AGENT D'ETAT CIVIL
Offre n° O013240319000685
Publiée le 19/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
SEPTEMES LES VALLONS
Poste à pourvoir le
03/06/2024
Date limite de candidature
18/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + IFSE + prime de fin d'année + titres restaurant + COS + participation mutuelle et prévoyance
Descriptif de l'emploi
Sous la direction de la Responsable du service Etat Civil, l’agent d’état civil/formalités instruit et constitue les actes d’état-civil, enregistre et délivre des documents administratifs. Assure l’accueil physique et téléphonique des différents publics au sein de sa structure, participe à l’organisation des opérations funéraires, de recensement de la population et du recensement militaire. Il assure la gestion des demandes de cartes nationales d’identité et de passeports et participe également à l’organisation des élections
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES :
*Etat-Civil
- Organiser les travaux liés à l’Etat-civil
- Renseigner le public sur les informations relatives à l’Etat-civil
- Réceptionner les déclarations et établissement des actes d’état civil
- Etablir les dossiers de mariage, baptême et assister l’élu dans la célébration
- Tenir administrativement les registres d’état civil
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille…)
*Gestion des cimetières
- Organiser les travaux liés à la gestion des cimetières
- Gérer les inhumations et les titres de concession
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations (services des Pompes Funèbres...)
- Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires ;
- Maintenir à jour le fichier cimetière
*Gestion du recensement militaire
*Gestion du recensement de la population
- Enregistrer sur le logiciel de l’INSEE les logements recensés.
*Gestion des élections
- Recevoir les inscriptions, les radiations, les changements d’adresse sur la liste électorale
- Gérer et assurer la révision de la liste électorale
- Participer aux différentes opérations liées à l’organisation des scrutins électoraux
- Tenir les registres des listes électorales, effectuer les mises à jour nécessaires
*Assurer la gestion des demandes de CNI / Passeports
- Assurer les RDV de dépôts et de remises des titres,
- Traiter les dossiers au dépôt,
- S'informer et informer les usagers sur la réglementation en matière de CNI / passeports
- Assurer le suivi des retours de dossier par le CERT : suivi des dossiers, appels téléphoniques usagers,
*Gestion du courrier arrivé par voie postale ou électronique
- Courrier postal : trier et enregistrer le courrier postal, scanner, archiver et assurer sa diffusion
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
ACTIVITES SPECIFIQUES
- Préparer l'organisation des mariages
- Participer à l'organisation des scrutins électoraux (préparation des dossiers, inscriptions sur les listes électorales, participation à la gestion administrative des bureaux de vote, participation aux opérations de dépouillement...)
*Etat-Civil
- Organiser les travaux liés à l’Etat-civil
- Renseigner le public sur les informations relatives à l’Etat-civil
- Réceptionner les déclarations et établissement des actes d’état civil
- Etablir les dossiers de mariage, baptême et assister l’élu dans la célébration
- Tenir administrativement les registres d’état civil
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille…)
*Gestion des cimetières
- Organiser les travaux liés à la gestion des cimetières
- Gérer les inhumations et les titres de concession
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations (services des Pompes Funèbres...)
- Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires ;
- Maintenir à jour le fichier cimetière
*Gestion du recensement militaire
*Gestion du recensement de la population
- Enregistrer sur le logiciel de l’INSEE les logements recensés.
*Gestion des élections
- Recevoir les inscriptions, les radiations, les changements d’adresse sur la liste électorale
- Gérer et assurer la révision de la liste électorale
- Participer aux différentes opérations liées à l’organisation des scrutins électoraux
- Tenir les registres des listes électorales, effectuer les mises à jour nécessaires
*Assurer la gestion des demandes de CNI / Passeports
- Assurer les RDV de dépôts et de remises des titres,
- Traiter les dossiers au dépôt,
- S'informer et informer les usagers sur la réglementation en matière de CNI / passeports
- Assurer le suivi des retours de dossier par le CERT : suivi des dossiers, appels téléphoniques usagers,
*Gestion du courrier arrivé par voie postale ou électronique
- Courrier postal : trier et enregistrer le courrier postal, scanner, archiver et assurer sa diffusion
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
ACTIVITES SPECIFIQUES
- Préparer l'organisation des mariages
- Participer à l'organisation des scrutins électoraux (préparation des dossiers, inscriptions sur les listes électorales, participation à la gestion administrative des bureaux de vote, participation aux opérations de dépouillement...)
Profils recherchés
Savoirs :
- Cadre réglementaire en matière d’état-civil
- Conventions internationales sur la délivrance des actes
- Droit des personnes à travers les registres d'état civil
- Droit des étrangers résidant sur le territoire - Notions des coutumes des pays
- Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, Excel, Powerpoint, utilisation de logiciels métiers)
- Législation sur l'autorité et transmission du nom, du prénom
- Législation en matière électorale
- Législation en matière funéraire
- Procédures de l'adoption, de la recherche des origines
- Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc...)
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Progiciel de gestion de l'état civil
Savoir-faire :
- Accueillir et renseigner le public sur les services de l'état civil
- Auditionner les couples pour le consentement mutuel
- Contrôler les actes juridiques, attestations et justificatifs fournis
- Délivrer sur demandes des extraits de registre
- Etablir les actes de publication pour les mariages
- Etablir les différents actes d'état civil
- Expliquer les actes et leurs conséquences
- Expliquer les procédures et les modalités pour les différents actes d'état civil
- Inscrire le mariage dans le registre
- Préparer les actes et livret de famille
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Rédiger des courriers, arrêtés, actes administratifs divers
Savoir-être :
- A l’écoute, d’empathique
- Organisé
- Priorisé son travail selon les objectifs
- Rigoureux, précis
- Appliqué
- Polyvalent
- Impassible
- Cadre réglementaire en matière d’état-civil
- Conventions internationales sur la délivrance des actes
- Droit des personnes à travers les registres d'état civil
- Droit des étrangers résidant sur le territoire - Notions des coutumes des pays
- Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, Excel, Powerpoint, utilisation de logiciels métiers)
- Législation sur l'autorité et transmission du nom, du prénom
- Législation en matière électorale
- Législation en matière funéraire
- Procédures de l'adoption, de la recherche des origines
- Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc...)
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Progiciel de gestion de l'état civil
Savoir-faire :
- Accueillir et renseigner le public sur les services de l'état civil
- Auditionner les couples pour le consentement mutuel
- Contrôler les actes juridiques, attestations et justificatifs fournis
- Délivrer sur demandes des extraits de registre
- Etablir les actes de publication pour les mariages
- Etablir les différents actes d'état civil
- Expliquer les actes et leurs conséquences
- Expliquer les procédures et les modalités pour les différents actes d'état civil
- Inscrire le mariage dans le registre
- Préparer les actes et livret de famille
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Rédiger des courriers, arrêtés, actes administratifs divers
Savoir-être :
- A l’écoute, d’empathique
- Organisé
- Priorisé son travail selon les objectifs
- Rigoureux, précis
- Appliqué
- Polyvalent
- Impassible
Contact
Contact
0491963109
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir transmettre un curriculum vitae ainsi qu'une lettre de candidature par courriel à l'attention de Madame la Directrice des Ressources Humaines à l'adresse suivante :
personnel@ville-septemes.fr
personnel@ville-septemes.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.