Une ou un assistant de Directrice et Directeur Général Adjoint
Offre n° O029231101263362
Publiée le 22/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
BREST CEDEX 2
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
22/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Brest métropole
Recrute pour sa Direction Proximité
Une ou un assistant de Directrice et Directeur Général Adjoint
(Cadre d'emplois : Adjoint administratif)
Selon conditions statutaires :
Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d'aptitude
ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap ou par voie contractuelle
Mission(s) principale(s)
* Assurer le secrétariat des directeur.ice.s général.e.s adjoint.e.s des pôles Solidarités-Citoyenneté-Proximité, et Développement Culturel Educatif et Sportif
Missions / conditions d'exercice
Activités
Faciliter la gestion des temps, des urgences et des priorités à l'échelle des deux pôles, dans une logique d'efficacité de l'action et de bonne coordination avec les élus, les directions, les partenaires :
* Gérer et coordonner avec agilité les agendas, définir avec les DGA les priorités dans la gestion du temps, organiser et adapter les temps de réunions et les temps de travail,
* Assurer l'organisation des réunions pilotées par les DGA et les instances :
* En amont, préparation des ordres des jours, suivi des présences, collecte des éléments nécessaires à la préparation de réunions, suivi des dossiers présentés dans l'ensemble des instances de décision des collectivités (conseils municipal et de métropole, bureau de métropole, CPC et bureau municipal, ...), veille sur les délais et la forme à des documents des 2 pôles transmis par les services rédacteurs.
* En aval, rédaction de PV de décision, de compte-rendu, suivi des conclusions à des fins de rappel et d'alerte sur la mise en œuvre des processus.
* Suivre les dossiers présentés dans les instances de Direction Générale (DG, Conseils de direction, Séminaire, ...)
Assister les DGA dans le pilotage des deux pôles :
* Assurer le suivi du courrier, des documents internes, comptes rendus de réunion, tableaux de suivi et indicateurs. Les rédiger, les mettre en forme, en assurer le suivi et les diffuser.
* Accompagner les DGA en matière de veille sur les sujets des deux pôles : veille d'actualité, prise en charge de dossiers ponctuels
* Mettre en œuvre les dispositifs d'assistance en complémentarité avec les secrétariats des directions des 2 pôles, les assistantes rattachées à la DG et le secrétariat des élus
* Suivi et animation des espaces collaboratifs des pôles
* Organisation d'évènements, séminaires, etc.
Faciliter la gestion des temps, des urgences et des priorités à l'échelle des deux pôles, dans une logique d'efficacité de l'action et de bonne coordination avec les élus, les directions, les partenaires :
* Gérer et coordonner avec agilité les agendas, définir avec les DGA les priorités dans la gestion du temps, organiser et adapter les temps de réunions et les temps de travail,
* Assurer l'organisation des réunions pilotées par les DGA et les instances :
* En amont, préparation des ordres des jours, suivi des présences, collecte des éléments nécessaires à la préparation de réunions, suivi des dossiers présentés dans l'ensemble des instances de décision des collectivités (conseils municipal et de métropole, bureau de métropole, CPC et bureau municipal, ...), veille sur les délais et la forme à des documents des 2 pôles transmis par les services rédacteurs.
* En aval, rédaction de PV de décision, de compte-rendu, suivi des conclusions à des fins de rappel et d'alerte sur la mise en œuvre des processus.
* Suivre les dossiers présentés dans les instances de Direction Générale (DG, Conseils de direction, Séminaire, ...)
Assister les DGA dans le pilotage des deux pôles :
* Assurer le suivi du courrier, des documents internes, comptes rendus de réunion, tableaux de suivi et indicateurs. Les rédiger, les mettre en forme, en assurer le suivi et les diffuser.
* Accompagner les DGA en matière de veille sur les sujets des deux pôles : veille d'actualité, prise en charge de dossiers ponctuels
* Mettre en œuvre les dispositifs d'assistance en complémentarité avec les secrétariats des directions des 2 pôles, les assistantes rattachées à la DG et le secrétariat des élus
* Suivi et animation des espaces collaboratifs des pôles
* Organisation d'évènements, séminaires, etc.
Profils recherchés
Compétences requises
Connaissances générales (savoir)
* Bonnes connaissances de l'organisation réglementaire des collectivités territoriales
* Connaissances pratiques des directions et de leurs missions au sein des pôles
* Connaissance des missions et des outils d'assistance de direction
Compétences pratiques (savoir-faire)
* Savoir rédiger un PV de décision, un compte-rendu, un courrier, savoir l'adapter aux objectifs et aux interlocuteurs, savoir les mettre en forme
* Savoir gérer des agendas, en prenant en comptes des organisations complexes, savoir adapter l'agenda aux urgences et aux contraintes.
