Responsable du service état civil et funéraire/ PROMOTION INTERNE

Offre n° O02A221100862246
Publiée le 29/11/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
COMMUNE DE PORTO VECCHIO
BPA 129
20137 PORTO VECCHIO CEDEX
Lieu de travail
PORTO VECCHIO
Poste à pourvoir le
01/01/2023
Date limite de candidature
23/12/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Funéraire
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Métier(s)
Directeur ou directrice de régie funéraire,
Officier ou officière d'état civil
Temps de travail
Complet, 1607h / an
Descriptif de l'emploi
Responsable du service état civil et funéraire
Assistant de Gestion Administrative -- Chargé dl accueil - Officier d'Etat Civil -- Conservateur de cimetière

RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES, EXTERNES
Contact ponctuel -- Elu référent et cabinet du maire -- Le maire et ses adjoints

Services Secrétariat général -- Secrétariat du cabinet -- DGS -- -- Service règlementation -- Service informatique - Elections -- Ecotes -- Police Municipale -- Service social -- Service communication -- Service des finances
Organismes/ administrations Autres mairies --Ministère des affaires étrangères - Préfecture -- OFII (Office français de l'immigration et Intégration) -
Consulats/Ambassades -- Tribunaux -- Procureur de la République -- ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés) -- INSEE - Pompes funèbres -- Généalogistes -- Notaires -- Avocats -- Services sociaux
Type de public :Tout public

CONDITIONS DE TRAVAIL
Conditions d'exercice (bureau, déplacements, congés, astreintes) :
Bureau - Déplacements éventuels
Horaires réguliers avec possibilité d amplitude variable liée aux pics d'activité

Hygiène et sécurité (travail sur écran, EPI, sujétions, . . . ) :
Travail sur écran en alternance avec l'accueil public.
Obligation du respect des consignes de sécurités liées au COVID désinfection des claviers et des appareils téléphoniques. Respecter et faire respecter les gestes barrières.
Missions et conditions d'exercice
Missions du poste (objectif principal, définir le rôle spécifique du poste dans le service):

Objectif principal :
Garantir le bon fonctionnement des services (état civil et funéraire) Assurer un service d accueil et d information auprès des administrés.
Mettre les compétences de l'agent au service de la population Garantir la sécurité des données personnelles dans ta fonction d'Officier de l'état civil et en assurer l'authenticité et la conformité

Activités principales
Animation, pilotage et coordination du service
Mise en œuvre des orientations (développement, modernisation)
Etablir, contrôler et optimiser le budget du service
Contrôle des besoins
Contrôler la conformité des activités du service
Gestion du temps de travail et planning des agents
Evaluation des agents
Suivie de carrière des agents (évolution professionnelle, stages, concours...)

Organisation de l'accueil et de l'information au public Optimiser la gestion des flux et des temps d'attente
Supervision du courrier (arrivée, départ)
Sécurisation administrative et juridique du service
Garantir la mise à jour et la vérification des textes auprès des agents
Veille juridique, assistance et conseils aux élus
Gestion et développement des contacts professionnels
Accueil physique et téléphonique du public
Orientation du public vers les services ou organismes compétents
Affichage d'informations
Gestion des demandes de la population
Gestion des affaires militaires et de recensement
Traitement des dossiers et saisie des documents
Vérification, établissement et remise de titre d'identité
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de I équipe
Tri, classement et archivage de documents
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

En tant qu officier d'état civil :
Réception des déclarations et établissement des actes d état civil
Délivrance des actes et extraits d'état civil
Rédiger et contrôler les mentions
Tenir à jour les registres d'état civil
Contrôler l'authenticité des documents
Signaler le caractère inopportun d'une déclaration (ex : choix d un prénom)
Audition des couples afin d'apprécier le consentement mutuel
Apprécier les actes et les certificats de différents pays
Préparation des cérémonies de mariage
Autorisation selon appréciation des conditions prévues par la législation funéraire Légalisation de signature
Authentification de documents
Enregistrement, modification ou dissolution des PACS
Changement de nom
Changement de prénom
Rectification " erreur ou omission " des actes d'état civil
Etablissement et suivi des livrets de famille

