Assistant-e Administratif-ve La Source - CRC
Offre n° O038240503000210
Publiée le 03/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Fontaine, avec près de 23 000 habitants, est la quatrième ville de l'agglomération grenobloise. Elle se situe sur la rive gauche du Drac et s étend jusqu aux pieds du massif du Vercors. À 15 minutes du centre de Grenoble en tramway, Fontaine est aujourd'hui un territoire qui se veut attractif et moderne.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Fontaine
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
03/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
En tant qu'assistant administratif au Conservatoire de Musique et de la Source, votre rôle polyvalent est essentiel au bon fonctionnement de l'institution. Votre rôle principal est de garantir un accueil chaleureux et efficace aux usagers, tout en fournissant des informations détaillées sur les activités du conservatoire et de la Source de façon plus globale et plus transversale.
Missions / conditions d'exercice
A ce titre, vous serez amené à :
1/ Faire l’accueil des usagers des parents/élèves et des enseignants :
• Assurer un accueil physique et téléphonique professionnel
• Maintenir et actualiser les panneaux d’information
• Centraliser, mettre à jour et diffuser les informations pertinentes envers les différents publics
2/ Faire le suivi administratif et financier du CRC en lien avec le responsable :
• Assurer les tâches de secrétariat et le suivi administratif des documents afférents à l’équipe du CRC
• Superviser le processus d'inscription en mettant à jour les fiches d'inscription et la base de données, en vérifiant les documents requis et en organisant le planning d'occupation des salles
• Gérer la régie de recettes en établissant et en suivant les factures et les échéanciers, en effectuant les transactions monétaires et en assurant un suivi rigoureux des paiements
• Assurer la gestion administrative des dossiers d'élèves et des supports d'évaluation, y compris la collecte, l'édition, le classement et l'archivage des données
• Créer et distribuer la newsletter aux familles
• Gérer le courrier et suivre les documents nécessitant une signature
• Participer à l'élaboration des projets annuels et des bilans d’activité
3 / Etre le soutien à la Direction et à la coordination de projets :
• Veiller au respect des procédures administratives internes
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, liées au fonctionnement de l’établissement.
• Coordonner les événements spécifiques en interne au conservatoire, en lien avec la direction et les enseignants référents
4/ Etre le soutien au fonctionnement de l’établissement La Source :
• Assurer le remplacement à la billetterie en cas d’absence ou de surcharge d'activité, en vendant des places sur place et par téléphone, et en fournissant des informations sur la programmation.
Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.
1/ Faire l’accueil des usagers des parents/élèves et des enseignants :
• Assurer un accueil physique et téléphonique professionnel
• Maintenir et actualiser les panneaux d’information
• Centraliser, mettre à jour et diffuser les informations pertinentes envers les différents publics
2/ Faire le suivi administratif et financier du CRC en lien avec le responsable :
• Assurer les tâches de secrétariat et le suivi administratif des documents afférents à l’équipe du CRC
• Superviser le processus d'inscription en mettant à jour les fiches d'inscription et la base de données, en vérifiant les documents requis et en organisant le planning d'occupation des salles
• Gérer la régie de recettes en établissant et en suivant les factures et les échéanciers, en effectuant les transactions monétaires et en assurant un suivi rigoureux des paiements
• Assurer la gestion administrative des dossiers d'élèves et des supports d'évaluation, y compris la collecte, l'édition, le classement et l'archivage des données
• Créer et distribuer la newsletter aux familles
• Gérer le courrier et suivre les documents nécessitant une signature
• Participer à l'élaboration des projets annuels et des bilans d’activité
3 / Etre le soutien à la Direction et à la coordination de projets :
• Veiller au respect des procédures administratives internes
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, liées au fonctionnement de l’établissement.
• Coordonner les événements spécifiques en interne au conservatoire, en lien avec la direction et les enseignants référents
4/ Etre le soutien au fonctionnement de l’établissement La Source :
• Assurer le remplacement à la billetterie en cas d’absence ou de surcharge d'activité, en vendant des places sur place et par téléphone, et en fournissant des informations sur la programmation.
Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.
Profils recherchés
• Bac Pro Gestion administratif apprécié, ou expérience équivalente
• Connaissance des règles administratives, et financières de la FPT appréciées
• Maîtrise bureautique et accueil physique et téléphonique indispensable
• Rigueur, ponctualité et discrétion professionnelle fortement appréciées
• Poste permanent sur le grade d’adjoint Administratif (C), ouvert aux titulaires ou à défaut contractuels, ou au détachement pour les autres fonctions publiques,
• Travail du lundi au vendredi, avec possibilité d’étendre au samedi selon les besoins de service
• Les congés annuels doivent être pris en période de vacances scolaires.
• Rémunération statutaire : traitement indiciaire, régime indemnitaire et prime annuelle.
• Prise en charge possible d'une mutuelle et/ou prévoyance labellisée + COS38 + COSACAF+ prise en charge des abonnements de transports en commun à hauteur de 75%, abonnement vélo à 100%, participation au RIE.
• Temps de travail complet
• Connaissance des règles administratives, et financières de la FPT appréciées
• Maîtrise bureautique et accueil physique et téléphonique indispensable
• Rigueur, ponctualité et discrétion professionnelle fortement appréciées
• Poste permanent sur le grade d’adjoint Administratif (C), ouvert aux titulaires ou à défaut contractuels, ou au détachement pour les autres fonctions publiques,
• Travail du lundi au vendredi, avec possibilité d’étendre au samedi selon les besoins de service
• Les congés annuels doivent être pris en période de vacances scolaires.
• Rémunération statutaire : traitement indiciaire, régime indemnitaire et prime annuelle.
• Prise en charge possible d'une mutuelle et/ou prévoyance labellisée + COS38 + COSACAF+ prise en charge des abonnements de transports en commun à hauteur de 75%, abonnement vélo à 100%, participation au RIE.
• Temps de travail complet
Contact
Contact
0476287578
Informations complémentaires
Les candidatures avec lettre de motivation et CV à adresser, à Monsieur le Maire, Hôtel de Ville B.P. 147 - 38603 FONTAINE CEDEX ou par mail recrutement@ville-fontaine.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.