Assistant secrétaire
Auprès de la Direction de l'urbanisme

La Communauté d'Agglomération du Pays Ajaccien compte 10 communes et près de 80 000 habitants.
Elle rayonne sur un bassin de vie de 100.000 habitants soit le tiers de la population insulaire.
Ce territoire entre mer et montagne recèle une culture et une histoire particulièrement riche. Sa capitale régionale reste une ville à forte identité, et bénéficie d'un dynamisme nouveau attesté par son essor démographique.
La CAPA dispose des compétences relatives à l'aménagement de l'espace communautaire, au développement économique, l'équilibre social de l'habitat, la politique de la ville, la création ou l'aménagement de zones d'activités d'intérêt communautaire, la création ou l'aménagement et la gestion des parcs de stationnement d'intérêt communautaire, l'eau potable, l'assainissement, et l'environnement.

La communauté exerce de plein droit en lieu et place des communes membres les compétences suivantes :
- Développement économique ;
- Aménagement de l'espace communautaire ;
- Equilibre social de l'habitat sur le territoire communautaire ;
- Politique de la ville dans la communauté ;
- Gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations, dans les conditions prévues à l'article L. 211-7 du code de l'environnement ;
- Accueil des gens du voyage ;
- Collecte et traitement des déchets des ménages et déchets assimilés ;
- Eau et assainissement des eaux usées ;
- Gestion des eaux pluviales urbaines ;
- Protection et mise en valeur de 1'environnement et du cadre de vie ;
- Construction, aménagement, entretien et gestion d'équipements culturels et sportifs d'intérêt communautaire ;
- Action sociale d'intérêt communautaire ;
- Installation, maintenance et entretien des abris voyageurs sur le réseau de transport urbain sur le territoire de la Communauté d'agglomération du Pays Ajaccien ;
- Opérations immobilières individualisées de construction, reconstruction, réhabilitation totale ou extension de casernements de gendarmerie d'intérêt communautaire ;
- Création, sur le territoire communautaire, d'espace test agricole ;
- Accueil et garde des chiens trouvés errants ou en état de divagation (fourrière canine)
- Création, aménagement, gestion et animation des sentiers patrimoniaux communautaires ;
- Création, aménagement et gestion de la zone de mouillage et d'équipement léger du golfe de Lava ;

La CAPA lance aujourd'hui un appel à candidatures, afin de pourvoir un poste d'assistant secrétaire auprès de la direction de l'urbanisme.

Liaisons hiérarchiques
Rattachement hiérarchique auprès de la Direction de l'urbanisme
Liaisons fonctionnelles
Internes :
DGS / Service Juridique, Direction des finances.
Tous services et direction de la mairie

Externes :
Architectes, Experts Immobiliers,
Economistes
Entreprises
Architecte des Bâtiments de France, des Monuments Historiques
Toutes administrations d'Etat
Administrateurs de biens professionnels et bénévoles dont copropriétés non organisées
Autres collectivités territoriales

Description du poste :
L'assistant secrétaire apporte une aide permanente en matière d'organisation personnelle des agents de la direction, mais aussi en termes de gestion, communication, information et classement de documents. Il ou elle gère également la taxe d'aménagement.

Conditions statutaires /
Poste à pourvoir par recrutement d'un cadre de la fonction publique territoriale ou par voie contractuelle.

Rémunération /
Conforme au statut + régime indemnitaire

Les missions :
- Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- Réalisation de travaux de bureautique
- Suivi de la planification des réunions
- Tri, classement et archivage de documents
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Enregistrement des dossiers liés à l'application du droit des sols
- Application et contrôle des procédures de traitement du courrier
- Mise en forme des courriers et des parapheurs

Savoir &Savoir faire

Techniques de secrétariat :
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
- Techniques et outils de communication, de recherche documentaire, d'assemblage de documents et de transmission, de classement et d'archivage
- Prise de notes et mise en forme de courriers
- Logiciels de bureautique, utilisation de l'outil informatique, fonctionnement de l'Internet et de l'intranet / Connaissance en informatique notamment en traitement de texte, tableur, outlook et powerpoint
- Gérer les agendas de l'équipe, organisation et de gestion du temps
- Connaissances en termes d'organisation du travail et de classement

Suivi et mise en forme des dossiers administratifs :
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Activité, fonctionnement et partenaires et procédures du service

Exécution et suivi des procédures et décisions administratives :
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives
- Procédures administratives

Savoir être /
* Rigueur et méthode
* Savoir travailler en équipe,
* Être disponible