La Ville d'Eybens, commune de 10 000 habitant-e-s de la première couronne de Grenoble Alpes Métropole, bénéficie d’une réelle attractivité grâce à sa qualité de vie, à la présence d’un important tissu économique et au développement d’une large palette de service public.
Fort d’une équipe municipale issue d’une dynamique citoyenne et collaborative, la collectivité porte un projet fondé sur la triple ambition de faire de la Ville d’Eybens une ville écologique, durable et solidaire.

Poste en charge de l’accueil, du secrétariat et du suivi de la vie pédagogique du CRC

I. Accueil / communication

- Accueil physique et téléphonique pour le CRC
- Information du public
- Communication interne avec l’ensemble des équipes de l’Odyssée pour faciliter la circulation des informations au sein de l’espace culturel Odyssée
- Communication interne avec l’équipe administrative du CRC : transmission des informations recueillies à l’accueil, collecte des informations administratives pour renseigner les usagers
- Mise à jour de l’affichage et flyers du hall du CRC
- Mise à jour de l’affichage de la salle des professeurs
- Relais de l’activité du CRC auprès des familles (communication et information aux familles, récupération et transmissions de documents)
- Qualification SSI : relais possible auprès de l’accueil billetterie, ouverture du bâtiment et prise en charge de la SSI selon les besoins du service


II. Suivi quotidien de la vie de l’établissement

1. Pédagogie / Scolarité

- Accueil et renseignements du public et des usagers
- Suivi des absences des élèves et des enseignants pour l’ensemble des disciplines et cours (gestion des reports de cours en relation avec le coordinateur de la scolarité et le responsable du CRC)
- Suivi du calendrier des salles pour les utilisations ponctuelles (mise à jour du calendrier « réservations de salles » dans Outlook)
- Transmission des plannings du week-end à l’accueil de l’espace culturel Odyssée tous les vendredis
- Gestion des prêts d’instruments et du parc instrumental disponible pour les parcours « découvertes » et les locations auprès des usagers (attestation d’assurance lors des prêts aux familles, révisions annuelles par les familles, recueil et transmission des informations pour les besoins d’entretien et de renouvellement, déplacements possibles auprès des prestataires)

2. Évènement / Projet

- Prise de rendez-vous, participation à l’organisation et à la gestion d’évènements (journées portes ouvertes, semaines banalisées et autres évènements ou projets le nécessitant)
- Accueil et comptage du public lors des évènements CRC (en fonction des besoins de service)
- Instants Musique et Danse : relecture et impression des programmes pour distribution lors de l’évènement
- Auditions de classe : coordination avec l’enseignant de l’organisation des auditions de classe (réservation de salle, liste des participants, vigilance du respect de la jauge public)
- Projets danse : relais et transmissions des informations auprès des familles
- Sorties et autres évènements : relais et transmissions des informations auprès des familles, centralisation des autorisations parentales
- Information des enseignants et soutien dans la communication aux enseignants sur les projets (récolte d’informations, calage de plannings)
- Réalisation des achats auprès des commerces de proximité

3. Administratif

- Gestion du courrier
- Contrôle des pièces justificatives pour l’inscription administrative, relance des familles pour les pièces manquantes, validation et mise à jour sur le logiciel de scolarité IMUSE des dossiers administratifs
- Prise de rendez-vous pour les réinscriptions / pré-inscriptions / inscriptions
- Relecture des factures avant leur envoi par le régisseur
- Suppléance de régie : saisie des règlements des factures (chèques, espèces, carte Tatoo, chèques culture) et remplacement du régisseur en son absence
- Gestion des commandes de fournitures
- Archivage et classement des documents afférents aux missions
- Mise en place et utilisation d’outils partagés (tableaux de suivis, utilisation Sharepoint)

- Qualité de communication (orale et écrite) et d’écoute
- Appétence et/ou connaissance du milieu culturel et artistique (danse et musique)
- Capacité organisationnelle et méthodique
- Capacité à travailler en équipe, à venir en soutien aux collègues et au partage des tâches
- Capacité à rendre compte et proposer des axes d’amélioration
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel), logiciel IMUSE
- Sens du service public