Au sein de la collectivité du Bois-Plage-en-Ré et plus particulièrement rattaché(e) aux ateliers municipaux (service infrastructures) vous réalisez des missions technico/administratives afin d’assister le responsable des ateliers.

Ateliers Municipaux - 1 Impasse de la Brise de Mer 17580 LE BOIS PLAGE EN RE

Généralités
- Assurer un rôle de conseil et d’assistance du Responsable des Ateliers Municipaux
- Organiser les activités des services techniques en lien direct avec le Responsable des Ateliers Municipaux
- Gérer et traiter les informations orales et écrites à l'arrivée et au départ : enregistrement du courrier, diffusion des documents, suivi des parapheurs et du courrier électronique
- Coordonner les actions nécessaires à la conduite des dossiers de service courant
- Traiter et saisir un suivi budgétaire des Ateliers Municipaux

Dossiers spécifiques :
- Logiciel ATAL (logiciel dédié à la gestion et la répartition des missions des agents techniques)
o Assister et suivre la gestion des tâches
o Gérer les plannings des astreintes et les interventions sur sites
o Saisir les demandes et les bons de travaux, en assurer le suivi
o Extraire les statistiques
o Mettre à jour les bases de données

- COMPTABILITÉ - FINANCES - ACHATS
o Contrôler les dépenses
o Tenir à jour « l’actif » et les stocks des services techniques (inventaire et renouvellement des consommables et des matériels)
o Établir les demandes de devis sous le contrôle du Responsable des Ateliers et suivre leurs circuits jusqu’à transmission aux entreprises
o Assurer l’interface téléphonique et courriel auprès des fournisseurs

- RH
o Traiter et saisir les demandes administratives des agents : horaires, heures supplémentaires, demandes de congés, astreintes
o Recenser les besoins en formation en lien avec le service RH (permis CACES, formations risque électrique …)
o Gérer les plannings et les astreintes des agents techniques

- COMMUNICATION
o Établir des écrits : courriers, comptes-rendus et des synthèses
o Assister aux réunions d’organisation des manifestations communales pour lesquelles les services techniques seront mobilisés
o Diffuser et afficher les notes internes
o Mettre en place des modes de classement et d’archivage numérique et papier accessibles



- GESTION DES VÉHICULES, ENGINS ET MATÉRIELS
o Traiter et saisir les consommations de carburant via le logiciel ATAL
o Suivre l’état du parc des véhicules via ATAL
o Prendre les rendez-vous pour l’entretien et/ou les réparations
o Gérer les contrôles techniques et anti-pollution
o Gérer les maintenances, l’entretien, les révisions du matériel via ATAL
o Gérer les stocks des tables, bancs, chalets, estrade, scène, etc. pour les manifestations
o Gérer les aspects logistiques : demande de travaux, fournitures et petits matériels du service

- SERVICE SÛRETÉ ET SÉCURITÉ
o Aider à la gestion administrative des dossiers en lien avec les Ateliers Municipaux

- INFRASTRUCTURES / ADMINISTRATIF
o Traiter les réponses des demandes et autorisations de travaux effectuées par les concessionnaires (ORANGE, EDF, ENEDIS, SAUR, Syndicat, SDEER, etc.)
o Tenir à jour les dossiers techniques des travaux annuels (élagage des arbres, peintures routières, hydrocurage, etc.)
o Traiter et compléter les feuilles de routes des manifestations communales (pour la partie technique)

MODALITÉS PARTICULIÈRES D’EXERCICE DU POSTE :
- Temps de travail : 35 heures / 5 jours

LIAISONS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELLES :
- Supérieur hiérarchique direct : Responsable des Ateliers Municipaux
- Interne : Adjoint DST, DST, DGS, Maire, Élus, services municipaux
- Externe : fournisseurs, associations, administrés.

MOYENS MATÉRIELS DU POSTE :
- Poste administratif
- Véhicule(s) de service mutualisé pour réaliser les missions de service courant

SAVOIRS :

Savoirs faire :
- Savoir analyser une situation, enregistrer, transmettre et rendre compte
- Force de proposition, capacités d’analyse et de synthèse
- Rigueur, organisation et polyvalence
- Autonomie dans l’activité quotidienne et l’organisation du travail
- Faire preuve de réactivité, de sérieux
- Maîtrise rédactionnelle
- Maîtrise de l’outil informatique et bureautique

Savoir Etre :
- S’adapter et se positionner
- Capacité relationnelle et de communication
- Disponibilité
- Discrétion et secret professionnel
- Esprit d’équipe
- Loyauté
- Sens du service public