CONTEXTE :
Le CCAS de Grenoble, c’est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 Directions d’Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.

Le poste s’inscrit dans un contexte d’une institution en évolution. Il concentre de très fortes attentes en termes de transversalité.

FINALITES DU POSTE :
Sous la responsabilité du responsable du pôle, il-elle assurera ses missions en transversalité en lien avec les chargées de formation. Il-elle assurera le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires. Il-elle sera un support administratif et assurera un soutien aux chargées de formation.

Enfin, il-elle renseignera, accompagnera et orientera les agents dans leurs recherches de formations.
Le service Formation est composé de :
• 2 chargées de formation
• 2 assistante-s de formation (dont 1 en cours de recrutement)
• 1 responsable de service (en cours de recrutement)

ACTIVITES PRINCIPALES:

 Accueil physique et téléphonique :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Répondre aux questions des agents en lien avec le service
• Orienter les agents-es et les usagers vers le bon interlocuteur
• Assurer le lien entre les services
• Assurer le lien entre les usagers et la collectivité

 Traitement de l’information :
• Être une personne ressource pour informer les agents-es
• Être le fil conducteur du traitement et du relais de l’information
• Réactivité dans le traitement des mails pour une meilleure efficacité
• Rôle d’interlocuteur-trice premier-ère dans le service (Relais/orientation vers le bon interlocuteur/réponse de 1er niveau)
• Diffuser les notes de service, compte-rendu de réunions

 Gestion administrative :
• Assurer la logistique du service :
• Réservation de salles
• Organisation des réunions
• Suivi tableaux de bord
• Gestion des dossiers
• Rédiger des courriers- mails et compte-rendu
• Prise de notes
• Mise à jour des documents et procédures

ACTIVITES SPECIFIQUES A LA FORMATION :

 Gestion des demandes individuelles et collectives de formations
A partir des demandes faites pendant la campagne d’évaluation et au cours de l'année :
• Recherche des formations et d’organismes de formation
• Traitement et suivi des demandes de formations (inscription, convocation, suivi de présence et attestation)
• Suivi budgétaire : réalisation des bons de commande et traitement des factures
• Mise à jour des tableaux de bord et suivi
• Mise à jour des données sur le logiciel interne RH
• Gestion administrative des dossiers

 Gestion des boites mail
• Tri des mails entrants (accusé de réception d’inscription, convocation, attestation)
• Traitement pour les dossiers (formations individuelles, d’intégration, préparations concours)
• Dispatching des mails restants aux personnes concernées de l’unité formation

 Participation à la vie du service
• Travail en binôme avec les chargées de formation
• Participation aux réunions de service et interservice.
• Participation aux ouvertures et bilan de formation
• Participation à divers évènements en lien avec le service formation ou la Direction des Ressources Humaines.
• Participation à des temps de travail/réunions avec les différentes Directions d’Action Sociale.

• Communication orale et écrite
• Maître de l’outil informatique et bureautique
• Connaissances de la collectivité ou de l'établissement public souhaitées
• Appétence pour le domaine du social
• Aisance relationnelle (physique et téléphone)
• Capacité à travailler en équipe
• Sens du service et des relations humaines
• Sens de l’organisation – rigueur
• Capacité d’analyse et d’anticipation – réactivité