7ème métropole de France avec 77 000 entreprises réparties sur 28 communes, Bordeaux Métropole accompagne les acteurs économiques dans leur développement ainsi que dans leur transition environnementale, sociale et numérique. Elle met en œuvre une stratégie de développement économique axée sur l’emploi et la création d’entreprise, sur l’accélération des transitions, et sur l’équilibre territorial. Elle s’engage en faveur d’une économie responsable et équilibrée. Son activité couvre l’ensemble des secteurs économiques.

Sous l'autorité du responsable du service juridique, instances et ressources humaines, vous assurez le secrétariat du directeur de la direction d'appui administrative et financière (DAAF), contribuez aux activités des différents services et garantissez la gestion et le suivi des instances municipales (commission "Adapter la ville" de la ville de Bordeaux)

Dans ce cadre vos missions consistent à :

- Gérer l'agenda du directeur, organiser les réunions et le suivi du courrier.

- Réaliser des travaux de bureautique pour les agents de la direction, tenir des tableaux de bord et garantir l'archivage du service.

- Entretenir le lien avec l'ensemble des directions de la direction générale du développement économique.

- Commander les fournitures, suivre les demandes de prises en charge et des déplacements professionnels.

- Suivre les frais de formations et les colloques.

- Intervenir sur le logiciel de gestion des temps (etemptation) en l'absence de la référente.

- Assurer une mission de propriétaire organisationnel dans le cadre de la refonte NEO Partage et du logiciel Maarch dans le cadre de la refonte du courrier.

- Garantir le suivi des instances de la Ville de Bordeaux en collaboration avec le directeur de la DAAF et le responsable de service juridique, instances et RH.

- Contribuer à la gestion et au suivi des instances de la Ville de Bordeaux de la commission municipale "Adapter la ville" mutualisée avec Bordeaux Métropole.

- Attester du circuit des visas, relancer en cas de besoin et tenir des tableaux de bord de suivi et prendre en compte les modifications de forme de l'outil Air délib Ville de Bordeaux.

- Assister et collaborer avec la gestionnaire budgétaire et comptable pour le suivi financier des subventions de la Ville de Bordeaux. Instruire les dossiers via l'outil dédié : E.Aides.

- Préparer et gérer administrativement les conseils municipaux de la Ville de Bordeaux : suivre les formalités post-conseil et tenir des tableaux de bord.

Vous détenez de bonnes connaissances en technique de secrétariat, ainsi que des circuits et procédures de la collectivité. Vous maîtrisez les outils de bureautique pack office) et détenez une connaissance des outils métiers (Air délib Ville de Bordeaux, E.Aides, Maarch, etemptation...). Rigoureux.se, Réactif.ve et doté.e d'un bon relationnel vous appréciez le travail en équipe et en transversalité. Enfin, vous savez faire preuve de discrétion, vous êtes organisé et méthodique dans votre travail au quotidien. Vos qualités relationnelles et votre aptitude à communiquer seront essentielles pour mener à bien l'ensemble des missions qui vous seront confiées.