Assiste le responsable du service dans l'exercice de ses missions de gestion et de pilotage, et coordonne sous son autorité, l'organisation et/ou la gestion administrative des diverses instances permettant l’accueil, l’orientation et la sécurisation des parcours individuels des bénéficiaires du revenu de solidarité active (RSA).

Assistance et organisation administrative du service
• Assure la sécurisation administrative des parcours d’accompagnement des allocataires du RSA
• Contribue au suivi de l'activité du service en lien avec les autres professionnels (élaboration et alimentation de tableaux de bord et de suivi)
• Assiste le responsable dans son activité (tenue de l'agenda, rédaction et envoi d'invitations diverses, réservation de salles, réalisation et suivi des documents relatifs aux dossiers suivis par le responsable)
• Contribue à la continuité de service en lien avec les autres professionnel.le.s du pôle administratif (mise à jour du planning absences et congés)
• Participe à l’ensemble des réunions et groupes de travail liés à son activité, organisés par les directions centrales ou d’autres missions du Département (Copro Phénix, réunions des lignes métiers, réunions thématiques,…) et aux réunions de l’équipe
• Collabore à la diffusion de l’information (rédaction de courriers et de comptes-rendus de réunion, notes, rapports etc…) et à la communication
• Apporte, autant que de besoin, un soutien administratif aux référents territoriaux insertion (RTI) et/ou aux chargés de développement (suivi des conventions, sécurisation des parcours, …)
• Apporte un appui technique aux agents du Service Territorial Insertion et aux opérateurs pour l’utilisation du logiciel Phénix (création de requêtes Business Object)

Coordination des activités de gestion administrative et financière
• Prépare la rédaction des rapports et la vérification du service fait, assure le traitement administratif des demandes et le suivi financier des enveloppes territoriales (conception et suivi des tableaux comptables)
• Effectue le suivi administratif des actions portées dans le cadre du Fonds Solidarité Européen (mise en œuvre et déclinaison des procédures départementales au niveau territorial, vérification de la conformité des pièces administratives)
• Organise des réunions avec les autres professionnels pour assurer la coordination et l’animation du pôle administratif
• Réalise des supports de présentation et de communication
• Assure l’organisation de rencontres partenariales, la préparation de supports de présentation et la rédaction de comptes rendus.

Compétences techniques :
• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Appréhender le champ d'application légal et réglementaire lié à l'insertion
• Rédiger des notes techniques parfois complexes
• Elaborer et exploiter des tableaux de bord
• Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Utiliser les logiciels spécifiques du service /de l’activité
• Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)

Compétences relationnelles :
• Animer un groupe
• Animer ou conduire des réunions
• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• Travailler en coordination et en transversalité
• Savoir faire respecter des règles
• Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

Compétences stratégiques :
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
• Etre force de proposition
• Etre capable de synthèse
• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative
• Intégrer les priorités du service dans la planification et la gestion du secrétariat
• Répartir et organiser les activités
• Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail