Au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public et traite les demandes des administrés et pourra être ponctuellement amené(e) à remplacer la secrétaire de mairie en poste.
Travail en équipe avec la secrétaire de mairie.
Placé sous la responsabilité du maire

- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique) ;
- gérer les formalités administratives courantes ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- gérer les autorisations d'occupation des sols ;
- tenir les listes électorales ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- traiter les demandes d'inscriptions à l'école ;
- gérer le recensement citoyen ;
- gérer les locations de salles ;
- gérer les demandes des associations ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer le cimetière ;
- remplacement ponctuel de la secrétaire de mairie (ressources humaines, comptabilité / budget, conseils municipaux, etc.).

- SAVOIRS :
- avoir des connaissances dans les domaines de l'état civil, de l'urbanisme, des élections, de la comptabilité publique, des ressources humaines et du statut de la fonction publique
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)

- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.

- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).