Sous la responsabilité du chef de service CAF (cellule administrative et financière), vous avez en charge l'organisation et la supervision de l'accueil du public et des différents partenaires de la direction (réseau d'associations et de partenaires institutionnels) ainsi que la gestion des travaux d'assistance administrative des services, en coordination avec les chefs de services.
Vous animez une équipe de 4 agents d'accueil et d'assistance administrative et vous planifiez, coordonnez et contrôlez son activité. Vous assurez l'encadrement de proximité et la professionnalisation de ces personnels et votre mission permettra un travail de fond d'accompagnement et de remobilisation.
Il est essentiel que vous soyez immédiatement opérationnel(le) sur les savoir-faire et la coordination du premier accueil physique, téléphonique et mail des usagers d'une part et les tâches administratives courantes de la vie des services de la direction (besoins de faire à la place, reprise des procédures, analyse et révision des méthodes de travail) d'autre part.
Vous serez également le/la référent(e) logistique (soutien à la préparation des événements des services) et du suivi bâtimentaire de la direction (2 sites). C'est vous qui établissez les demandes techniques et d'interventions et qui en assurez le suivi.

Supervision de l'accueil
* Est garant(e) d'un premier accueil physique, téléphonique et mail de qualité. Organise et supervise la mise en place d'un accueil professionnel en continu à l'entrée de la direction. Veille à la prise en compte de la variété des publics accueillis (parfois " difficiles ") : usagers valentinois (vaccination, santé-environnement, médiation santé, santé mentale, ...), associations (Maison Relais Santé) et leurs adhérents et/ou bénéficiaires porteurs de maladies chroniques, partenaires du secteur médico-social, usagers du service Domaine Public et Stationnement...
* Est garant(e) du bon usage des locaux pour les différents publics accueillis : orientation et signalétique claires, espaces prêts à l'emploi, suivi de l'entretien ménager et du fonctionnement des appareils...
* Le cas échéant, supplée son équipe dans ses missions pour garantir la continuité du service.
* Est force de proposition pour l'amélioration continue et le suivi de l'accueil du public de la direction.
* Veille à l'organisation des ouvertures de la Maison Relais Santé (MRS) et du Pôle Santé en dehors des horaires d'ouverture habituels.
* Rend compte à son/sa responsable hiérarchique, des manquements, des difficultés rencontrées dans l'exercice de la mission.

Coordination des missions d'assistance administrative des services de la direction
* Organise et s'assure de la bonne réalisation des travaux d'assistance administrative des services (qualité de la réponse apportée, respect des délais, informations sur l'avancement et les éventuels problèmes rencontrés, ...).
* Veille au niveau de polyvalence des agents de son équipe afin de garantir une continuité dans la réalisation des tâches. Le cas échéant, supplée son équipe dans ses missions pour garantir cette continuité.
* Est garant(e) de l'ensemble des questions administratives relatives aux associations en lien avec la DSP : gestion des demandes annuelles de subventions des associations (logiciel GMA), supervision de l'utilisation des salles de la MRS (environ 30 associations), suivi des conventions avec les associations...
* Élabore des indicateurs de suivi et des tableaux de bord pour la gestion des occupations des espaces, des affluences, ...
* Relaie et priorise la diffusion des informations en direction de son équipe et des services qui le/la sollicitent.

Management
* Assure la mobilisation et l'animation de l'équipe : motivation, évaluation, formation, gestion des conflits, accueil nouvel arrivant...
* Prévoit, planifie, coordonne et contrôle l'activité des agents dont il/elle a la responsabilité d'encadrement : définition des plannings, modalités d'exécution du travail, attribution des moyens techniques, gestion des absences et de l'organisation du déroulement du travail, polyvalence des agents de son équipe...
* Assure un rôle de référent(e) opérationnel auprès de son équipe dans la mise en œuvre de ses activités (accueil du public, assistance administrative et secrétariat, logistique...).
* Accompagne vers l'autonomie les agents de son équipe.
* Contribue et veille au respect des normes et des procédures (notamment liées à un ERP), des règles d'hygiène et de sécurité au travail.
* Rend compte à son/sa responsable hiérarchique, des manquements, des difficultés rencontrées dans l'exercice de la mission et est force de proposition

Référent technique et logistique de la direction
* Pour le site du Clos Gaillard, répond aux demandes matérielles et bâtimentaires de l'ensemble des services de la direction et assure leur suivi. Le cas échéant, établit les demandes techniques et d'interventions ; rend compte de l'avancement.
* Veille, et le cas échéant participe, à la préparation et l'organisation des actions de promotion de la santé (réservation et préparation de salles, invitations, collation, préparation de documents, accueil des participants...).
* S'assure du bon fonctionnement et à la correcte utilisation des appareils et matériels, du bon approvisionnement des fournitures de bureau et produits pour l'ensemble de la direction.
* Centralise les demandes informatiques (dépannages, demandes nouvelles d'équipements).
* Organise et contrôle les livraisons au sein de la direction.

Profil recherché :
Nous recherchons avant tout un(e) manager expérimenté(e) qui pourra créer une dynamique professionnelle et une cohésion d'équipe tout en professionnalisant les agents, notamment par l'accroissement de leurs compétences.
En plus des compétences techniques et réglementaires sur votre domaine d'intervention, nous attendons une bonne qualité rédactionnelle ainsi que des compétences bureautiques certaines.
La connaissance du secteur public territorial sera un plus.

Conditions d'exercice :
* Poste à temps complet sur 37h30, horaires de bureau
* Télétravail possible mais très limité et pas dans un premier temps car non adapté aux missions (suivi de l'accueil sur site, de la gestion des bâtiments et des tâches de liées à la préparation des événements)
* Poste basé à Valence
* Permis de conduire obligatoire (déplacements sur le territoire de l'agglomération)

Conditions de recrutement :
* Recrutement par voie statutaire uniquement, en référence du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux - catégorie B
* Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle