et de l'administrateur fonctionnel
. Veiller au bon fonctionnement de l'équipe et à la cohésion, au lien avec l'ensemble de la DVI
. Evaluer et former les membres de son équipe afin d'optimiser leurs performances
. Gérer le planning et les absences des agents du bureau du courrier, en lien avec le bureau des ressources

Titulaire d'un diplôme de niveau 5 et/ou expérience professionnelle équivalente
Titulaire du permis B
Connaître les techniques de management, savoir animer et piloter une équipe
Connaître l'organisation et le fonctionnement interne des 2 collectivités, leurs services et leurs missions
Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Adobe Acrobat Professional), connaissance du logiciel SEDIT serait un plus
Avoir la capacité à s'adapter à l'utilisation d'un nouveau logiciel
Connaître les techniques de suivi de projet
Avoir une capacité d'accompagnement au changement
Avoir de solides compétences rédactionnelles et organisationnelles
Avoir un bon relationnel et le sens de l'écoute
Avoir le sens du travail en équipe et en collaboration
Etre disponible, rigoureux, organisé et discret