Secrétaire administrative en charge
- du standard
- de l'accueil du public aux horaires d'ouverture de la mairie : mardi et jeudi de 14h à 18h00, mercredi et vendredi de 9h à 11h00

Travail en polyvalence avec la secrétaire administrative et de la secrétaire comptable.

RELATIONS INTERNES :
• Échange d’informations avec Mme le Maire et les membres du Conseil municipal
• Échange d’informations avec le personnel communal
RELATIONS EXTERNES :
• Relation permanente avec le public
• Coopération avec les partenaires publics (intercommunalité, Préfecture, trésorerie, Centre de gestion, …)
• Partenariat avec les associations et les prestataires privés

Le supérieur hiérarchique direct est Mme le Maire.

Sous la responsabilité directe du Maire
Service aux administrés :
• Accueil physique et téléphonique du public, gestion du standard : réception des appels, prise de message, orientation du public et des appels vers les différents interlocuteurs, primo renseignements
• Gestion du courrier et des mails : enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission/diffusion aux différents interlocuteurs du courrier et mail, envoi du courrier après visa des élus
• Secrétariat : rédaction de courrier administratif (publipostage), classement, rédactions de documents administratifs, gestion et suivi d’évènements ponctuels (textiles, encombrants/épaves, fête patronale, …)
• Enregistrement et délivrance de documents administratifs : attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, …
• Etat civil : Mise à jour des registres d’état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès,
reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…) ; délivrance des actes d’état civil et des livrets de famille
• Gestion des salles municipales : suivi des réservations ; états des lieux des salles lors des réservations
• Suivi de dossiers divers : suivi des associations (dossiers et subventions)
• Classement – Archivage et dématérialisation des documents administratifs
• Les horaires peuvent être irréguliers avec une amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction
• Possibilité de modification de l’emploi du temps et des tâches confiées, tout en restant dans le même domaine de compétences
• Utilisation du véhicule personnel pour les déplacements dans le périmètre de la communauté d’agglomération

En priorité le candidat devra posséder une expérience en collectivités locales, en particulier :
Connaissance de l'environnement territorial
Etat civil des communes rurales
Rédaction des actes et délibérations relatifs à la gestion d'une commune
Fonctionnement et le suivi du conseil municipal
Accueil et l'orientation du public
et des notions en urbanisme, gestion funéraire et élections

SAVOIRS :
• Techniques de secrétariat
• Techniques de classement et d’archivage
• Procédures du service et vocabulaire professionnel du service
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, …)
• Logiciels spécifiques (Etat civil)
• Techniques de recherche documentaire
• Traitement des dossiers et saisie de documents
• Accueil physique et téléphonique du public
• Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale

SAVOIR FAIRE :
• DISCRÉTION
• CONFIDENTIALITÉ
• RIGUEUR et ORGANISATION notamment dans le respect des délais impartis
• Capacités d’adaptation
• Sens des responsabilités
• Qualités rédactionnelles
• Transmission des informations au bon interlocuteur
• Réactivité, notamment dans le cadre de situations d’urgence
• Polyvalence du fait de l’exercice de missions très variées
• Disponibilité
• Respect des heures de travail

SAVOIR ÊTRE :
• Sens du service public
• Qualités relationnelles (travail en équipe)
• Sens pratique
• Capacité d’écoute, d’observation et de pédagogie pour accueillir et renseigner les publics (élus, usagers, …)
• Sociable et diplomate (contact avec le public)
• Être Consciencieux et fournir un travail de qualité