ASSISTANT-E ADMINISTRATIVE DU SERVICES TECHNIQUE

Territoire de la Communauté de communes Bastides et Vallons du Gers au sud du Gers à 40 min d’Auch, Tarbes et de Pau, elle regroupe 30 communes soit 7500 habitants, le siège est situé à Marciac, village connu pour son festival de Jazz international.

Lieu : Pôle Administratif de la Communauté de communes Bastides et Vallons du Gers, à Marciac
Filière : Administrative (Adjoint administratif catégorie C)
Type de recrutement : Recrutement statutaire ou contractuel, poste à 35 heures

Salaire indicatif : rémunération statutaire, régime indemnitaire (RIFSEEP), CNAS

Descriptif du poste :
Sous l’autorité directe du responsable des services techniques, l’agent assure le suivi administratif des activités du service :
• Assainissement collectif et non collectif,
• bâtiments communautaires,
• parc automobile,
• piscines intercommunales,
• parc informatique et téléphonique,
• registres de sécurité.
Il peut être amené, pour raison de service, à se déplacer sur le territoire de la Communauté de Communes.

Missions principales
▪ Accueil physique et téléphonique du service, support technique aux équipes (gestion des appels riverains en attente d’informations, aide à la rédaction de procédure…)
▪ Relations avec les fournisseurs, les partenaires, les administrés, les élus et les autres services de la collectivité,
▪ Gestion des demandes, des courriers et classement,
▪ Suivi de l’activité des services, suivi du planning de l’atelier technique, des congés et des absences (formations, arrêts…), participation à l’élaboration du bilan d’activité,
▪ Participer aux réunions, prise de notes, compte-rendu,
▪ Suivi des dossiers structurants, marchés, subventions en lien avec le service juridique/commande publique,
▪ Faire remonter les besoins au service achat, suivi des commandes en lien avec le service achat et le service finance, suivi des livraisons,
▪ Participation à l’élaboration des outils de communication et d’information des services (flyer, site internet…)

Activités assainissement non collectif (SPANC) :
▪ Renseigner et gérer les échanges avec les interlocuteurs (usagers, professionnels, notaires, agences immobilières, partenaires, communes…)
▪ Organiser, planifier et gérer les rendez-vous du technicien, préparation des courriers et suivi des rapports,
▪ Vérifier les dossiers et tenir la base de données à jour dans le logiciel métier,
▪ Assistance au suivi comptable (contrôle des facturations)
▪ Gestion administrative des dossiers d’urbanisme (CU, PC, DT, DICT, permissions de voirie…)
▪ Assurer la gestion des courriers, le suivi des signatures et des parapheurs, le classement et l’archivage,

Activités assainissement collectif (SPAC) :
▪ Gestion administrative des dossiers d’urbanisme (CU, PC, DT, DICT, permissions de voirie…)
▪ Démarches administratives en lien avec les techniciens pour la gestion des dossiers riverains, préparation des courriers et suivi des rapports,
▪ Suivi des saisies réglementaires et suivi des visites (SATESE, LABO…)
▪ Assurer la gestion des courriers, le suivi des signatures et des parapheurs, le classement et l’archivage,

Activités patrimoine-bâtiment
▪ Démarches administratives en lien avec les techniciens pour la gestion des dossiers, préparation des courriers et suivi des interventions,
▪ Suivi de l’entretien du parc auto,
▪ Suivi de l’entretien du parc informatique et du système de téléphonie,
▪ Suivi des registres de sécurité,
▪ Participation au suivi de la mise en route et de la gestion des 2 piscines intercommunales

▪ Maîtriser les techniques de secrétariat et de prise de notes, d’accueil physique et téléphonique,
▪ Profil administratif avec un intérêt pour les missions des services techniques serait apprécié,
▪ Maitrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…) et aptitude à travailler sur des applicatifs métiers (SIG, SPANC…), lecture de plans,
▪ Qualités relationnelles et rédactionnelles,
▪ Sens de l’initiative, force de proposition, anticipation,
▪ Savoir faire face aux situations d’agressivité
▪ Discrétion, réactivité, autonomie, sens du travail en équipe,
▪ Une connaissance de l’environnement juridique territorial du milieu des services techniques (commande publique, codes de la voirie, hygiène…) serait appréciée.