Assistant·e administratif·ve de la directrice de la DPAD - Réf : SD_1538
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O034240426000502
Publiée le 26/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MONTPELLIER
Poste à pourvoir le
15/05/2024
Date limite de candidature
14/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Missions :
Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
Participe au pilotage de l'ensemble des fonctions supports de la DPAD
Coordonne les informations relatives aux affaires traitées par la direction
Assure la gestion des relations entre les services du conseil départemental, les autres collectivités ou organismes
Participe aux réunions de direction
Assure le suivi de dossiers stratégiques (schéma, nouveaux textes, élus...)
Assure la gestion du temps de travail sur le logiciel chronos
Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
Participe au pilotage de l'ensemble des fonctions supports de la DPAD
Coordonne les informations relatives aux affaires traitées par la direction
Assure la gestion des relations entre les services du conseil départemental, les autres collectivités ou organismes
Participe aux réunions de direction
Assure le suivi de dossiers stratégiques (schéma, nouveaux textes, élus...)
Assure la gestion du temps de travail sur le logiciel chronos
Missions / conditions d'exercice
Activités :
Assiste l'activité de l'équipe
Assure la gestion des fournitures de bureau
Assure la gestion du courrier
Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
Participe à l'équipe de cadres de la DPAD
Elabore des outils de pilotage (effectifs, activité...)
Suit les rapports à l'assemblée (Airdélib) et les rapports DPAD présentés à la COMEX
Gère les situations d'accueil physique et téléphonique complexes
Assure la continuité de l'accueil du public : permanences téléphoniques en fonction du planning prévu et des heures d'ouverture de la MDA au public
Traite les courriers et dossiers particuliers (élus, CDAPH...)
Gère les priorités et réponses à apporter
Assure en lien avec le directeur (trice) le suivi des dossiers de la direction
Assure la gestion RH pour la direction : suivi Chronos et Ulysse. Transmet et assure le suivi des demandes de remplacement, assure le suivi des plannings de congés et des absences, formations, permanences...)
Apporte des réponses techniques aux SDA en matière de procédures informatiques sur l'ensemble des missions personnes âgées et personnes handicapées
Réalise et/ou met en forme des comptes rendus de réunion
Assure la gestion du courrier et le suivi des correspondances via ELISE
Gère l'actualisation des données nécessaires au bon fonctionnement des territoires (organigrammes, logistique, etc.)
Assiste l'activité de l'équipe
Assure la gestion des fournitures de bureau
Assure la gestion du courrier
Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
Participe à l'équipe de cadres de la DPAD
Elabore des outils de pilotage (effectifs, activité...)
Suit les rapports à l'assemblée (Airdélib) et les rapports DPAD présentés à la COMEX
Gère les situations d'accueil physique et téléphonique complexes
Assure la continuité de l'accueil du public : permanences téléphoniques en fonction du planning prévu et des heures d'ouverture de la MDA au public
Traite les courriers et dossiers particuliers (élus, CDAPH...)
Gère les priorités et réponses à apporter
Assure en lien avec le directeur (trice) le suivi des dossiers de la direction
Assure la gestion RH pour la direction : suivi Chronos et Ulysse. Transmet et assure le suivi des demandes de remplacement, assure le suivi des plannings de congés et des absences, formations, permanences...)
Apporte des réponses techniques aux SDA en matière de procédures informatiques sur l'ensemble des missions personnes âgées et personnes handicapées
Réalise et/ou met en forme des comptes rendus de réunion
Assure la gestion du courrier et le suivi des correspondances via ELISE
Gère l'actualisation des données nécessaires au bon fonctionnement des territoires (organigrammes, logistique, etc.)
Profils recherchés
Connaissances :
Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
Technique(s) du domaine d'intervention
Organisation et fonctionnement du Département
Qualité : démarche, méthodes, outils
Partenaires du domaine d'intervention
Dispositif(s) du domaine d'intervention
Données du territoire d'intervention
Politique(s) publique(s) du domaine d'intervention
Savoir-faire :
Constituer et suivre des dossiers administratifs
Utiliser les logiciels de bureautique
Respecter la charte graphique
Utiliser les techniques du domaine d'intervention
Animer des groupes de travail
Tenir des tableaux de bord
Concevoir des tableaux de bord
Conduire une réunion
Constituer un dossier de consultation des entreprises (DCE)
Utiliser les logiciels de bureautique
Conseiller dans son domaine d'intervention
Appliquer les procédures qualité
Savoirs comportementaux :
Capacité d'Adaptation
Aptitude à la Communication
Sens de la Confidentialité
Disponibilité
Sens de l'Organisation
Rigueur
Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
Technique(s) du domaine d'intervention
Organisation et fonctionnement du Département
Qualité : démarche, méthodes, outils
Partenaires du domaine d'intervention
Dispositif(s) du domaine d'intervention
Données du territoire d'intervention
Politique(s) publique(s) du domaine d'intervention
Savoir-faire :
Constituer et suivre des dossiers administratifs
Utiliser les logiciels de bureautique
Respecter la charte graphique
Utiliser les techniques du domaine d'intervention
Animer des groupes de travail
Tenir des tableaux de bord
Concevoir des tableaux de bord
Conduire une réunion
Constituer un dossier de consultation des entreprises (DCE)
Utiliser les logiciels de bureautique
Conseiller dans son domaine d'intervention
Appliquer les procédures qualité
Savoirs comportementaux :
Capacité d'Adaptation
Aptitude à la Communication
Sens de la Confidentialité
Disponibilité
Sens de l'Organisation
Rigueur
Contact
Contact
0467676767
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre CV + LM à l'adresse mail suivante : recrutement@herault.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.