UN ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
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Offre n° O035240301378549
Publiée le 27/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
La Bouëxière
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
26/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Rattaché à la direction générale, le secrétariat général a vocation à servir d'appui administratif et juridique à l'ensemble des directions de la collectivité. Dans ce cadre, le service d'appui général à l'administration (SAGA), constitué d'un groupe de quatre d'assistant.es administratif.ves dynamiques et motivés, concourt à réaliser toutes les tâches relatives aux instances, organisation de réunions, évènements, ou engagements comptables.
Afin d'assurer un fonctionnement efficient du service, Liffré-Cormier Communauté recrute?un assistant administratif qui a pour missions
Afin d'assurer un fonctionnement efficient du service, Liffré-Cormier Communauté recrute?un assistant administratif qui a pour missions
Missions / conditions d'exercice
Rattaché à la direction générale, le secrétariat général a vocation à servir d'appui administratif et juridique à l'ensemble des directions de la collectivité. Dans ce cadre, le service d'appui général à l'administration (SAGA), constitué d'un groupe de quatre d'assistant.es administratif.ves dynamiques et motivés, concourt à réaliser toutes les tâches relatives aux instances, organisation de réunions, évènements, ou engagements comptables.
Afin d'assurer un fonctionnement efficient du service, Liffré-Cormier Communauté recrute?un assistant administratif qui a pour missions?:
Gérer les tâches administratives et logistiques de la collectivité (tâches non exhaustives)
* Suivre les procédures administratives, proposer et mettre à jour des tableaux de suivi
* Conseiller les agents et les usagers sur les procédures
* Organiser les rendez-vous, les réunions et les évènements de la collectivité
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Assurer la gestion du courrier et réponses aux usagers
* Assurer la gestion de l'information, classement et archivage de documents
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Participer à la planification des dossiers du SAGA et inscription à l'ordre du jour des instances communautaires
* Réceptionner et diffuser les notes, délibérations, synthèses et bilans d'activité à destination des instances communautaires et des élus
* Déclaration aux assurances
Participer à la gestion financière et budgétaire de la collectivité
* Réaliser les engagements
* Suivre l'exécution budgétaire
* Participer à l'élaboration du budget du service
* Assistance aux demandes de financement et subvention
Participer au suivi administratif et financier des marchés de la collectivité
* Participer à la rédaction des marchés publics en appui à gestionnaire marchés
* Suivre l'exécution administrative des marchés en appui à gestionnaire marchés
* Suivre l'exécution comptable et budgétaire des marchés en appui à comptabilité
Renforcer la communication inter-services
A titre secondaire, l'assistant administratif devra également?:
* Assurer le remplacement des autres assistant.es de la collectivité
* Assurer le remplacement de l'agent d'accueil de la collectivité
Afin d'assurer un fonctionnement efficient du service, Liffré-Cormier Communauté recrute?un assistant administratif qui a pour missions?:
Gérer les tâches administratives et logistiques de la collectivité (tâches non exhaustives)
* Suivre les procédures administratives, proposer et mettre à jour des tableaux de suivi
* Conseiller les agents et les usagers sur les procédures
* Organiser les rendez-vous, les réunions et les évènements de la collectivité
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Assurer la gestion du courrier et réponses aux usagers
* Assurer la gestion de l'information, classement et archivage de documents
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Participer à la planification des dossiers du SAGA et inscription à l'ordre du jour des instances communautaires
* Réceptionner et diffuser les notes, délibérations, synthèses et bilans d'activité à destination des instances communautaires et des élus
* Déclaration aux assurances
Participer à la gestion financière et budgétaire de la collectivité
* Réaliser les engagements
* Suivre l'exécution budgétaire
* Participer à l'élaboration du budget du service
* Assistance aux demandes de financement et subvention
Participer au suivi administratif et financier des marchés de la collectivité
* Participer à la rédaction des marchés publics en appui à gestionnaire marchés
* Suivre l'exécution administrative des marchés en appui à gestionnaire marchés
* Suivre l'exécution comptable et budgétaire des marchés en appui à comptabilité
Renforcer la communication inter-services
A titre secondaire, l'assistant administratif devra également?:
* Assurer le remplacement des autres assistant.es de la collectivité
* Assurer le remplacement de l'agent d'accueil de la collectivité
Profils recherchés
Profil :
* Niveau d'expérience souhaité?: 2 ans mais débutant accepté.
