La ville de Houilles recherche un(e) Agent d'État civil et Affaires générales H/F

Au sein de la Direction de l'Administration Générale et sous la responsabilité du Responsable du service Etat Civil et Affaires Générales vous assurez les missions suivantes :

- Accueil des usagers dans le cadre de leurs démarches administratives et les demandes liées à l'état civil,
- Gestion administrative des dossiers liés à l'activité funéraire,
- Participation au recensement de la population et à l'organisation des élections de manière périodique.

Missions

* Accueil des usagers pour diverses démarches administratives
- Accueil physique et téléphonique des usagers dans le cadre du service et de l'accueil de l'Hôtel de ville,
- Gestion des attestations d'accueil : dépôt des dossiers, enregistrement et délivrance,
- Réalisation de diverses tâches administratives : inscription sur les listes électorales, recensement citoyen, copies certifiées conformes, légalisations de signature, ...
- Mise en œuvre des procédures relatives à l'obtention et à la délivrance des cartes nationales d'identité et des passeports biométriques et préparation des bordereaux d'expédition en Préfecture,
- Enregistrement des retours des titres d'identité et suivi des recueils et des dossiers incomplets.

* Accueil des usagers dans le cadre des demandes liées à l'état civil
- Réception et prise d'acte des déclarations relatives à l'état civil,
- Etablissement des différents actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
- Gestion des dossiers de cérémonie : enregistrement des dossiers, publication des bans, ...
- Assistance auprès des officiers d'état civil lors des cérémonies,
- Tenue administrative des registres d'état civil,
- Suivi du traitement du courrier : délivrance d'actes, jugements de divorce, livrets de famille,...
- Transfert de données à l'Insee,
- Traitement dématérialisé des actes d'Etat civil (COMODEC)

* Gestion administrative des dossiers liés à l'activité funéraire
- Gestion administrative des cimetières communaux,
- Établissement des titres de concession,
- Vérification du droit à la propriété, à l'inhumation et à l'exhumation,
- Etablissement des autorisations municipales : fermeture de cercueil, crémation, inhumation, exhumation, travaux,
- Suivi de la facturation,
- Collabore avec le conservateur du cimetière et les opérateurs funéraires.

* Participation au recensement de la population et aux élections de manière périodique
- Préparation des scrutins, du matériel électoral et aide à la préparation des commissions électorales.

Spécificités du poste :
Polyvalence sur toutes les missions du service
Travail par roulement : le samedi matin (1 à 2 permanences par mois), les jours de mariage et les dimanches de scrutin.

Connaissances/diplômes :
- Maitrise des formalités pour la gestion des cartes d'identité et des passeports
- Connaissances des logiciels métiers : Arpège, Ciril élections, ESII, Ubicentrex
- Connaissance de l'instruction général de l'état-civil
- Connaissances et maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique

Compétences/qualités (savoir-faire) :
- Grandes qualités relationnelles tant en ce qui concerne les usagers que les services de l'Etat (Préfecture, Procureur de la République...) et les autres acteurs institutionnels (notaires, autres collectivités, opérateurs funéraires...)
- Capacités à gérer les conflits et l'agressivité en situation d'accueil
- Capacités à prendre du recul
- Grande discrétion et réserves indispensables
- Bonne présentation
- Sens du travail d'équipe
- Aptitude et motivation pour la polyvalence des tâches
- Grande ponctualité