En tant que conservateur des cimetières :
Conseil technique auprès des élus
Délivrance et contrôle des titres de concession
Gestion du cimetière
Supervision et contrôle des prestataires de services
Préparation des travaux d'implantation des concessions
Surveillance du respect des règles d hygiène et de sécurité
Accueil et renseignements du public
Pilotage des personnels rattachés au cimetière
Conservation du patrimoine funéraire
Sauvegarde de sépultures présentant un intérêt architecturai Établissement ou mise à jour du règlement du cimetière

Activités secondaires :
Application des consignes de sécurité relative aux personnes, aux biens et aux locaux Gestion des conflits
Gestion des mesures de protections face aux épidémies
Accompagnement des personnes dans leurs démarches
Profils recherchés
Connaissances générales:
-Capacités rédactionnelles
-Techniques de recueil et de traitement de l'information
-Capacités d'analyse et de synthèse
- Accueillir le public avec amabilité et le renseigner
- S exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
-Rechercher et mettre en relation les correspondants
- Recevoir, filtrer et réorienter tous types de courriers
-Gérer et actualiser une base d'information
- Respecter les délais de transmission
Réaliser la saisie de documents de forme et contenu divers
- Vérifier la validité des informations traitées
- Rédiger des documents administratifs
- Gestion des outils informatiques
- Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
- Gérer et actualiser une base d'information

Compétences professionnelles
- Maîtrise du droit civil et de la législation funéraire
- Maitrise des procédures administrative et de contrôle des actes
Règlementation relative aux formalités administratives
-Techniques diaccueil, ainsi que celles des règles et outils de communication
- Techniques de régulation et découte
- Techniques de médiation et négociation
- Techniques de secrétariat et de maitrise informatique
Techniques de recherche d'information
Organigramme de la collectivité
- Vocabulaire professionnel du service
- Procédures de service
- Procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire
- Logiciel de bureautique et fonctionnement d'Internet
- Communication orale et écrite

En tant qu'Officier d'état civil :
- Connaissance de l' IGREC (information générale relative à I t état civil)
- Sinformer des mises d jour des textes relatifs au Code civil CGCT et Bulletin officiel
- Conventions internationales de procédure
- Procédures administratives
- Connaissance des législations en cours en matière d'état civil et funéraire
- Notions de généalogie
- Procédures relatives à la famille (adoption, autorité parentale -j
- Transmission et réformes des nouvelles procédures
- Droit des étrangers
- Maitrise des logiciels
- Information auprès des services du procureur de la République

En tant que Conservateur de cimetières :
Instances et processus de décision de la collectivité et cadre règlementaire de fonctionnement
Législation funéraire : droit des cimetières
Plan du cimetière et registre des concessions
Documents administratifs relatifs aux inhumations/exhumations Fonction du registre du cimetière
Procédure d'attribution, fermeture et reprise des concessions
Pouvoirs de police du maire
Principes d'urbanismes relatifs à la protection du bâti
Législation funéraire et respect du règlement municipal
Notions de périls et de protection des cimetières
Autorisations des travaux
Réglementation hygiène et sécurité
Techniques d accueil et d'écoute
Notions de sociologie des populations
Histoire sociale et patrimoniale des cimetières
Techniques découte et de résolution des conflits - médiation
- Vérifier la situation administrative du mandant
- Faire respecter le règlement du cimetière
- Tenir à jour le registre du cimetière
Préparer les arrêtés et délibérations
- Procéder à toutes les opérations d'attribution, fermeture, renouvellement et reprise des concessions Apprécier les litiges des familles
Indiquer aux entreprises les périmètres dintervention
Recevoir et apprécier les demandes des travaux
Préparer et suivre la procédure administrative dun nouveau carré ou d'extension du cimetière
Conseiller la hiérarchie et les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés d ta gestion des concessions et bâtir une relation de confiance
Développer un dispositif de contrôle hygiène/sécurité et en contrôler l'application

Compétences comportementales : qualités requises humaines, savoir être :
- Capacité d'écoute et de dialogue
- Sens de l'organisation et de I t initiative
- Sens des relations humaines
- Savoir renseigner en termes simples et compréhensibles
- Savoir diriger l'administré vers d'autres pôles de compétence si besoin
Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Savoir s'adapter en fonction du comportement des personnes
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations - Faire preuve d'empathie
- Grande disponibilité à l'égard des personnes et des familles
- Force morale, éthique du service public
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité

Contact

Informations complémentaires
MAIRIE DE PORTO VECCHIO
BPA 129
20537 PORTO VECCHIO

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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