L'agent d'état civil / formalités instruit et constitue les actes d'Etat-Civil, enregistre et délivre des documents administratifs, gère le cimetière

* Instruction et constitution des actes d'Etat-Civil

Mise à jour des registres d'Etat-Civil (établissement des actes de naissance, mariage, PACS, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales...)
Délivrance des actes d'Etat-Civil
Délivrance des autorisations funéraires et des concessions, ainsi que le suivi
Préparation des dossiers d'Etat-Civil et suivi (mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention...)

* Accueil du public

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant

* Enregistrement et délivrance des documents administratifs

Traitement des demandes de cartes d'identité, de passeports biométriques, d'attestations d'accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire,

* Archivage

Organiser et coordonner le classement et l'archivage des dossiers, des documents ou des pièces : produits et/ou reçus par les services municipaux, dans le respect de la réglementation en vigueur.

S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

- SAVOIRS :
- Connaissance de la réglementation en matière d'Etat-Civil
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat

- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.

- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).