Assistant(e) de Direction

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Offre n° O064221200873656
Publiée le 08/12/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE DE PAU
1 place samuel de lestapis b.p 217
64000 Pau
Lieu de travail
Pau
Poste à pourvoir le
01/03/2023
Date limite de candidature
13/01/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Agent social
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
MISSIONS DU POSTE

Assister la directrice afin d'optimiser l'exercice de ses missions. Organiser et superviser l'accueil téléphonique et physique de la D2S et apporter un appui administratif et logistique à l'ensemble de la Direction des Solidarités et de la Santé.

CONDITIONS D'EXERCICE
* Lieu : Piano
* Horaires : variables, en fonction des nécessités de service
Missions / conditions d'exercice
Activités principales du poste :

Assister la directrice afin d'optimiser l'exercice de ses missions :

* Gérer et planifier l'agenda (rendez-vous, réunions, déplacements) ;
* Organiser le bon déroulement des déplacements et réunions (logistique : réservations, invitation, transports...) ;
* Communiquer les informations pertinentes au moment opportun, cibler les informations essentielles ;
* Animer le réseau TEAMS du Comité de Direction
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la directrice ;
* Préparer des dossiers de réunion : vérifier et remettre en amont les documents nécessaires, rappeler les éléments clés, anticiper sur les problématiques liées au sujet trouver les informations correspondantes, mobiliser les acteurs dans les délais impartis
* Suivre des dossiers ou des situations spécifiques : s'assurer de l'état d'avancement de leur traitement, du respect des échéances, synthétiser les informations ;
* Élaborer des supports sous format numérique : prendre des notes, rédiger des comptes-rendus, mettre en forme des documents, des présentations. Classer et archiver des dossiers
* Gérer le flux des parapheurs, des courriers (rédaction de courriers simples, relectures), des signalements sociaux, des demandes des usagers
Apporter un appui administratif et logistique à l'ensemble de la Direction :

* Gérer l'agenda de la directrice adjointe en charge du pilotage et des ressources
* Apporter un appui en matière d'organisation et d'agenda aux élus référents de la direction et/ou interagir avec le secrétariat des élus
* Assister les chefs de pôle et chefs de projets dans l'élaboration et la mise en œuvre des projets transversaux
* Organiser des réunions, diffuser des informations, apporter une aide logistique et administrative en fonction des pics d'activités, réaliser la saisie de documents divers, classer des dossiers

Activités secondaires du poste :
* Assurer les engagements et le suivi des factures liées à certains projets transversaux
* Participer à différents projets transversaux portés par la direction.
Profils recherchés
COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES

* Formation et qualifications nécessaires : Bac à bac + 2 secrétariats -- assistant de direction -- assistant manager -- assistant de cadre du secteur sanitaire et médico-social

* Compétences générales (savoirs et savoir-être) :
o Prise d'initiative et autonomie
o Capacité d'adaptation et d'anticipation
o Capacité à comprendre les relations interpersonnelles
o Qualités relationnelles
o Organisation, méthode et rigueur
o Réactivité et disponibilité
o Sens du travail en équipe et solidarité
o Discrétion professionnelle
o Bonne humeur, constance, esprit positif et dynamisme
* Compétences spécifiques et/ou techniques :
o Connaissances du secteur sanitaire et médico-social
o Connaissance des collectivités territoriales
o Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse
o Maîtrise des outils numériques
o Connaissance du mode projet
o Notions en matière de communication

Contact

Informations complémentaires
Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être envoyées par courrier postal à Monsieur le Maire-Président, Direction des ressources humaines, Hôtel de France, 2 bis place royale, 64036 PAU. La date de la prise de poste est mentionnée à titre indicatif et dépendra de la disponibilité de la personne retenue.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.