* Maitriser les outils d'assistance de direction et notamment des outils bureautiques
* Savoir organiser un secrétariat de direction, créer des outils de suivi et d'archivage
* Compétences rédactionnelles et orthographique
Qualités professionnelles (savoir être)
* Savoir travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations
* Savoir être attentif à l'autre, écouter et dialoguer
* Savoir interagir et communiquer et être dotée d'une aisance relationnelle
* Savoir analyser une demande, gérer les priorités
* Savoir intervenir en autonomie, prendre des initiatives et être réactif pour s'adapter au contexte
* Capacité d'anticipation
* Proactivité
Relations hiérarchiques et fonctionnelles
* Rattachement hiérarchique : DGA pôle Solidarités-Citoyenneté- Proximité
DGA pôle Développement Culturel Educatif et Sportif
* Relations internes et externes : ensemble des directions de Brest métropole et Ville , partenaires extérieurs, élus
Conditions et modalités d'exercice
* Lieu de travail : Hôtel de ville
* Temps et horaires de travail, ATT : Cycle aménagé en fonction du règlement de service
Contraintes particulières
* Disponibilité en fin de journée (de manière ponctuelle)
Profil souhaité
* Expérience sur poste similaire souhaitée
Connaissances générales (savoir)
* Bonnes connaissances de l'organisation réglementaire des collectivités territoriales
* Connaissances pratiques des directions et de leurs missions au sein des pôles
* Connaissance des missions et des outils d'assistance de direction
Compétences pratiques (savoir-faire)
* Savoir rédiger un PV de décision, un compte-rendu, un courrier, savoir l'adapter aux objectifs et aux interlocuteurs, savoir les mettre en forme
* Savoir gérer des agendas, en prenant en comptes des organisations complexes, savoir adapter l'agenda aux urgences et aux contraintes.
* Maitriser les outils d'assistance de direction et notamment des outils bureautiques
* Savoir organiser un secrétariat de direction, créer des outils de suivi et d'archivage
* Compétences rédactionnelles et orthographique
Qualités professionnelles (savoir être)
* Savoir travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations
* Savoir être attentif à l'autre, écouter et dialoguer
* Savoir interagir et communiquer et être dotée d'une aisance relationnelle
* Savoir analyser une demande, gérer les priorités
* Savoir intervenir en autonomie, prendre des initiatives et être réactif pour s'adapter au contexte
* Capacité d'anticipation
* Proactivité
Relations hiérarchiques et fonctionnelles
* Rattachement hiérarchique : DGA pôle Solidarités-Citoyenneté- Proximité
DGA pôle Développement Culturel Educatif et Sportif
* Relations internes et externes : ensemble des directions de Brest métropole et Ville , partenaires extérieurs, élus
Conditions et modalités d'exercice
* Lieu de travail : Hôtel de ville
* Temps et horaires de travail, ATT : Cycle aménagé en fonction du règlement de service
Contraintes particulières
* Disponibilité en fin de journée (de manière ponctuelle)
Profil souhaité
* Expérience sur poste similaire souhaitée
Contact
Contact
0298335700
Lien de candidature
Informations complémentaires
Contact
Pour tous renseignements complémentaires en lien avec les missions veuillez prendre contact auprès de :
Isabelle VETEAU, Directrice Générale Adjointe en charge du pôle Solidarités, Citoyenneté proximité
Tél : 02 98 00 82 07
Bertrand RIOUALEN, Directeur Général Adjoint en charge du pôle Développement Culturel, Educatif et Sportif - Tél : 02 98 00 82 14
Pour tous renseignements complémentaires en lien avec les conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de :
Chloé NOAN - Chargée de recrutement à la DRH - Tél : 02.98.33.57.77
Date limite de dépôt des candidatures
29/12/2023
Merci d'adresser votre candidature en cliquant sur le lien suivant :
Lien e-service pour candidater :
https://eservice.brest-metropole.fr/demarches/candidature-offre/etape1?reference=2311_0015_01
Pour tous renseignements complémentaires en lien avec les missions veuillez prendre contact auprès de :
Isabelle VETEAU, Directrice Générale Adjointe en charge du pôle Solidarités, Citoyenneté proximité
Tél : 02 98 00 82 07
Bertrand RIOUALEN, Directeur Général Adjoint en charge du pôle Développement Culturel, Educatif et Sportif - Tél : 02 98 00 82 14
Pour tous renseignements complémentaires en lien avec les conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de :
Chloé NOAN - Chargée de recrutement à la DRH - Tél : 02.98.33.57.77
Date limite de dépôt des candidatures
29/12/2023
Merci d'adresser votre candidature en cliquant sur le lien suivant :
Lien e-service pour candidater :
https://eservice.brest-metropole.fr/demarches/candidature-offre/etape1?reference=2311_0015_01
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.