l’assistant (e) administratif (ve) et financier (ère) recueille et traite les informations et dossiers nécessaires au fonctionnement administratif du service dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires. Il. Elle contribue à l’élaboration budgétaire du service, en application du règlement budgétaire et financier de la collectivité et dans le respect de la nomenclature de la comptabilité publique et des règles en vigueur. Il.elle s’assure du suivi des marchés publics et de la gestion des engagements du service/de la direction. Il.elle apporte conseil aux agents sur les questions de gestion financière et administrative.

Traitement des dossiers et suivi administratif des projets et activités du service
• Prend des notes et rédige des comptes rendus, procès-verbaux, etc.
• Rédige des documents administratifs
• Vérifie la validité et conformité des informations traitées
• Gère et actualise les bases d’informations du service et renseigne les tableaux de suivi d’activité du service
• Recueille, agrège les données et alimente les données du bilan social et des rapports d’activité pour le service

Gestion de l’information, classement et archivages de documents
• Réceptionne, enregistre et vérifie les dossiers et demandes du service
• Prépare les dossiers, rapports et documents utiles pour les instances (Comité Social Territorial, Commission permanente, Sessions, etc.)
• Assure une veille réglementaire et diffuse l’information au sein du service
• Assure la mise à jour des contenus des pages intranet du service et propose des améliorations en lien avec les référents internes
• Assure le tri, le classement et la destruction des documents du service dans le respect des règles d’archivage
• Est le garant du respect du plan de classement au sein du service

Préparation du budget
• Participe à l’élaboration du budget : analyser les réalisés de l’année N, recenser les besoins de l’année N+1, préparer les tableaux d’aide à la décision
• Saisit les demandes de crédits dans le logiciel financier

Contrôle, exécution et suivi financier des dépenses et des recettes
• Elabore, renseigne et analyse des tableaux de pilotage du budget en dépenses et en recettes
• Propose et effectue des actions correctrices : demandes de virements de crédits ou changement de nature analytique, code patrimoine
• Contrôle l’exécution des dépenses et des recettes et veiller au respect des procédures réglementaires et aux délais impartis
• Assure le suivi des autorisations pluri annuelles notamment AP/CP et AE
• S’assure du respect des procédures internes et contribue à leur amélioration
• Veille au respect des délais

Gestion des engagements et suivi des marchés publics
• Paramètre l’ensemble des marchés publics dans le logiciel financier et tous les actes relatifs à la vie du marché (modification, reconduction, variation des prix, gestion des contractants, avenants, …)
• Notifie les bons de commande, les ordres de service, les décomptes, les certificats administratifs pour l’exécution du marché
• Assure l’exécution financière des marchés publics conclus par les services opérationnels (suivi des commandes, des acomptes, vérification des pièces produites, établissement des certificats de paiement, règlement des soldes et décomptes généraux, gestion des retenues de garanties ou garanties bancaires, …)
• Garantit le nommage et l’archivage des documents et dossiers comptables de la direction

Conseil et sécurisation
• Apporte des conseils, un appui aux agents de gestion financière et administrative du service

Activités spécifiques :
• Assure la continuité du service en lien avec l’assistante RH GPEEC
• Est référent.e hygiène et sécurité du service

Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les enjeux et évolutions des politiques publiques de son domaine d’activité
• Connaître et respecter les circuits de décision des différentes instances
• Connaître la législation concernant son domaine d’intervention
• Connaître les règles de la comptabilité publique
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage)
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les fonctions avancées d’Excel
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité

Compétences relationnelles :
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Faire preuve de neutralité
Savoir se rendre disponible
• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• Savoir rendre compte de ses actions
• Savoir respecter des règles/des échéances

Compétences stratégiques :
• Savoir anticiper
• Comprendre les enjeux liés à son domaine d’activité
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Alerter sur des risques, dysfonctionnements ou des urgences à traiter
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
• Décrypter les attentes et identifier les besoins