Assistant administratif

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Offre n° O017230100908007
Publiée le 11/01/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
CDA LA ROCHELLE
6 rue saint michel
17086 La rochelle
Lieu de travail
La rochelle
Poste à pourvoir le
01/04/2023
Date limite de candidature
12/02/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de l'Unité Administrative de la Direction des Eaux, sous l'autorité de la Responsable de l'Unité, vous êtes en charge du secrétariat et référent Ressources Humaines de l'ensemble de la Direction des Eaux, en binôme avec un autre assistant administratif.
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative :
* Organiser des réunions, COTECH, COPIL, gérer les agendas des élus et techniciens
* Organiser et suivre le circuit des documents à destination des instances
* Gérer le courrier (papier et dématérialisé) et les parapheurs
* Saisir et/ou créer tous types de courriers, documents et tableaux de bord avec des outils bureautiques (word, excel, powerpoint)
* Participer à des réunions, prendre des notes, rédiger des relevés de conclusions, compte-rendu,...
* Assurer l'accueil téléphonique de la Direction Eaux à Vaucanson
* Classer et archiver les dossiers
* Suivre les abonnements et adhésions
* Préparer des bons de commande
* Etre le référent intranet / internet
* Gérer les dossiers administratifs des subventions

Référent RH du service
* Informer, orienter et renseigner les agents
* Gérer, suivre et classer les dossiers individuels des agents
* Saisir les congés, absences, heures supplémentaires / récupérations des agents du service sur le logiciel Ciril-Rh
* Suivre les astreintes et renseigner l'état des grévistes
* Etablir les ordres de mission et effectuer les demandes de frais de déplacements
* Gérer et coordonner les demandes de formation
* Recenser, identifier et suivre les différents types d'habilitations, permis et autres spécificités (mettre à jour les tableaux de bord)
* Constituer et ventiler les dossiers accidents du travail

Activité secondaire
* Gérer les véhicules, les stocks (fournitures, papier, petit matériel, EPI), le copieur (pannes, consommables)
* Réserver les salles à Vaucanson, la reprographie
* Réceptionner et distribuer les chèques déjeuner,
Profils recherchés
* Titulaire d'un titre de niveau 4 et/ou expérience professionnelle équivalente
* Permis B
* Maîtriser les outils bureautiques
* Avoir des connaissances en matière de ressources humaines, prévention des RPS
* Avoir des notions d'organisation et de gestion du temps
* Savoir prioriser, se rendre disponible
* Savoir travailler en équipe et en collaboration et être en capacité de rendre compte
* Faire part de discrétion professionnelle et confidentialité
* Savoir accueillir, informer et diffuser des informations
* Savoir organiser un agenda et prendre des RDV
* Savoir enregistrer, compléter et transmettre des dossiers / formulaires
* Savoir mettre à jour et/ou saisir des données, prendre des notes
* Savoir recevoir, filtrer et réorienter des appels

Contact

Informations complémentaires
Travail en binôme avec un autre « assistant administratif» impliquant une continuité de service

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Madame Elise O'Brien, Responsable administrative, tél : 05 46 30 35 31

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.