Assistant.e administratif.ve
Offre n° O034240430001175
Publiée le 30/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
MONTPELLIER
Poste à pourvoir le
02/09/2024
Date limite de candidature
30/06/2024
Type d'emploi
Contrat de projet
Motif de vacance du poste
Nouveau projet
Durée de la mission
36 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires par voie de détachement
(Art. L332-24 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il concerne un projet identifié ou une opération particulière. Le contrat proposé est de 12 mois au minimum, six ans au maximum, la durée dépendant du temps de réalisation du projet. Les fonctionnaires peuvent également postuler sur cette offre et pourront être recrutés par voie de détachement.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il concerne un projet identifié ou une opération particulière. Le contrat proposé est de 12 mois au minimum, six ans au maximum, la durée dépendant du temps de réalisation du projet. Les fonctionnaires peuvent également postuler sur cette offre et pourront être recrutés par voie de détachement.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
CONTEXTE
Afin de renforcer l’action publique en matière de préservation, de gestion et de valorisation de la biodiversité, la Région Occitanie et l’Office Français de la Biodiversité ont créé conjointement en 2018 un établissement public de coopération environnementale (EPCE) dénommé Agence Régionale de la Biodiversité (ARB) Occitanie.
Les missions de l’ARB sont les suivantes :
- valorisation de la connaissance ;
- mise en réseau des acteurs de la biodiversité ;
- accompagnement des acteurs du territoire.
FONCTION : Assistance administrative
Afin de renforcer l’action publique en matière de préservation, de gestion et de valorisation de la biodiversité, la Région Occitanie et l’Office Français de la Biodiversité ont créé conjointement en 2018 un établissement public de coopération environnementale (EPCE) dénommé Agence Régionale de la Biodiversité (ARB) Occitanie.
Les missions de l’ARB sont les suivantes :
- valorisation de la connaissance ;
- mise en réseau des acteurs de la biodiversité ;
- accompagnement des acteurs du territoire.
FONCTION : Assistance administrative
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité hiérarchique du directeur (basé à Montpellier) et sous la conduite fonctionnelle de la gestionnaire administrative et financière (également basée à Montpellier), l’agent exerce ses fonctions dans le cadre d’une équipe pluridisciplinaire organisée en bi-site (Toulouse et Montpellier). Il a pour objectif d’assurer l’assistance administrative au service de l’établissement public ARB Occitanie.
Il exerce les missions suivantes :
- accueil présentiel sur le site de Montpellier
- accueil téléphonique
- gestion de la boite mail générique de l’ARB Occitanie
- réception et traitement du courrier
- assistance administrative auprès de l’équipe et de la direction
- rédaction des comptes-rendus des réunions du Conseil d’administration
- gestion des agendas présidence, direction et équipe
- logistique d’organisation de réunions (internes, externes en appui à l’équipe, séminaires …)
- gestion de la flotte de véhicules administratifs
- gestion des fournitures
- Appui transversal aux moyens généraux pour les nouveaux besoins rencontrés
- RSE : réflexion et mise en œuvre d’actions relatives à la responsabilité sociale et environnementale de l’établissement public
En appui à la gestionnaire administrative et financière :
- organisation logistique des réunions du conseil d’administration et du comité d’orientation
- appui sur la logistique des recrutements
- relai sur la gestion RH et budgétaire en cas d’absence de la gestionnaire
Il exerce les missions suivantes :
- accueil présentiel sur le site de Montpellier
- accueil téléphonique
- gestion de la boite mail générique de l’ARB Occitanie
- réception et traitement du courrier
- assistance administrative auprès de l’équipe et de la direction
- rédaction des comptes-rendus des réunions du Conseil d’administration
- gestion des agendas présidence, direction et équipe
- logistique d’organisation de réunions (internes, externes en appui à l’équipe, séminaires …)
- gestion de la flotte de véhicules administratifs
- gestion des fournitures
- Appui transversal aux moyens généraux pour les nouveaux besoins rencontrés
- RSE : réflexion et mise en œuvre d’actions relatives à la responsabilité sociale et environnementale de l’établissement public
En appui à la gestionnaire administrative et financière :
- organisation logistique des réunions du conseil d’administration et du comité d’orientation
