Agent-e d'accueil polyvalent-e
Offre n° O038240503000439
Publiée le 03/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Fontaine, avec près de 23 000 habitants, est la quatrième ville de l'agglomération grenobloise. Elle se situe sur la rive gauche du Drac et s étend jusqu aux pieds du massif du Vercors. À 15 minutes du centre de Grenoble en tramway, Fontaine est aujourd'hui un territoire qui se veut attractif et moderne.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Fontaine
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
03/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le service des sports et vie associative fait partie du secteur Culture – Animation et Communication. Dans le cadre d’un changement de locaux, le service est à la recherche d’un nouvel agent d’accueil polyvalent.
Missions / conditions d'exercice
Dans le cadre de vos missions, vous serez amené à :
1/ Faire l’accueil téléphonique et physique et notamment :
• Distribuer les clés des salles,
• Surveiller les lieux : contrôle des entrées, ouverture et fermeture des salles, gestion de l’affichage de la communication à l’accueil.
• Être en veille et relayer les informations selon les événements du secteur vis à vis du public
2/ Gérer le courrier et des dossiers administratifs : alerter sur le délai de réponse, trier, classer et archiver...
3/ S’occuper de la partie administrative de la gestion budgétaire : assurer les demandes de devis, préparer les bons de commande, établir des factures…
4/ Créer et rédiger différents documents selon l’objectif visé (courriers, compte rendu etc, tableau de suivis etc..)
5/ Gérer les salles de l’Espace Nelson Mandela (utilisations régulières et ponctuelles) en lien avec les assistantes vie associative et en charge du secteur évènementiel et notamment :
• Accueillir, renseigner les usagers sur les caractéristiques, modalités de réservation, tarifs et disponibilités des salles de l’équipement,
• Assurer en cas de nécessité les visites des salles
• Préparer les conventions de réservations,
• Assurer le lien avec le service finances pour établir des titres de recettes, facturations,
• Assurer les états des lieux des salles réservées entrant et sortant,
• En cas de nuisances ou dégradations, assurer le suivi administratif et technique de l'après-utilisation de la salle, et faire les demandes auprès du service technique
• Participer à l’organisation logistique du service en cas de nécessité,
6/ Assurer la polyvalence et participation à la vie de son service et la ville :
• Assurer le relais Font’Aime le sport en l’absence de l’assistante concernée le mercredi (TP),
• Renforcer ou suppléer sur les activités d'assistance de son service, en cas de besoin (process etc..)
• Accueillir et former de manière ponctuelle des stagiaires du collège à l'université,
• Être force de proposition dans les activités gérées,
• Apporter son aide sur la rédaction de documents administratifs,
• Participer aux réunions du service, inter-services, avec des usagers selon les nécessités,
• Participer aux évènements pilotés par son service ou d'autres services communaux en fonction des orientations fixées par sa hiérarchie.
• Poste permanent sur le grade d’adjoint administratif (C), ouvert aux titulaires ou à défaut contractuels, ou au détachement pour les autres fonctions publiques,
• Rémunération statutaire : traitement indiciaire, régime indemnitaire et prime annuelle.
• Prise en charge possible d'une mutuelle et/ou prévoyance labellisée + COS38 + COSACAF+ prise en charge des abonnements de transports en commun à hauteur de 75%, abonnement vélo à 100%, participation au RIE.
• Temps de travail complet, 35-36 ou 37h avec 0-6-12 jours de RTT, travail sur 5 jours.
• Accueil téléphonique et public du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h (sauf le jeudi matin – fermeture hebdomadaire)
1/ Faire l’accueil téléphonique et physique et notamment :
• Distribuer les clés des salles,
• Surveiller les lieux : contrôle des entrées, ouverture et fermeture des salles, gestion de l’affichage de la communication à l’accueil.
• Être en veille et relayer les informations selon les événements du secteur vis à vis du public
2/ Gérer le courrier et des dossiers administratifs : alerter sur le délai de réponse, trier, classer et archiver...
3/ S’occuper de la partie administrative de la gestion budgétaire : assurer les demandes de devis, préparer les bons de commande, établir des factures…
4/ Créer et rédiger différents documents selon l’objectif visé (courriers, compte rendu etc, tableau de suivis etc..)
5/ Gérer les salles de l’Espace Nelson Mandela (utilisations régulières et ponctuelles) en lien avec les assistantes vie associative et en charge du secteur évènementiel et notamment :
• Accueillir, renseigner les usagers sur les caractéristiques, modalités de réservation, tarifs et disponibilités des salles de l’équipement,
• Assurer en cas de nécessité les visites des salles
• Préparer les conventions de réservations,
• Assurer le lien avec le service finances pour établir des titres de recettes, facturations,
• Assurer les états des lieux des salles réservées entrant et sortant,
• En cas de nuisances ou dégradations, assurer le suivi administratif et technique de l'après-utilisation de la salle, et faire les demandes auprès du service technique
• Participer à l’organisation logistique du service en cas de nécessité,
6/ Assurer la polyvalence et participation à la vie de son service et la ville :
• Assurer le relais Font’Aime le sport en l’absence de l’assistante concernée le mercredi (TP),
• Renforcer ou suppléer sur les activités d'assistance de son service, en cas de besoin (process etc..)
• Accueillir et former de manière ponctuelle des stagiaires du collège à l'université,
• Être force de proposition dans les activités gérées,
• Apporter son aide sur la rédaction de documents administratifs,
• Participer aux réunions du service, inter-services, avec des usagers selon les nécessités,
• Participer aux évènements pilotés par son service ou d'autres services communaux en fonction des orientations fixées par sa hiérarchie.
• Poste permanent sur le grade d’adjoint administratif (C), ouvert aux titulaires ou à défaut contractuels, ou au détachement pour les autres fonctions publiques,
• Rémunération statutaire : traitement indiciaire, régime indemnitaire et prime annuelle.
• Prise en charge possible d'une mutuelle et/ou prévoyance labellisée + COS38 + COSACAF+ prise en charge des abonnements de transports en commun à hauteur de 75%, abonnement vélo à 100%, participation au RIE.
• Temps de travail complet, 35-36 ou 37h avec 0-6-12 jours de RTT, travail sur 5 jours.
• Accueil téléphonique et public du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h (sauf le jeudi matin – fermeture hebdomadaire)
Profils recherchés
• Bac Pro Gestion administratif apprécié, ou expérience équivalente
• Maîtrise des outils bureautiques exigée,
• Diplomatie, patience et adaptabilité appréciées,
• Qualité rédactionnelle, rigueur et savoir prioriser les tâches indispensables.
• Maîtrise des outils bureautiques exigée,
• Diplomatie, patience et adaptabilité appréciées,
• Qualité rédactionnelle, rigueur et savoir prioriser les tâches indispensables.
Contact
Contact
0476287578
Informations complémentaires
Les candidatures avec lettre de motivation et CV à adresser, à Monsieur le Maire, Hôtel de Ville B.P. 147 - 38603 FONTAINE CEDEX ou par mail recrutement@ville-fontaine.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.