Sous l'autorité du Maire et de la Directrice Générale des Services, est chargé(e) de tâches administratives et comptables qui supposent la connaissance de règles administratives

Activités administratives :
- Rédaction de courriers et/ou de mails (convocations, réponses diverses), de documents administratifs divers (arrêtés municipaux, délibérations, décisions du Maire, autorisations variées), classement de dossiers et de documents...
- Aide à la préparation de réunions et la constitution de dossiers : retranscription des procès-verbaux, suivi des délibérations (transmission contrôle de légalité, affichage, publication, etc…)
- Assurer le suivi avec les associations locales : demandes de subventions, organisations de festivités, mise à jour du fichier…
- Garantir la tenue des registres (délibérations et décisions, arrêtés)
- Participation aux réunions de commissions ou groupes de travail, à la demande de la hiérarchie

Activités comptables :
- Assurer le suivi des loyers et des régies municipales (préparation des titres et recouvrement)
- Gérer le versement des subventions aux associations et le recouvrement des aides indirectes
- En cas d’absence de la responsable finances : procéder au recouvrement des recettes dites d'office (P.503), assurer le mandatement des paies et le suivi des cotisations
- Sous la responsabilité de la responsable finances : préparer des tableaux de bord (ex. participation frais de scolarité, piscine, …), facturation des gymnases et des badges, facturations diverses (ex. encarts publicitaires bulletin municipal)

Assistance RH :
- Élaboration des plannings du personnel d’entretien des locaux et de la pause méridienne
- Suivi des fiches horaires

Communication - Information - Internet :
- Élaboration des supports d'information des actions municipales : bulletin municipal, infos Municipales, affiches, tracts, diaporamas des festivités, articles de presse,…
- Gestion de la communication et de l'information : affichage, mise à jour du Site internet et des réseaux sociaux de la commune
- Partenariat avec les associations, l’OTC et le BIT de Cozes

Occupation des locaux :
- Assurer le suivi administratif, informatique et comptable des occupations des locaux municipaux,
- Gérer administrativement les prêts de matériel et la location des salles

Activités secondaires :
- accueil du public en cas d'absence des agents d'accueil ou forte fréquentation
- gestion des élections : participation aux différents scrutins

Compétences techniques souhaitées :
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
- Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
- Maîtriser les techniques de communication
- Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
- Méthodes et outils d'analyse et du contrôle des coûts
- Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état civil
- Savoir élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
- Savoir conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
- Développer des dispositifs de concertation avec les usagers
- Techniques d’élaboration de tableaux de bord
- Techniques d’analyse et de diagnostic
- Techniques des différents outils bureautiques et logiciels professionnels (Word, Excel, Logiciels métiers…).

Savoir-être :
- Appétence pour la gestion des dossiers administratifs divers
- Capacité à prendre en main des situations nouvelles, plus ou moins complexes et d’y apporter des solutions concrètes
- Capacité d’écoute, empathie
- Organisation, méthode et rigueur
- Patience, discrétion, sérieux, efficacité