assistant(e) de gestion administrative

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Offre n° O051240318000248
Publiée le 18/03/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
VITRY-LE-FRANCOIS
- BP 420
51308 VITRY-LE-FRANCOIS
Lieu de travail
VITRY-LE-FRANCOIS
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
17/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité du chef du service du Secrétariat Général, vous devrez :
- Gérer le courrier arrivée et départ
- Gérer l’agenda des salles de réunions de l’Hôtel de Ville
- Mettre en forme différents documents (lettre, délibération, arrêté, compte-rendu…)
- Gérer et suivi des conventions
- Classer différents documents et recherche (courrier, rapports de police,...)
- Suivi du bureau municipal
- Aider à la préparation des conseils
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES QUOTIDIENNES
- Gérer le courrier arrivée : tri, dépouillement et répartition par services, diffusion en papier et via le logiciel
- Accueillir, renseigner et orienter le public
- Préparation des dossiers de bureau et de conseil
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ACTIVITES PRINCIPALES OCCASIONNELLES
- Frappe de courriers et de divers documents
- Participation à l’organisation des salles de réunion
- Participation à des envois groupés
- Distribution de divers documents
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COMPETENCES REQUISES
- Recevoir et orienter les différents publics
- Adapter sa communication
- Délivrer des renseignements
- Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériel mis à disposition
Profils recherchés
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CONDITIONS D’EXERCICES
- Travail en équipe
- Travail au contact du public et des élus
- Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité au travail
- Etre en possession du permis de conduire
- Polyvalence sur les missions de secrétariat
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SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint)
- Utilisation du publipostage
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SAVOIR-ETRE
- Discrétion
- Ponctualité
- Organisée
- Autonome
- Disponible notamment les soirs des conseils
- Réactive

Contact

Informations complémentaires
CV + lettre de motivation obligatoire

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.