COORDINATRICE ADMINISTRATIVE
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O013240326001473
Publiée le 26/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
LA CIOTAT
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
26/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Participation à l’organisation du secrétariat de la DGA
- Accueil téléphonique
- Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi…
- Constituer les dossiers supports aux réunions
- Gestion de l’agenda et des mails du directeur
- Prise de rendez-vous
- Contrôler les échéances institutionnelles
Rédaction des documents et courriers de la direction
- Rédaction de rapports
- Rédaction de courrier divers
- Rédaction de comptes rendus de réunion
Archivage et documentation
- Archivage des dossiers papiers et numériques
- Constitution d’un plan de classement
- Veille documentaire
- Accueil téléphonique
- Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi…
- Constituer les dossiers supports aux réunions
- Gestion de l’agenda et des mails du directeur
- Prise de rendez-vous
- Contrôler les échéances institutionnelles
Rédaction des documents et courriers de la direction
- Rédaction de rapports
- Rédaction de courrier divers
- Rédaction de comptes rendus de réunion
Archivage et documentation
- Archivage des dossiers papiers et numériques
- Constitution d’un plan de classement
- Veille documentaire
Missions / conditions d'exercice
PRECISIONS LIES AU POSTE
Préparation des Conseils de quartier mensuels :
- Préparer les dossiers en amont
- Concerter les acteurs Ville et Métropole
- Tracer les actions réalisées et à programmer par quartier
- Tenir un tableau de bord de la DST de suivi des demandes et des réponses faites sur les Conseils de quartier
Suivi des réponses faites aux requêtes des administrés
- En lien avec L’assistante de direction, tenir un suivi des réponses faites,
- Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions
Suivi administratif des projets de la direction
- Organiser, collecter, mettre à jour des bases de données relatives aux outils de pilotage définis par la direction, faire des extractions etc...
- Apporter une assistance administrative à l’ensemble des directions de la DGA
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année, cantine professionnelle, COS
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Préparation des Conseils de quartier mensuels :
- Préparer les dossiers en amont
- Concerter les acteurs Ville et Métropole
- Tracer les actions réalisées et à programmer par quartier
- Tenir un tableau de bord de la DST de suivi des demandes et des réponses faites sur les Conseils de quartier
Suivi des réponses faites aux requêtes des administrés
- En lien avec L’assistante de direction, tenir un suivi des réponses faites,
- Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions
Suivi administratif des projets de la direction
- Organiser, collecter, mettre à jour des bases de données relatives aux outils de pilotage définis par la direction, faire des extractions etc...
- Apporter une assistance administrative à l’ensemble des directions de la DGA
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année, cantine professionnelle, COS
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Profils recherchés
Connaissances / savoir-faire
- Connaissance de l’environnement territorial
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power point)
- Culture juridique et financière, Capacit2 relationnelle et outils de communication
- Savoir filtrer, traiter et orienter des informations
- Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)
- Savoir rendre compte- Reporting
- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer
Savoir-être
- Autonome et polyvalent
- Etre rigoureux et organisé
- Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions
- Réactivité, adaptabilité, convivialité.
- Disponibilité, discrétion.
BEP/CAP en assistanat de direction ou de gestion. BAC PRO ou équivalent pro
- Connaissance de l’environnement territorial
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power point)
- Culture juridique et financière, Capacit2 relationnelle et outils de communication
- Savoir filtrer, traiter et orienter des informations
- Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)
- Savoir rendre compte- Reporting
- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer
Savoir-être
- Autonome et polyvalent
- Etre rigoureux et organisé
- Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions
- Réactivité, adaptabilité, convivialité.
- Disponibilité, discrétion.
BEP/CAP en assistanat de direction ou de gestion. BAC PRO ou équivalent pro
Contact
Contact
0442088805
Informations complémentaires
Liste des pièces requises pour adresser une candidature.
Pour les agents-es titulaires de la fonction publique :
CV, LM, les copies de diplômes, les derniers arrêtés (nomination, avancement), les deux derniers entretiens professionnels.
Pour les agents-es contractuels-les :
CV, LM, les copies de diplômes, le dernier contrat de travail, les deux derniers entretiens professionnels
NB : ces pièces sont obligatoires pour que la candidature soit étudiée par l’autorité territoriale
Pour les agents-es titulaires de la fonction publique :
CV, LM, les copies de diplômes, les derniers arrêtés (nomination, avancement), les deux derniers entretiens professionnels.
Pour les agents-es contractuels-les :
CV, LM, les copies de diplômes, le dernier contrat de travail, les deux derniers entretiens professionnels
NB : ces pièces sont obligatoires pour que la candidature soit étudiée par l’autorité territoriale
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.