Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur des Ressources et des Relations Humaines, l'agent(e) recruté(e) exercera les fonctions de Chargé(e) de la gestion des remplacements temporaires et sera chargé(é) des missions suivantes :

- Gestion du remplacement de l'absentéisme de toute nature des personnels titulaires (du recrutement de l'agent non-titulaire remplaçant à la gestion administrative et au suivi du contrat et des états d'heures du Centre de gestion)
- Gestion administrative des agents en contrats du Centre de gestion recrutés sur poste vacant ou sur accroissement temporaire d'activité (suivi administratif du contrat et de l'éventuel renouvellement)
- Interlocuteur privilégié du Centre départemental de gestion
- Etude d'opportunité et expérimentation d'autres dispositifs de remplacements (associations d'insertion, agences d'intérim, ESAT ...)
- Elaboration des tableaux de bord

Spécificités du poste :
- Respect impératif des délais et des échéances
- Travail transversal avec les autres pôles et missions de la DRRH

Conditions de travail :
- Binôme de 2 postes au profil identique dans un bureau partagé
- Nécessaire polyvalence et permanences au sein du binôme
- Poste à temps complet
- Résidence administrative : Poitiers - Place Aristide Briand

I/ Recrutement sur motif de remplacement lié à l'absentéisme des personnels titulaires

1) Gestion du vivier de candidatures :
- Saisie en liaison avec l'assistante de Direction et instruction des candidatures
- Organisation de tests de positionnement
- Entretiens préalables de prospection

2) Identification des besoins en lien avec les services demandeurs :
- Description du poste et des missions, environnement de travail, contraintes légales, formation requise
- Motif du remplacement conforme aux dispositions législatives et encadrement de la durée du contrat sut le motif de remplacement (vérification du motif et de la durée de l'absence du titulaire du poste auprès du pôle Suivi des carrières)

3) Préparation des dossiers de recrutement :
- Recherche, identification et analyse des candidatures
- Planification des jurys en lien avec les services
- Participation aux jurys de recrutement
- Pour les recrutements temporaires urgents (cuisiniers en collèges), proposition et valorisation du candidat identifié auprès du service demandeur
- Suivi administratif de la validation des recrutements (auprès du DGA, Directeur du service recruteur et des élus, procès-verbaux de jurys, notes ...)
- Courriers d'engagement adressés aux candidats retenus et réponses négatives aux candidats évincés

4) Suivi des demandes de prolongations de contrats :
- Motif du maintien du remplacement conforme aux dispositions législatives et encadrement de la durée du contrat sut le motif

II/ Gestion des contrats sur motif de poste vacant

Prise en charge du dossier administratif seulement à l'issue de la procédure de recrutement par le pôle Recrutement

III/ Suivi administratif des dossiers

(agents contractuels en remplacement des personnels titulaires, agents non-titulaires recrutés sur poste vacant ou sur accroissement temporaire d'activité...)

- Demandes de remplacements auprès du Centre Départemental de Gestion
- Réception des pièces justificatives permettant le contrat et envoi au CDG
- Suivi du contrat et des signatures
- Etablissement des états d'heures mensuels et envoi au CDG pour paiement
- Suivi et contrôle et validation des décomptes de remboursement du CDG puis transmission au pôle Paie pour liquidation
- Suivi des prolongations éventuelles, modifications de contrats (changement de quotité, dates erronées, démission ...)
- Courriers aux agents : prolongation de contrat et fin de contrat

IV/ Etude d'opportunité et expérimentation d'autres dispositifs de remplacements

(Associations d'insertion, agences d'intérim, ESAT ...)

- Réflexion sur la recherche d'autres dispositifs plus avantageux pour le Département
- Expérimentation et mise en oeuvre avec suivi administratif (demandes d'intervention, suivi du remboursement des facturations ...)

V/ Réponses aux demandes d'emplois, aux services et aux élus

VI/ Tenue des tableaux de bord et outils d'aide à la décision

- Saisie et suivi des tableaux de bord internes à la DRRH : suivi des échéances mensuelles de fin de contrat
- Saisie dans l'outil dématérialisé du CDG
- Mise en place d'une fiche procédure de demande d'emploi temporaire des services demandeurs
- Suivi des réponses données aux services (refus et accords) dans le cadre d'une harmonisation des pratiques et d'une équité de traitement entre les services
- Etablissement de statistiques (rapport d'activité, convention FIPHFP).

VII/ Informations, conseils des candidats et des services

- Réponses régulières aux demandes d'emplois non statutaires
- Accueil physique et téléphonique des candidats et de l'ensemble des directions du Département dans le cadre des demandes de remplacements
- Constitution et mobilisation du vivier des candidatures
- A défaut de candidatures statutaires sur des postes vacants, lien avec le pôle recrutement pour une étude conjointe des priorités ou des possibilités de pérennisation
- Possibilité de pré-sélection des candidats à l'aide d'entretiens individuels ou collectifs, de tests (bureautiques ...) et autres méthodes de recrutement
- Suivi régulier de la manière de servir des agents non-titulaires

Des évolutions de missions et d'activités de ce poste seront envisageables selon le niveau d'activité constatée.

Savoirs :
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale, des lois et décrets : connaissance des motifs statutaires de remplacement encadrés par la loi
- Connaissance des statuts particuliers des cadres d'emplois
- Connaissance des concepts fondamentaux de GRH (postes, fonctions, activités, compétences)
- Connaissance des métiers de la fonction publique territoriale
- Connaissance des règles et techniques de recrutement
- Connaissance des règles de rémunérations appliquées à la fonction publique territoriale
- Connaissance de la classification nationale des diplômes et qualifications

Savoir-faire :
- Appliquer les procédures dans le respect des lois et décrets
- Savoir informer et conseiller les candidats et responsables des services sur les possibilités de remplacement
- Savoir gérer les procédures de recrutement
- Savoir établir et rédiger des profils de poste
- Savoir constituer un vivier de candidatures et rechercher des candidats
- Savoir analyser un CV et une lettre de motivation
- Savoir organiser et conduire des entretiens et élaborer des grilles d'entretien
- Savoir évaluer les capacités
- Savoir rédiger des notes, des compte-rendus
- Savoir travailler en équipe
- Savoir faire du reporting
- Informer et conseiller les agents et les encadrants (aisance relationnelle)
- Saisir et actualiser les éléments dans les outils informatiques

Savoir-être :
- Discrétion professionnelle
- Qualités relationnelles
- Organisation et rigueur
- Disponibilité face aux échéances et réactivité
- Autonomie et initiative
- Sens du travail en équipe