Assistant.e administratif.ve à la Direction des Routes
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O031240314001106
Publiée le 14/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PORTET SUR GARONNE
Poste à pourvoir le
03/06/2024
Date limite de candidature
13/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Grandes lignes d'activité du service :
La Direction des Routes a en charge l’exploitation, l’entretien et l’investissement sur le réseau routier départemental.
La DR est organisée en trois Directions Adjointes :
- La Direction Adjointe des Actions Territoriales Sud
- La Direction Adjointe des Actions Territoriales Nord
- La Direction Adjointe Techniques et Prospectives
La Direction des Routes a en charge l’exploitation, l’entretien et l’investissement sur le réseau routier départemental.
La DR est organisée en trois Directions Adjointes :
- La Direction Adjointe des Actions Territoriales Sud
- La Direction Adjointe des Actions Territoriales Nord
- La Direction Adjointe Techniques et Prospectives
Missions / conditions d'exercice
Enjeux et objectifs du poste :
Assister le chef ou la cheffe de service en termes de gestion des affaires, de suivi des dossiers,
d’organisation, de communication et de suivi de qualité.
Missions principales :
Secrétariat :
- Assurer le secrétariat du service : organiser, préparer les réunions, trier, classer et archiver les dossiers
- Rédiger des compte-rendu de réunions (réunion de dialogue, de service, réunions qualité et hygiène et sécurité…)
Suivi qualité :
- Garantir le respect des procédures organisationnelles mises en place dans le système qualité
- Mettre à jour les documents qualité avec le ou la responsable qualité et/ou le chargé de la qualité du laboratoire (documents qualité, normes et procédures…)
- En collaboration avec les techniciens et techniciennes du laboratoire, suivre administrativement la méthodologie et la maintenance préventive des matériels (programmation des interventions et suivi des prestataires), les conditions d’ambiance des salles d’essais (impression des courbes et gestion des alertes), les consommables et les déchets (consultations des fournisseurs, déclenchements et suivis des enlèvements, rédaction des commandes et enregistrements qualité correspondants).
- Réaliser une veille normative grâce à l’outil métier du Laboratoire en lien avec les techniciens et techniciennes.
Suivi financier :
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi comptables (saisie des dépenses et recettes sur Excel)
- Suivre les dépenses d’investissement et de fonctionnement (évaluation des fournisseurs en collaboration avec les techniciens et techniciennes, rédaction des commandes, réception et enregistrement qualité)
- Mettre à jour le suivi des prestations réalisées par l’équipe par rapport aux objectifs fixés
Suive des affaires :
- Saisir tous les chantiers validés budgétairement sur l’outil métier WIL
- Envoyer les rapports aux clients après les diverses validations
- Trier, classer et archiver les documents envoyés
Conditions particulières d'exercice :
- Télétravail possible sous réserve de nécessité de service
- Possibilité d’exercer des missions en dehors des plages horaires habituelles
- Relation avec des interlocuteurs variés
Assister le chef ou la cheffe de service en termes de gestion des affaires, de suivi des dossiers,
d’organisation, de communication et de suivi de qualité.
Missions principales :
Secrétariat :
- Assurer le secrétariat du service : organiser, préparer les réunions, trier, classer et archiver les dossiers
- Rédiger des compte-rendu de réunions (réunion de dialogue, de service, réunions qualité et hygiène et sécurité…)
Suivi qualité :
- Garantir le respect des procédures organisationnelles mises en place dans le système qualité
- Mettre à jour les documents qualité avec le ou la responsable qualité et/ou le chargé de la qualité du laboratoire (documents qualité, normes et procédures…)
- En collaboration avec les techniciens et techniciennes du laboratoire, suivre administrativement la méthodologie et la maintenance préventive des matériels (programmation des interventions et suivi des prestataires), les conditions d’ambiance des salles d’essais (impression des courbes et gestion des alertes), les consommables et les déchets (consultations des fournisseurs, déclenchements et suivis des enlèvements, rédaction des commandes et enregistrements qualité correspondants).
- Réaliser une veille normative grâce à l’outil métier du Laboratoire en lien avec les techniciens et techniciennes.
Suivi financier :
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi comptables (saisie des dépenses et recettes sur Excel)
- Suivre les dépenses d’investissement et de fonctionnement (évaluation des fournisseurs en collaboration avec les techniciens et techniciennes, rédaction des commandes, réception et enregistrement qualité)
- Mettre à jour le suivi des prestations réalisées par l’équipe par rapport aux objectifs fixés
Suive des affaires :
- Saisir tous les chantiers validés budgétairement sur l’outil métier WIL
- Envoyer les rapports aux clients après les diverses validations
- Trier, classer et archiver les documents envoyés
Conditions particulières d'exercice :
- Télétravail possible sous réserve de nécessité de service
- Possibilité d’exercer des missions en dehors des plages horaires habituelles
- Relation avec des interlocuteurs variés
Profils recherchés
Savoirs :
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Outils de communication
- Techniques de rédaction des documents administratifs
- Règles de l’expression orale et écrite
- Principes de gestion administrative des dossiers
- Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
Savoir-faire :
- Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
- Utiliser l'outil informatique et bureautique
- S’organiser et gérer son temps
- Mettre en œuvre des procédures et décisions administratives
- Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes
rendus
- Rechercher et transmettre des informations fiables Notions
Savoir-être :
- Adaptabilité
- Réactivité
- Relationnel
- Autonomie
- Respect et écoute
- Méthode et rigueur
- Organisation
- Travail en équipe
- Discrétion/ Confidentialité
- Esprit d’initiative
- Disponibilité
- Pédagogie
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Outils de communication
- Techniques de rédaction des documents administratifs
- Règles de l’expression orale et écrite
- Principes de gestion administrative des dossiers
- Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
Savoir-faire :
- Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
- Utiliser l'outil informatique et bureautique
- S’organiser et gérer son temps
- Mettre en œuvre des procédures et décisions administratives
- Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes
rendus
- Rechercher et transmettre des informations fiables Notions
Savoir-être :
- Adaptabilité
- Réactivité
- Relationnel
- Autonomie
- Respect et écoute
- Méthode et rigueur
- Organisation
- Travail en équipe
- Discrétion/ Confidentialité
- Esprit d’initiative
- Disponibilité
- Pédagogie
Contact
Contact
0534331497
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir joindre un curriculum vitae, une lettre de motivation, le dernier arrêté de situation (titulaire de la fonction publique), la copie de l’attestation d’inscription sur liste d'aptitude (lauréat de concours) ou la copie de l'attestation RQTH (reconnaissance travailleur handicapé).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.