Assistant de Direction
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Offre n° O974230200934163
Publiée le 06/02/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint Paul
Poste à pourvoir le
20/03/2023
Date limite de candidature
08/03/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Un poste d'Assistant de direction (H/F) est à pourvoir au Territoire d'Action Sociale Ouest - Direction. Sous l'autorité de la Directrice, l'agent apporte une aide permanente et individuelle à un directeur de service ou de structure, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
* Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique :
- Renseigner et orienter les usagers vers les personnes compétentes
* Gérer les courriers arrivée et départ :
- Gérer les courriers et suivre la circulation des documents concernant la Direction (traitement du courrier, archivage, classement)
* Réceptionner et diffuser les informations
* Suivre l'agenda du directeur :
- Assister la directrice dans l'organisation du travail (gérer plannings, réunions, RDV etc.)
* Suivre des projets et/ou des activités priorisés par la direction :
- Assurer la liaison avec les services centraux et les partenaires extérieurs, et le suivi des dossiers
- Assurer le rôle d'interface avec les services (coordination du secrétariat)
* Gérer ou piloter un projet ou une activité en direct avec le directeur :
- Assurer la gestion le suivi des dossiers logement et expulsion locative
- Assurer la gestion des ressources humaines au niveau de la Direction (intérim des cadres, congés des agents)
* Mettre en forme et présenter des dossiers, documents :
- Mettre en forme les courriers, notes, documents de la direction
- Rédiger des courriers simples, bordereaux d'envoi et des notes
* Vérifier la qualité des documents administratifs liés à l'activité de la direction
* Elaborer et/ou suivre les tableaux de bord :
- Elaborer les tableaux de bord de la direction
* Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes :
- Communiquer avec les partenaires extérieurs (collectivités, organismes)
* Assurer une veille stratégique
* Classer et/ou archiver les dossiers
- Renseigner et orienter les usagers vers les personnes compétentes
* Gérer les courriers arrivée et départ :
- Gérer les courriers et suivre la circulation des documents concernant la Direction (traitement du courrier, archivage, classement)
* Réceptionner et diffuser les informations
* Suivre l'agenda du directeur :
- Assister la directrice dans l'organisation du travail (gérer plannings, réunions, RDV etc.)
* Suivre des projets et/ou des activités priorisés par la direction :
- Assurer la liaison avec les services centraux et les partenaires extérieurs, et le suivi des dossiers
- Assurer le rôle d'interface avec les services (coordination du secrétariat)
* Gérer ou piloter un projet ou une activité en direct avec le directeur :
- Assurer la gestion le suivi des dossiers logement et expulsion locative
- Assurer la gestion des ressources humaines au niveau de la Direction (intérim des cadres, congés des agents)
* Mettre en forme et présenter des dossiers, documents :
- Mettre en forme les courriers, notes, documents de la direction
- Rédiger des courriers simples, bordereaux d'envoi et des notes
* Vérifier la qualité des documents administratifs liés à l'activité de la direction
* Elaborer et/ou suivre les tableaux de bord :
- Elaborer les tableaux de bord de la direction
* Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes :
- Communiquer avec les partenaires extérieurs (collectivités, organismes)
* Assurer une veille stratégique
* Classer et/ou archiver les dossiers
Profils recherchés
* Ouvert aux cadres d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
* Connaissance du fonctionnement des collectivités et de leur environnement
* Maîtrise des techniques de secrétariat (mise en forme de dossiers, frappe, etc.)
* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
* Maîtrise des techniques rédactionnelles
* Capacité à travailler en équipe et en pluridisciplinarité
* Capacité à orienter la demande au sein des services
* Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
* Sens de l'organisation
* Sens des relations humaines
* Discrétion
* Esprit d'initiative
* Connaissance du fonctionnement des collectivités et de leur environnement
* Maîtrise des techniques de secrétariat (mise en forme de dossiers, frappe, etc.)
* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
* Maîtrise des techniques rédactionnelles
* Capacité à travailler en équipe et en pluridisciplinarité
* Capacité à orienter la demande au sein des services
* Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
* Sens de l'organisation
* Sens des relations humaines
* Discrétion
* Esprit d'initiative
Contact
Contact
0262903916
Informations complémentaires
Pour candidater, merci de postuler sur le site internet du Département :
https://departement974.fr/recrutement - Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre n°974230200934163- Curriculum Vitae - Diplôme requis - Arrêté de
dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique.
https://departement974.fr/recrutement - Lettre de candidature adressée à Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion, précisant obligatoirement les références de l'offre n°974230200934163- Curriculum Vitae - Diplôme requis - Arrêté de
dernière position administrative si vous êtes titulaire de la Fonction Publique.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.