Rattaché·e au responsable du service EST, vous apportez une assistance administrative au responsable dans l'organisation de son activité et plus globalement au service en terme d'accueil, de coordination, de planification, de ressources humaines et de suivi de dossiers.

- Assister le responsable et les techniciens :
* gérer l'agenda et la messagerie du responsable de service et des responsables de secteur au besoin
* organiser des rdvs, réunions et en assurer la logistique (réservation matériel, salle, déplacement, etc)
* préparer des dossiers, mettre en forme, rédiger et diffuser divers documents (courriers, notes, compte-rendus, présentations, infos flash, etc.)

- Garantir l'accueil physique, téléphonique et diverses missions administratives, en lien avec le collectif des assistantes de la direction :
* réceptionner les appels téléphoniques, enregistrer et suivre le courrier pour le service et la Direction
* classer et archiver divers documents

- Assurer des missions relai du service RH :
* assurer l'accueil des nouveaux arrivants et le départ des agents (formation aux logiciels RH, matériels, fournitures, clés, badges, etc)
* suivre le temps de travail des agents, les éléments variables de paie, les plannings d'astreintes, etc
* garantir le suivi des formations et habilitations des agents

- Assurer la gestion administrative de dossiers spécifiques du service :

* réaliser des ordres d'intervention, saisir les équipements bâtimentaires, établir des états et bilans (via un logiciel métier)
* actualiser des tableaux de bord de suivi d'activité

- Intégrer à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement :
* respecter les directives et procédures en matière d'hygiène-sécurité, environnement et qualité
* participer aux actions et alerter en cas d'anomalies

Vous maîtrisez les techniques d'accueil, de secrétariat, ainsi que l'outil informatique et les logiciels bureautiques usuels (Excel, Word, Powerpoint, Calc, Writer, Impress). Des connaissances en ressources humaines ainsi que des spécificités liées au domaine du bâtiment seraient un plus.

Votre organisation au travail vous permet d'anticiper, de prioriser les tâches et d'être réactif·ve face aux urgences ou aléas du quotidien.

Reconnu·e pour vos qualités relationnelles et votre esprit d'initiative, vous savez faire preuve de rigueur, d'autonomie et de discrétion dans l'exercice de vos fonctions.