La Communauté d'Agglomération Porte de l'Isère est une intercommunalité constituée de 22 communes, comptant 108 700 habitants. C'est un territoire singulier, à taille humaine, où patrimoine urbain, industriel et naturel vivent en parfaite harmonie. Engagée dans le développement durable, la transition énergétique et le respect de l'environnement, la CAPI est un territoire agréable à vivre, avec un tissu économique dynamique et innovant. Elle assure une large palette de compétences au quotidien : des missions de planification, aménagement et développement (habitat, économie, urbanisme, mobilités, éclairage public, voiries, transition énergétique), mais aussi une offre de services aux habitants : petite enfance, gestion d'équipements sportifs et culturels, lecture publique, eau et assainissement...

Au sein des services à la Population, le Conservatoire Hector BERLIOZ constitue un des établissements du pôle culturel de la CAPI. Accueillant environs 950 élèves, proposant de multiples cursus, le Conservatoire mène de nombreuses actions culturelles sur ses différents sites comme hors ses murs. Il encourage les pratiques amateurs et les cursus professionnalisants. Il a de nombreux partenariats avec différents acteurs institutionnels du territoire, du monde l'éducation et du monde culturel. En collaboration avec les conservatoires de l'Arc Alpin, il propose des Cycles Préparatoires aux Etudes Supérieures. Il est aussi un acteur reconnu du PLEAC. Sa saison culturelle propose des évènements variés dans les domaines de la danse, du théâtre et de la musique, s'appuyant sur les compétences artistiques internes et celles d'artistes invités.

Ses activités sont organisées au sein de 3 pôles : le pôle scolarité, le pôle action culturelle et le pôle administration et finances. En 2020-2021, le Conservatoire compte 68 enseignants, 15 personnels administratifs et techniques dont 2 régisseurs.

Ainsi, rattaché(e) à la Responsable Administrative du conservatoire Hector BERLIOZ de la CAPI, vous serez chargé(e) d'orienter et de renseigner les différents publics en lien avec l'établissement et de contribuer à l'organisation administrative de l'établissement.

Dans ce cadre, vos activités seront :

Fonction Accueil :
Assurer l'accueil physique et téléphonique du conservatoire
Prendre et transmettre des messages
Apporter une première réponse adaptée, écrite ou orale, aux interlocuteurs de la structure et assurer, le cas échéant, le relai auprès des référents internes
Gérer la boîte mail " conservatoire " (redistribuer les mails et les informations diverses) et transmettre les messages téléphoniques ou oraux
Enregistrer le courrier
Gérer les clefs des salles auprès des professeurs, des élèves et des entreprises intervenant sur place
Faire le lien avec le service de gardiennage pour l'ouverture et la fermeture du bâtiment et des salles durant les week-ends
Communiquer sur la mise à jour des horaires d'ouverture des portes auprès du public

Contribution à l'organisation administrative du conservatoire :
Etablir les plannings réguliers d'occupation des salles de cours des différents sites du conservatoire, notamment lors de la préparation de la rentrée scolaire
Gérer les plannings ponctuels d'occupation des salles (prêts, manifestations, déplacements de cours) des différents sites du conservatoire
Accompagner le service scolarité, en cas d'absence de professeurs, sur la communication auprès des élèves
Réaliser la mise à jour la fiche individuelle des élèves lors des différentes manifestations (auditions de classe et scènes ouvertes)
Effectuer le suivi des absences d'élèves (saisie, demande de motif, information professeur)
Procéder à la vérification des dossiers d'inscription et de réinscription puis à leur transmission pour facturation
Assurer en autonomie, sur demande de son responsable hiérarchique, des travaux de bureautique (rédaction et frappe de courriers, conception et suivi de tableaux Excel, ...)
Participer à la gestion de la billetterie - réservation - confirmation et distribution
Effectuer ponctuellement la surveillance d'élèves

Savoir et savoir-faire :
Formation initiale dans l'assistanat et l'accueil souhaitée
Connaissance des techniques d'accueil physiques et téléphoniques
Connaissance des règles et consignes de sécurité
Maîtrise de l'outil informatique (bureautique Pack Office) et capacité à se former à l'utilisation de nouveaux logiciels (DUONET)
Maîtrise des techniques de communication écrite
Savoir collecter les informations et à les diffuser aux bons destinataires
Savoir réagir en cas d'urgence et à contacter les bons relais pour gérer ces situations
Savoir accueillir les différents types de publics

Savoir être :
Qualités relationnelles indispensables
Diplomatie, rigueur et organisation
Aptitude pour l'accueil du public
Dynamisme et réactivité
Intérêt pour les activités d'enseignement et la culture.