- appui sur la logistique des recrutements
- relai sur la gestion RH et budgétaire en cas d’absence de la gestionnaire
Profils recherchés
Formation
Diplômé(e) d’un Bac +2 minimum dans le secrétariat / la gestion, vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie dans un poste similaire
Connaissances professionnelles
Maîtrise des outils collaboratifs et de communication
Connaissance des normes rédactionnelles
Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
Maîtrise de l’organisation d’événements
Maîtrise des outils bureautiques et web
Savoir-faire opérationnel
Rigueur et efficacité dans le traitement des tâches administratives
Capacité d’organisation et autonomie dans la réalisation des tâches
Capacité d’anticipation et gestion des priorités
Très bonne expression orale et écrite
Capacités rédactionnelles
Capacité d’adaptation
Polyvalence
Savoir-être professionnel
Appétence pour le service d’un collectif
Sens de l’écoute et de la communication
Disponibilité
Réactivité
Esprit de synthèse et d’analyse
Bonnes capacités relationnelles et au travail en équipe
Dynamisme et enthousiasme
Rigueur et autonomie
Esprit d’initiative
La sensibilité à la question environnementale peut constituer un plus
Conditions d’exercice
Type de contrat : Contrat de projet de 3 ans. NB : perspective de prolongation voire d’intégration pérenne selon satisfaction et ressources financières de l’établissement public
Temps plein. NB : 80% envisageable voire souhaitable
Télétravail : jusqu’à 2 jours par semaine sur demande de l’agent
Début du contrat : 2 septembre 2024
Déplacements possibles sur la région (permis B indispensable)
Véhicule de service à disposition pour les déplacements
Localisation du poste : Montpellier (34)
Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale (assimilation au cadre d’emploi des adjoints administratifs, catégorie C)
Diplômé(e) d’un Bac +2 minimum dans le secrétariat / la gestion, vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie dans un poste similaire
Connaissances professionnelles
Maîtrise des outils collaboratifs et de communication
Connaissance des normes rédactionnelles
Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
Maîtrise de l’organisation d’événements
Maîtrise des outils bureautiques et web
Savoir-faire opérationnel
Rigueur et efficacité dans le traitement des tâches administratives
Capacité d’organisation et autonomie dans la réalisation des tâches
Capacité d’anticipation et gestion des priorités
Très bonne expression orale et écrite
Capacités rédactionnelles
Capacité d’adaptation
Polyvalence
Savoir-être professionnel
Appétence pour le service d’un collectif
Sens de l’écoute et de la communication
Disponibilité
Réactivité
Esprit de synthèse et d’analyse
Bonnes capacités relationnelles et au travail en équipe
Dynamisme et enthousiasme
Rigueur et autonomie
Esprit d’initiative
La sensibilité à la question environnementale peut constituer un plus
Conditions d’exercice
Type de contrat : Contrat de projet de 3 ans. NB : perspective de prolongation voire d’intégration pérenne selon satisfaction et ressources financières de l’établissement public
Temps plein. NB : 80% envisageable voire souhaitable
Télétravail : jusqu’à 2 jours par semaine sur demande de l’agent
Début du contrat : 2 septembre 2024
Déplacements possibles sur la région (permis B indispensable)
Véhicule de service à disposition pour les déplacements
Localisation du poste : Montpellier (34)
Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale (assimilation au cadre d’emploi des adjoints administratifs, catégorie C)
Contact
Contact
0467229454
Informations complémentaires
Dépôt des candidatures
Les candidatures (CV et lettre de motivation) devront être adressées par courriel à l’attention de Madame la Présidente de l’ARB Occitanie au plus tard le 30 juin 2024 (18h) à l’adresse suivante : contact@arb-occitanie.fr
Copie à marie.lafaye@arb-occitanie.fr
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter :
Marie Lafaye, gestionnaire administrative et financière de l’ARB Occitanie
marie.lafaye@arb-occitanie.fr / 04 67 22 94 54
Les candidatures (CV et lettre de motivation) devront être adressées par courriel à l’attention de Madame la Présidente de l’ARB Occitanie au plus tard le 30 juin 2024 (18h) à l’adresse suivante : contact@arb-occitanie.fr
Copie à marie.lafaye@arb-occitanie.fr
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter :
Marie Lafaye, gestionnaire administrative et financière de l’ARB Occitanie
marie.lafaye@arb-occitanie.fr / 04 67 22 94 54
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.