secrétaire en PMI
Offre n° O021240426001013
Publiée le 26/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Dijon
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
07/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assure le traitement informatique et le secrétariat des déclarations de grossesse, des
avis de naissance et des certificats de santé des enfants de 0 à 6 ans
Assure la logistique et le secrétariat
Assure le traitement informatique des liaisons hospitalières
Assure le traitement de l'archivage du service
Permanence téléphonique pour le secrétariat central
Mise à la charte graphique des comptes rendus de visites d'inspection
avis de naissance et des certificats de santé des enfants de 0 à 6 ans
Assure la logistique et le secrétariat
Assure le traitement informatique des liaisons hospitalières
Assure le traitement de l'archivage du service
Permanence téléphonique pour le secrétariat central
Mise à la charte graphique des comptes rendus de visites d'inspection
Missions / conditions d'exercice
Assure le traitement informatique et le secrétariat des déclarations de grossesse,
des avis de naissance et des certificats de santé des enfants de 0 à 6 ans et des
courriers médicaux
o Saisie de données informatiques :
- déclarations de grossesse
- avis de naissance
- certificats de santé des 8ème jour, 9ème et 24ème mois
◦ Numérisation des courriers médicaux dans le logiciel du service
o Envoie de documents :
- au public : les carnets de santé - maternité et les mises à disposition et les
carnets de santé - enfant à la demande
- aux Départements extérieurs : documents médicaux et administratifs (avis de
naissance, certificats de santé,…)
o Classe les documents dans les dossiers
Assure la logistique et le secrétariat
o Participe en lien avec le service informatique aux tests de nouvelles versions
informatiques du logiciel métier
o Commande les fournitures et documents divers (carnets de maternité, carnets
de santé)
o Corrige les doublons de dossiers médicaux
o Assure les envois pour les certificats médicaux ou Ministère
Assure le traitement informatique des liaisons hospitalières
o Intégration dans le logiciel métier du Département
o Envoi vers les Départements extérieurs
o Afin d’assurer la continuité du service, un tour de rôle est en place pour les
activités suivantes : traitement des certificats de santé, avis de grossesse, avis de naissance, certificat de 8ème jour, et hospitalisation, l’envoi de documents aux
départements extérieurs.
Assure le traitement de l'archivage du service
o En lien avec les agents du service PMI, organise le classement et la gestion des archives
o En lien avec le service des Archives Départementales rédige les bons de destructions et de versement dès que nécessaires
o En lien avec le service logistique : organise l'enlèvement des archives à détruire ou à verser
Permanence pour le secrétariat central
o Assure les permanences téléphoniques
o Renseigne et oriente le public
o Prend en charge le tri du courrier « arrivée » en cas d'absence de la personne référente du courrier
Mise à la charte graphique des comptes rendus de visites d'inspection
o Connaît la charte graphique du Département
o Maîtrise les logiciels bureautiques
5) CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE:
Secret professionnel
Permanences téléphoniques de l’ensemble du service de PMI assurées à tour de rôle
des avis de naissance et des certificats de santé des enfants de 0 à 6 ans et des
courriers médicaux
o Saisie de données informatiques :
- déclarations de grossesse
- avis de naissance
- certificats de santé des 8ème jour, 9ème et 24ème mois
◦ Numérisation des courriers médicaux dans le logiciel du service
o Envoie de documents :
- au public : les carnets de santé - maternité et les mises à disposition et les
carnets de santé - enfant à la demande
- aux Départements extérieurs : documents médicaux et administratifs (avis de
naissance, certificats de santé,…)
o Classe les documents dans les dossiers
Assure la logistique et le secrétariat
o Participe en lien avec le service informatique aux tests de nouvelles versions
informatiques du logiciel métier
o Commande les fournitures et documents divers (carnets de maternité, carnets
de santé)
o Corrige les doublons de dossiers médicaux
o Assure les envois pour les certificats médicaux ou Ministère
Assure le traitement informatique des liaisons hospitalières
o Intégration dans le logiciel métier du Département
o Envoi vers les Départements extérieurs
o Afin d’assurer la continuité du service, un tour de rôle est en place pour les
activités suivantes : traitement des certificats de santé, avis de grossesse, avis de naissance, certificat de 8ème jour, et hospitalisation, l’envoi de documents aux
départements extérieurs.
Assure le traitement de l'archivage du service
o En lien avec les agents du service PMI, organise le classement et la gestion des archives
o En lien avec le service des Archives Départementales rédige les bons de destructions et de versement dès que nécessaires
o En lien avec le service logistique : organise l'enlèvement des archives à détruire ou à verser
Permanence pour le secrétariat central
o Assure les permanences téléphoniques
o Renseigne et oriente le public
o Prend en charge le tri du courrier « arrivée » en cas d'absence de la personne référente du courrier
Mise à la charte graphique des comptes rendus de visites d'inspection
o Connaît la charte graphique du Département
o Maîtrise les logiciels bureautiques
5) CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE:
Secret professionnel
Permanences téléphoniques de l’ensemble du service de PMI assurées à tour de rôle
Profils recherchés
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs.
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quelque soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
COMPETENCES SPECIFIQUES
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Connaître l'environnement PMI (missions, partenaires, dispositifs…)
Réaliser des traitements statistiques simples
Connaître le dispositif d’agrément des assistants familiaux
Créer et entretenir un réseau de contact et de partenariat
Partager régulièrement l'information avec les principaux partenaires concernés
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quelque soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
COMPETENCES SPECIFIQUES
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Connaître l'environnement PMI (missions, partenaires, dispositifs…)
Réaliser des traitements statistiques simples
Connaître le dispositif d’agrément des assistants familiaux
Créer et entretenir un réseau de contact et de partenariat
Partager régulièrement l'information avec les principaux partenaires concernés
Contact
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.