Promotion interne

Intitulé :
Responsable du service état civil et funéraire
Assistant de Gestion Administrative -- Chargé d'accueil -- Officier d'Etat Civil -- Conservateur de cimetière

Catégorie / Cadre d'emploi : Catégorie B
Rédacteur territorial

Pôle / Direction /Service :
Pôle développement -- Direction de la réglementation et de la citoyenneté -- Service Etat Civil et funéraire

Lieu d'affectation : Mairie annexe -- U San Battistu

RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES, EXTERNES
Elus : Contact ponctuel -- Elu référent et cabinet du maire -- Le maire et ses adjoints.
Services : Secrétariat général -- Secrétariat du cabinet -- DGS -- DGA - Service règlementation -- Service informatique - Elections -- Ecoles -- Police Municipale -- Service social -- Service communication -- Service des finances.

Organismes/ administrations : Autres mairies --Ministère des affaires étrangères - Préfecture -- OFII (Office français de l'immigration et Intégration)
Consulats/Ambassades -- Tribunaux -- Procureur de la République -- ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés) -- INSEE - Pompes funèbres -- Généalogistes -- Notaires -- Avocats -- Services sociaux.

Type de public : tout public.

MISSIONS ET ACTIVITES
Objectif principal
Garantir le bon fonctionnement des services (état civil et funéraire) Assurer un service d'accueil et d'information auprès des administrés.
Mettre les compétences de l'agent au service de la population Garantir la sécurité des données personnelles dans la fonction d'Officier de l'état civil et en assurer l'authenticité et la conformité.

Activités principales
Animation, pilotage et coordination du service Mise en ceuvre des orientations (développement, modernisation)
Etablir, contrôler et optimiser le budget du service Contrôle des besoins
Contrôler la conformité des activités du service
Gestion du temps de travail et planning des agents Evaluation des agents
Suivie de carrière des agents (évolution professionnelle, stages, concours...)
Organisation de l'accueil et de l'information au public
Optimiser la gestion des flux et des temps d'attente Supervision du courrier (arrivée, départ)
Sécurisation administrative et juridique du service
Garantir la mise à jour et la vérification des textes auprès des agents
Veille juridique, assistance et conseils aux élus
Gestion et développement des contacts professionnels
Accueil physique et téléphonique du public
Orientation du public vers les services ou organismes compétents
Affichage d'informations
Gestion des demandes de la population
Gestion des affaires militaires et de recensement
Traitement des dossiers et saisie des documents
Vérification, établissement et remise de titre d identité
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Tri, classement et archivage de documents
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

En tant que Officier d'état civil :
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
Délivrance des actes et extraits d'état civil
Rédiger et contrôler les mentions
Tenir à jour les registres d'état civil
Contrôler l'authenticité des documents
Signaler le caractère inopportun d'une déclaration (ex : choix d'un prénom)
Audition des couples afin d'apprécier le consentement mutuel
Apprécier les actes et les certificats de différents pays
Préparation des cérémonies de mariage
Autorisation selon appréciation des conditions prévues par la législation funéraire Légalisation de signature
Authentification de documents
Enregistrement, modification ou dissolution des PACS
Changement de nom
Changement de prénom
Rectification " erreur ou omission " des actes d'état civil
Etablissement et suivi des livrets de famille
En tant que conservateur des cimetières
Conseil technique auprès des élus
Délivrance et contrôle des titres de concession
Gestion du cimetière
Supervision et contrôle des prestataires de services
Préparation des travaux d'implantation des concessions Surveillance du respect des règles d'hygiène et de sécurité
Accueil et renseignements du public
Pilotage des personnels rattachés au cimetière
Conservation du patrimoine funéraire
Sauvegarde de sépultures présentant un intérêt architectural Établissement ou mise à jour du règlement du cimetière

Activités secondaires :
Application des consignes de sécurité relative aux personnes, aux biens et aux locaux Gestion des conflits
Gestion des mesures de protections face aux épidémies
Accompagnement des personnes dans leurs démarches

Connaissances générales :
- Capacités rédactionnelles
-Techniques de recueil et de traitement de l'information
-Capacités d'analyse et de synthèse
-Accueillir le public avec amabilité et le renseigner
-S'exprimer clairement et reformuler les demandes
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
-Rechercher et mettre en relation les correspondants
-Recevoir, filtrer et réorienter tous types de courriers
-Gérer et actualiser une base d'information
-Respecter les délais de transmission
-Réaliser la saisie de documents de forme et contenu divers
-Vérifier la validité des informations traitées
-Rédiger des documents administratifs
-Gestion des outils informatiques
-Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
-Gérer et actualiser une base d'information

Compétences professionnelles :
-Maitrise du droit civil et de la législation funéraire
-Maitrise des procédures administrative et de contrôle des actes
-Règlementation relative aux formalités administratives
-Techniques d'accueil, ainsi que celles des règles et outils de communication
-Techniques de régulation et d'écoute
-Techniques de médiation et négociation
-Techniques de secrétariat et de maitrise informatique
-Techniques de recherche d'information
-Organigramme de la collectivité
-Vocabulaire professionnel du service
-Procédures de service
-Procédures administratives
-Techniques de recherche documentaire
-Logiciel de bureautique et fonctionnement d'Internet
-Communication orale et écrite.

En tant que Officier d'état civil
- Connaissance de l' IGREC (information générale relative à l'état civil)
- S'informer des mises à jour des textes relatifs au Code civil -- CGCT et Bulletin officiel
- Conventions internationales de procédure
- Procédures administratives
- Connaissance des législations en cours en matière d'état civil et funéraire
Notions de généalogie
- Procédures relatives à la famille (adoption, autorité parentale...)
- Transmission et réformes des nouvelles procédures
- Droit des étrangers
- Maitrise des logiciels
- Information auprès des services du procureur de la République

En tant que conservateur des cimetières :
-Instances et processus de décision de la collectivité et cadre règlementaire de fonctionnement
-Législation funéraire : droit des cimetières
-Plan du cimetière et registre des concessions
-Documents administratifs relatifs aux inhumations/exhumations
-Fonction du registre du cimetière
-Procédure d'attribution, fermeture et reprise des concessions
-Pouvoirs de police du maire
-Principes d'urbanismes relatifs à la protection du bâti
-Législation funéraire et respect du règlement municipal
-Notions de périls et de protection des cimetières
-Autorisations des travaux

Réglementation hygiène et sécurité :
Techniques d'accueil et d'écoute

Notions de sociologie des populations
-Histoire sociale et patrimoniale des cimetières
-Techniques d'écoute et de résolution des conflits -- médiation
-Vérifier la situation administrative du mandant
-Faire respecter le règlement du cimetière
-Tenir à jour le registre du cimetière
-Préparer les arrêtés et délibérations
-Procéder à toutes les opérations d'attribution, fermeture, renouvellement et reprise des concessions
-Apprécier les litiges des familles
-Indiquer aux entreprises les périmètres d'intervention
-Recevoir et apprécier les demandes des travaux
-Préparer et suivre la procédure administrative d'un nouveau carré ou d'extension du cimetière
-Conseiller la hiérarchie et les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions et bâtir une relation de confiance
-Développer un dispositif de contrôle hygiène/sécurité et en contrôler l'application