CHARCE(E) D'ACCUEIL ET CONCIERGERIE
Direction et service : Cabinet du Maire - Accueil Hôtel de Ville
Catégorie (A. B. ou C) : C
Cadre d'emploi : Adjoint administratif
Temps de travail du poste : Temps complet

Conditions d'exercice :
-Travail en bureau, en guichet d'accueil
-Port de charges légères en lien avec l'activité de conciergerie
-Pics d'activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires et examens, etc.
-Tenue vestimentaire spécifique selon le domaine d'activité et le service d'affectation
-Facteurs de pénibilité
-Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public.

Hygiène et sécurité:
-Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité des personnes.

Rémunération:
Traitement indiciaire+ RIFSEEP + CASC (Association pour l'action sociale et culturelle) + participation à la mutuelle + chèque déjeuner.

Temps de travail : 35 heures sur 5 jours.

MISSIONS CONFIÉES

Sous l'autorité du Directeur de Cabinet, le/a chargé(e) d'accueil oriente, renseigne le public et coordonne l'intendance ainsi que la conciergerie de l'Hôtel de Ville.
L'agent représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers.

Activités principales :
-Accueil physique et téléphonique du public et des visiteurs ;
-Renseignement et orientation du public ,
-Gestion et affichage des informations en Hôtel de Ville ,
-Organisation/intendance de l'Hôtel de Ville, planning des salles de réunions, matériel visioconférence. conciergerie et réceptions ;
-Tâches administratives et de secrétariat en lien avec le Cabinet du Maire.

Activités secondaires :
-Accueil physique et téléphonique du public
-Accueillir le public avec amabilité ,
-Prendre des messages ,
-S'exprimer clairement et reformuler les demandes ,
-Favoriser l'expression de la demande ,
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-Appliquer les règles de communication et de protocole ,
-Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous ,
-Mettre en relation des correspondants
-Gérer les situations de stress et réguler les tensions ,
-Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations ,
-S'adapter aux publics de cultures différentes , > Adapter son intervention aux différents publics ,
-Gérer un système de mesure de la fréquentation ,
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès ,
-Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité équipement, un matériel, un lieu, une activité.

Renseignement et orientation du public :
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ,
-Présenter des documents d'information et de communication ,
-Gérer un planning de réservation ,
-Orienter vers les personnes et services compétents ,

Gestion et affichage d'informations :
-Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des
-Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.

Organisation/intendance de l'Hôtel de Ville :
-Gestion et contrôle planning des salles de réunion en Hôtel de Ville ,
-Gestion du matériel de visioconférence
-Intendance et fonctionnement interne du bâtiment (contrôle des stocks, du nettoiement des salles et du bon fonctionnement des locaux) ,
-Fêtes, cérémonies, réceptions : préparation des commandes et installation des salles, des buffets et des différents évènements en lien avec le cabinet, la direction générale. l'agenda de la Ville et des élus.

Taches administratives et de secrétariat en lien avec le cabinet du Maire :
-Soutien administratif et secrétariat en lien avec le cabinet du Maire, envoi d'invitations pour les cérémonies, faire-part, revue de presse...etc.

Qualités requises:
Connaissances générales :
-Organisation et organigramme de la collectivité
-Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
-Directives et procédures d'instruction des dossiers
-Procédures de transmission des demandes et obligations des usagers

Compétences professionnelles :
-Techniques d'accueil. règles de communication
-Organisation et activités des services Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires. d'Internet Techniques de régulation
-Techniques de communication téléphonique
-Caractéristiques des publics
-Règlements intérieurs
-Techniques et outils de communication Notions en langues étrangères
-Techniques de médiation et négociation
-Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc,)
-Techniques de capitalisation et de classement de documents
-Techniques de recherche d'information
-Techniques de gestion de planning
-A compétences égales, la langue corse est un atout

Compétences comportementales :
-Être disponible, consciencieux, perpétuellement à l'écoute et faire preuve d'une grande discrétion
-Ponctualité de rigueur
-Être autonome, prendre des initiatives
-Connaître les gens et les lieux
-Méthode et sens de l'organisation dans le travail