Au sein du service et sous l’autorité de la Secrétaire Générale, l’adjoint administratif remplit des missions d’urbanisme et administratives courantes (gestion des inscriptions à la restauration scolaire, des concessions, travaux du cimetière; accueil et le suivi des demandes des administrés).

Mission principale : Urbanisme

* Traiter les demandes de certificats d'urbanisme (CU) et demandes administratives (notaires, déclarations d'intention d'aliéner…) ;
* Gérer la réception et le suivi administratif des demandes d'autorisation (permis de construire, déclarations de travaux...) ;
* Réception et saisie informatique des dossiers ;
* Transmission aux services instructeurs et organismes extérieurs ;
* Suivi des compléments de dossiers, des décisions, affichage administratif ;
* Gestion des registres et mise à disposition des dossiers pour le public ;
* Assurer la veille réglementaire et juridique ;
* Informer les élus en amont de la CCID.

Missions générales :

1. Administration restauration scolaire :

* Suivi des inscriptions (forfait / occasionnel) et des absences des élèves ;
* Communication avec la cuisine centrale et les familles ;
* Facturation de la restauration.

2. Cimetière :

* Faire appliquer la législation funéraire et le règlement intérieur du cimetière ;
* Assurer la gestion administrative et le suivi des concessions : vente, renouvellement, conversion, reprise, concessions échues ;
* Effectuer la gestion du cimetière : mise à jour du registre, autorisations diverses (travaux, inhumation, exhumation…) ;
* Alerter l’agent technique des ouvertures / fermetures du cimetière pour opérations funéraires et autres interventions.

3. Missions journalières :

* Assurer l’accueil téléphonique et physique du public (permanence le mercredi ou samedi) ;
* Assurer le secrétariat administratif du service ;
* Gestion des courriers (arrivée/départ) ;
* Location de salles (prise des réservations, envoi par mail des contrats, vérification des données) ;
* Transmission des dossiers divers :
* Classement, archivage.

Compétences techniques :
* Maitriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante ;
* Maitriser l’orthographe et la communication écrite et orale ;
* Être apte à savoir gérer les fonctionnalités des logiciels métiers (Berger Levrault – ErGc et BL Enfance / Cart@DS / IngoGéo / Vigifoncier / Milord) ;
* Savoir évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations ;
* Chercher, recueillir, traiter, transmettre l'information ;
* Savoir gérer son temps et les priorités.

Qualités relationnelles / savoir être :
* Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve ;
* Être organisé, rigoureux, méthodique, autonome, dynamique et réactivité ;
* Aptitude pour le travail en équipe et facilité d'échanges avec les services extérieurs ;
* Sens du contact avec le public, écoute, dialogue.