Contexte :

L'HORME, commune de 4 834 habitants située aux portes du Massif du Pilat, entre Lyon et Saint-Etienne, est une ville à taille humaine qui propose à ses administrés une diversité de services publics. Au cœur de la Vallée du Gier et d'une campagne verdoyante, la ville de L'Horme est aussi résidentielle, avec une population plus nombreuse et diversifiée, et est également dotée d'un patrimoine industriel incomparable.

Ainsi, depuis plusieurs années, la commune de l'Horme porte des projets de renouvellement urbain d'envergure tels que :
- la requalification du site Pasteur (friches industrielles) en un Ecoquartier des Berges du Gier, alliant une offre d'habitat de qualité, une zone de commerces, une voie verte avec un parcours sportif, et des espaces publics avec la création d'une nouvelle " place de village ".
- la requalification du Cœur de ville visant à développer un projet immobilier mixte à proximité immédiate du centre bourg et de tous les réseaux de transports, des écoles, des équipements, commerces et services.
- Diverses opérations permettant d'étoffer/compléter l'offre et les parcours résidentiels (...)

C'est dans ce contexte dynamique et afin de répondre aux attentes de modernité des usagers, que le projet majeur de la mandature, la création d'un Pôle "Associations, Jeunesse et Enfance " verra le jour d'ici 2025. Devenant le cœur battant des activités périscolaires, extra-scolaires et associatives de la commune, le pôle AJE sera également porté par une ambition environnementale et sociétale affirmée.


Descriptif de l'emploi :

- Le(a) responsable du service " Accueil/Population ", sous la responsabilité directe du DGS, contribue par ses connaissances, une méthodologie et un management adaptés, au pilotage, à la coordination et à la mise en œuvre sécurisée de l'ensemble des obligations et/ou compétences inhérentes au service, en cohérence avec les orientations politiques définies.

Relations fonctionnelles :
- En interne : Elus, DGS, responsables de services et agents
- En externe : Partenaires institutionnels (Préfecture, INSEE, autres collectivités), les administrés, le public extérieur, les prestataires, les partenaires, les associations.

1) Missions et/ou activités principales :

Gestion du personnel et ressources :
- Assurer le suivi, l'animation et le contrôle de l'activité des agents du service (organiser/prioriser/planifier le travail en fonction des contraintes du service)
- Développer/sécuriser/faire vivre les procédures dématérialisées et les démarches en ligne
- Assurer la veille juridique spécifique (en lien avec RH/DGS) et partage avec son équipe

Gestion Etat-civil et cimetière :
- Organiser/gérer/sécuriser l'instruction des déclarations et demandes d'actes d'état civil
- Être garant de la tenue administrative conforme des registres d'état civil
- Assurer la sécurité administrative et juridique des actes
- Organiser/gérer/sécuriser l'instruction des dossiers de demande de CNI et de passeports biométriques
- Assurer l'organisation/pilotage sécurisés des opérations de recensement de la population
- Organiser la gestion des opérations relatives aux jurés d'assises
- Veiller à la bonne gestion du cimetière communal et sécuriser la délivrance de tous actes.
- Veiller à l'instruction conforme des dossiers mariages et au bon déroulement des cérémonies

Accueil / population :
- Mettre en œuvre/piloter/évaluer les orientations et les priorités définies par la collectivité en matière d'accueil et de services à la population
- Gérer/coordonner/superviser l'accueil et l'information du public (assurer la qualité de l'accueil du public, du conseil et de l'information sur les prestations délivrées, optimiser la gestion des flux et le temps d'attente)
- Soutien à l'accueil du public

2) Missions et/ou activités secondaires :

Gestion des élections :
- Anticiper/Organiser/Superviser le suivi et révision des listes électorales et des scrutins

Affaires sociales :
- Gestion/suivi global du CCAS : convocation du conseil, gestion des dossiers en lien direct avec élus + DGS, gestion des diverses activités...
- Gestion des bons alimentaires

Diplômes/qualifications/certifications :
- Niveau de diplôme requis Bac à Bac+3

Expérience exigée :
- Expérience/compétences requises : maîtrise du droit relatif aux thématiques " Etat-civil, Elections, Cimetière, Social/Famille ", très bonnes connaissances de l'environnement territorial, des politiques/dispositifs publics et des prérequis en matière d'accueil du public, notions de bases en matière de gestion publique, très bonne appréhension de la dématérialisation et bonne pratique des logiciels métiers, bureautique et internet, rompu au management/animation d'équipe.

Savoirs/savoir-faire :
- Connaitre et appliquer les différentes législations et réglementations applicables
- Réaliser une veille juridique régulière et partager/mettre en œuvre les évolutions réglementaires
- Être capable de gérer/animer une équipe, savoir planifier, organiser, prioriser, déléguer et évaluer/formaliser
- Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'environnement des collectivités, notamment ses processus décisionnels.
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques, et les règles de rédaction administrative
- Capacité à optimiser l'organisation et les ressources mises à disposition pour répondre aux objectifs fixés

Savoir être :
- Faire preuve de méthodologie et de rigueur, de capacité d'analyse, de formalisation et de restitution
- Être en capacité de diffuser et partager les informations
- Faire preuve de capacité d'écoute, de diplomatie, aptitude à la négociation/compromis
- Faire preuve de force de proposition, de disponibilité envers les interlocuteurs (public, élus...), d'adaptabilité et de réactivité, de diplomatie, discrétion et de confidentialité.