Savoirs?:
* Connaître l'environnement institutionnel et enjeux des collectivités territoriales (process des instances...)
* Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint...), Internet
* Maîtrise des techniques de communication orale
* Sensibilité aux outils de communication
* Connaissances appréciées des marchés publics
Savoirs faire?:
* Savoir comprendre une demande, enregistrer l'information, transmettre la demande, filtrer et orienter les correspondants
* Savoir rendre compte
* Qualités rédactionnelles
* Capacité d'analyse et de synthèse
* Savoir gérer et suivre une procédure
* Savoir respecter les délais, gérer ses priorités, alerter
* Connaissance de l'environnement numérique de Mégalis et règles de l'archivage apprécié
Savoir-être?:
* Avoir le Sens du service public et les aptitudes à porter les valeurs de la collectivité
* Respecter la confidentialité des dossiers
* Disposer de bonnes qualités relationnelles, avoir le sens de l'accueil et du contact
* Savoir travailler en autonomie mais également en équipe
* Être organisé, rigoureux, méthodique
Conditions d'emploi :
* Poste à pourvoir par voie statutaire (à défaut contractuelle) à compter du 1er juillet 2024
* Rémunération statutaire en référence à la grille indiciaire des?adjoints administratifs + régime indemnitaire RIFSEEP.
* Lieu de travail?: 8 Le Carfour La Bouëxière.
* Temps complet ?: 37.50h/semaine répartis sur 4.5 jours ou 5 jours.
* Permis B obligatoire.
Pour tout renseignement ?: SAGA (M. Quentin BARNABE) ou service des ressources humaines de Liffre Cormier Communauté
Date limite des candidatures : 26 avril 2024
Les entretiens se dérouleront le mardi 7 mai 2024
* Niveau d'expérience souhaité?: 2 ans mais débutant accepté.
Savoirs?:
* Connaître l'environnement institutionnel et enjeux des collectivités territoriales (process des instances...)
* Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint...), Internet
* Maîtrise des techniques de communication orale
* Sensibilité aux outils de communication
* Connaissances appréciées des marchés publics
Savoirs faire?:
* Savoir comprendre une demande, enregistrer l'information, transmettre la demande, filtrer et orienter les correspondants
* Savoir rendre compte
* Qualités rédactionnelles
* Capacité d'analyse et de synthèse
* Savoir gérer et suivre une procédure
* Savoir respecter les délais, gérer ses priorités, alerter
* Connaissance de l'environnement numérique de Mégalis et règles de l'archivage apprécié
Savoir-être?:
* Avoir le Sens du service public et les aptitudes à porter les valeurs de la collectivité
* Respecter la confidentialité des dossiers
* Disposer de bonnes qualités relationnelles, avoir le sens de l'accueil et du contact
* Savoir travailler en autonomie mais également en équipe
* Être organisé, rigoureux, méthodique
Conditions d'emploi :
* Poste à pourvoir par voie statutaire (à défaut contractuelle) à compter du 1er juillet 2024
* Rémunération statutaire en référence à la grille indiciaire des?adjoints administratifs + régime indemnitaire RIFSEEP.
* Lieu de travail?: 8 Le Carfour La Bouëxière.
* Temps complet ?: 37.50h/semaine répartis sur 4.5 jours ou 5 jours.
* Permis B obligatoire.
Pour tout renseignement ?: SAGA (M. Quentin BARNABE) ou service des ressources humaines de Liffre Cormier Communauté
Date limite des candidatures : 26 avril 2024
Les entretiens se dérouleront le mardi 7 mai 2024
Contact
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Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.