Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, en roulement avec 2 autres agents, le / la Chargé(e) d'accueil État civil - Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) assurera les missions suivantes :
- Accueillir, orienter et renseigner le public ;
- Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives en matière d'état civil;
- Exécuter et suivre des procédures sur le dispositif de recueil des titres sécurisés;
- Assurer des missions dans le cadre de la gestion des élections et du cimetière;
- Assister le service des Ressources Humaines.

ENREGISTREMENT ET DÉLIVRANCE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
* Instruire les demandes d'attestations d'accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire,....)
* Instruire les dossiers de demandes de cartes nationales d'identité et de passeports biométriques
* Informer les usagers sur la règlementation en matière de CNI/ passeports
* Gérer l'agenda pour les dépôts et les remises des titres
* Traiter les dossiers au dépôt
* Préparer les dossiers pour les rendez-vous du jour
* Assurer les demandes d'actes auprès des mairies de naissances
* Assurer le suivi des recueils changement d'adresse : suivi des dossiers, appels téléphoniques usagers


ACCUEIL ET RENSEIGNEMENTS
* Assurer l'accueil physique et téléphonique (standard) du public de la Mairie valorisant l'image de la collectivité : renseignement de 1er niveau, orientation des usagers vers les services compétents (internes ou externes), délivrance de formulaires
* Assurer le traitement des courriels entrants et des formulaires " contact " : tri, rédaction des réponses aux demandes de 1er niveau, transfert des courriels aux services compétents au-delà du 1er niveau.
* Fournir un service d'accueil fiable et le délivrer de manière efficace ; savoir filtrer les appels et les demandes ; savoir retranscrire les demandes au service
* Respecter et appliquer les règles et procédures en vigueur
* Gérer le courrier, les réservations de salles et les véhicules des services, le prêt de matériel informatique.
* Travailler en coopération avec les autres services municipaux afin de garantir une approche de proximité mais aussi un service global
* Assurer une veille (juridique, pratique) dans ses domaines d'intervention
* Proposer et tenir des tableaux de bord
* Communiquer aux autres membres de l'équipe les informations nécessaires au bon fonctionnement du service (passation), ses connaissances (savoir-être et savoir-faire)
* Utiliser les moyens de communication mis à disposition par la collectivité afin de renseigner efficacement les usagers


INSTRUCTION ET CONSTITUTION DES ACTES D'ÉTAT-CIVIL
* Mettre à jour des registres d'état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, changement de nom et prénom...)
* Délivrer les autorisations funéraires, les livrets de famille
* Gérer et mettre à jour des registres (mentions marginales, rectification)
* Traiter les dossiers de mariage, participer aux auditions en cas de nécessité
* Enregistrer les PACS


ÉLECTIONS
* Enregistrer les demandes d'inscription sur les listes électorales
* Participer à l'organisation des scrutins électoraux (mise sous pli, tenue d'un bureau de vote)


CIMETIÈRE
* Gérer les cimetières (achat-renouvellement de concessions, interventions des entreprises…)


RESSOURCES HUMAINES
* Assurer une assistance administrative au Service Ressources Humaines

- Formation initiale en gestion administrative
- Avoir une connaissance du fonctionnement général d'une commune et de son environnement
- Avoir une connaissance des procédures administratives
- Savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- Être rigoureux
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public
- Avoir le sens de l'organisation et du service public
- Disposer de qualités relationnelles