Un poste d'assistant(e) de cis mutualisés au sein du centre d'incendie et de secours de Cany-Barville du SDIS 76.

Missions principales :
Missions propres au CIS référent :

Assurer l'accueil physique et téléphonique du centre référent ;
Enregistrer et suivre le courrier conformément aux règles départementales (exploitation logiciel courrier), les télécopies, les courriers électroniques ;
Assurer la gestion de l'agenda du chef de centre et de son adjoint ;
Assurer le suivi des congés de la chefferie du CIS référent ;
Assurer la saisie des chèques-déjeuner ;
Réaliser le classement et l'archivage de documents ;
Assurer le suivi des arrêts maladie et accidents de service ;
Suivre les demandes d'indemnisation des sapeurs-pompiers volontaires ;
Gestion administrative des documents liés à l'opérationnel (fiches bilans...) ;
Assurer le suivi des commandes (produits entretien, habillement...) ;
Assurer le suivi des fournitures de bureau et des consommables informatiques ;
Assurer la gestion et l'organisation des réunions (réservation de salle, prise de notes, rédaction des comptes rendus...) ;
Assurer la gestion des carburants sur le logiciel E-ATAL ;
Participer aux réunions des assistantes de CIS référents sous le pilotage de la référente du groupement afin de partager les bonnes pratiques, de proposer toute amélioration des procédures et outils de travail relatifs à leurs domaines de compétences et de responsabilités.

Missions partagées avec les CIS du secteur :

Assurer les missions de secrétariat pour les CIS du secteur (saisie des courriers, rapports et notes...) ;
Assurer le suivi des fiches de présence aux formations (manœuvres), et assurer la saisie des heures de formations sur le logiciel Webact ;
Suivre les tableaux de bord mensuels de l'activité des sapeurs-pompiers volontaires ;
Collecter et vérifier la complétude des dossiers des médailles d'Honneurs de sapeurs-pompiers ;
Assurer la mise à jour, la validité et la conformité de détention des permis de conduire ;
Collecter et vérifier la complétude des dossiers d'engagement des sapeurs-pompiers volontaires ;
Diffuser les consignes, notes de service, d'information et les documents internes ;
Veiller au suivi des visites médicales.

Missions secondaires :
En complément de ses missions, l'assistant(e) administratif(ve) peut se voir confier des missions ou tâches ponctuelles, nécessaires au bon fonctionnement du centre voire du groupement si nécessaire ;
Participer à l'organisation des manifestations exceptionnelles des CIS du secteur.

Spécificités :
Poste à temps complet ;
Travail en bureau ;
Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service.

Moyens matériels :
Moyens informatiques et bureautiques.

Liaisons fonctionnelles :
Internes : Chefferies des centres du secteur, agents des centres d'incendie et de secours, référente du groupement territorial, assistantes fonctionnelles des filières métiers ...
Externes : Elus, services de l'Etat, autres institutions, autres associations ....

Formations et diplômes :
Diplômé du supérieur ou expérience professionnelle ;
Formation sur l'outil informatique (Open Office, Word, Excel).

Connaissances :
Statuts sapeurs-pompiers ;
Logiciels métiers (Elise, Sédit, Antibia, webact, e.atal, Octime ...)
Fonctionnement des collectivités territoriales ;
Statut de la fonction publique territoriale.

Savoir-faire :
Polyvalence ;
Organisation ;
Rigueur ;
Autonomie ;
Esprit d'initiative.

Savoir-être :
Sens du contact ;
Discrétion ;
Grande disponibilité et grande loyauté.