l’agent de gestion administrative intervient auprès des équipes de terrain et des secrétariats de missions territoriales intervenant dans le champ de l’Aide Sociale à l’Enfance dans la continuité de la personne remplacée ou de l’équipe secondée et dans le respect des activités de la mission ou du service.

• Exerce ses missions dans le cadre réglementaire de l’aide sociale à l’enfance, des orientations de l’assemblée départementale, des objectifs de travail fixés par la direction générale adjointe Solidarités et des projets de direction territoriale
• Contribue à la mise en œuvre des politiques publiques de l’enfance, famille et santé publique
• Participe aux réunions régulières des titulaires mobiles organisées par la DEFSP

Sur les territoires :
• Réalise les activités déclinées dans les fiches de poste d’un agent de gestion cellule ASE et d’un secrétaire de MDS dédié.e à l’ASE
o Crée, gère et assure le suivi administratif des dossiers, assure la saisie et la mise à jour quotidienne des données des tableaux de bord dont l’échéancier ASE, contribue à l’édition des statistiques à la demande du territoire ou de la DEFSP
o Assure le traitement des informations du dossier et édite les arrêtés
o Assure, veille et contrôle les actes de gestion financière relatifs aux enveloppes : des enfants confiés, des factures, des rémunérations des ASSFAM, des AFEF, des contrats jeunes majeurs, des participations parentales et de la CAF, des parts entretien, des tiers dignes de confiance, des prises en charge des établissements
o Participe à l’accueil téléphonique et physique ainsi qu’aux activités de secrétariat de la mission pour la MDS à laquelle il/elle est rattaché.e
o Contribue à l’organisation des activités de la mission (création et gestion d’outils de gestion)
o Accueille physiquement et téléphoniquement, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l’équipe

Au sein de la DEFSP :
Suivi administratif et secrétariat :
• Contribue à la gestion administrative du service et des dossiers relatifs aux Mineurs non accompagnés
• Participe à la coordination administrative avec les associations, les directions territoriales, les tribunaux, les services de l’Etat
• Peut intervenir pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …)
• Assure et contribue au secrétariat du service
• Trie, classe et archive les documents du service
• Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire

Accueil et relations avec le public :
• Assure un accueil général pour le service (téléphone et accueil physique)
• Coordonne son activité avec l’assistante administrative du service
• Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur

Spécificité
• Permis B indispensable
● La zone géographique d’intervention comprend les services centraux de la DEFSP et les territoires du Grand Nancy, Lunévillois, Terres de Lorraine et Val de Lorraine.
• Peut être amené.e, à la demande de la direction de l’Enfance Famille et Santé Publique, à assurer le suivi d’un projet dont l’intérêt est départemental

Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître l’ensemble des politiques de solidarité
• Connaître les acteurs institutionnels de l’action sociale
• Rédiger des courriers simples
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité

Compétences relationnelles :
• Avoir des capacités d’adaptation et d’intégration dans des équipes différentes
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Respecter les règles de déontologie
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Travailler en équipe pluridisciplinaire

Compétences stratégiques :
• Identifier sa place et son rôle dans l’ensemble d'un processus
• Savoir s’adapter (aux outils/à une équipe)
• Savoir respecter les procédures définies
• Etre capable de prendre des initiatives
• Faire preuve de curiosité professionnelle
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers/demandes par degré d’importance ou d’urgence
• Respecter la déontologie et/ou l’éthique