DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE

Sous l'autorité du responsable du Parc départemental du Mont Noir, vous participez à la gestion administrative et financière du site ainsi qu'à la coordination de la communication et des actions culturelles, éducatives, environnementales, sportives et touristiques et à la gestion des résidences.
Vous soutenez le responsable du site dans le pilotage financier et dans la réalisation opérationnelle des actions (comptabilité, commande publique, réalisation technique des projets...). Vous participez à la gestion administrative quotidienne (élaboration de rapports, notes, montage de dossiers, gestion des plannings, suivi des travaux) et assurez le suivi des dossiers relatifs à la communication et aux relations institutionnelles et partenariales.
Votre mission a pour but d'optimiser les procédures, de fluidifier la gestion administrative, de contrôler et d'évaluer l'emploi des ressources mais aussi de participer au projet culturel, environnemental et touristique de la structure.
Vous prenez en charge la responsabilité de la gestion du Parc départemental et assurez l'encadrement de l'ensemble des agents du pôle en cas d'absence du directeur.

Relations professionnelles :
Internes : Toute l'équipe du Parc départemental du Mont Noir, l'ensemble des directions de la collectivité : Direction des Sports et de la Culture, Direction de l'Environnement, Direction des ressources (DFCG, DAJAP), Secrétariat Général de la DGAST,
Externes : Partenaires du secteur culturel, environnemental et touristique, collectivités et services de l'Etat, entreprises, associations, fournisseurs, prestataires de service, Education nationale, auteurs en résidence.


Contexte :
Le Mont Noir, site inscrit, présente à la fois un fort intérêt environnemental et écologique, en tant qu'Espace Naturel Sensible, comme culturel et patrimonial autour de la figure de Marguerite Yourcenar et d'un ensemble bâti remarquable, propriétés départementales. Le Département souhaite ainsi conforter son rôle d'aménageur et de gestionnaire d'un site majeur emblématique du Nord, autour d'un projet de développement équilibré et durable agrégeant protection et gestion de milieux naturels, sensibilisation à l'environnement et activités nature, valorisation culturelle et touristique autour de la création littéraire et de la programmation d'animations festives, en faveur d'un large public.
Le projet s'inscrit dans les politiques départementales Nord Durable (stratégie des ENN, SDESI, schéma cyclable, culture & sport, Tourisme, inclusion sociale et publics prioritaires) et les opportunités de coopération transfrontalière.

Gestion administrative
* Veiller au respect de la réglementation
* Assurer une veille juridique et réglementaire
* Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
* Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
* Coordonner l'élaboration du rapport d'activité
* Rédiger les documents administratifs

Pilotage et optimisation des ressources humaines
* Analyser les besoins d'évolution en compétences
*Animer un dispositif d'intégration et de professionnalisation des agents
*Favoriser la participation des agents
*Participer à l'élaboration du plan de formation
*Identifier les besoins de formation collectifs et individuels

Gestion patrimoniale et logistique
* Superviser l'entretien et la maintenance des biens
* Planifier et suivre la gestion des travaux d'entretien
* Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement
* Fournir le matériel (petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques) pour garantir un fonctionnement optimal
* Planifier la gestion des locaux ou matériels

Gestion budgétaire et comptable
* Préparer et suivre l'exécution du budget
* Établir des rapports en matière budgétaire et comptable
*Gérer les engagements et liquidations de dépenses
* Déterminer l'enveloppe budgétaire d'un projet

Gestion de la commande publique
*Elaborer les cahiers des charges et pièces du marché public

Gestion des dossiers de communication et de mécénat
*Participer à l'élaboration et au suivi des plans de communication en lien avec le responsable et avec la Direction de la Communication
*Assurer le suivi des dossiers relatifs aux opérations de mécénat en lien avec la cellule mécénat de la Direction de la Communication et avec l'équipe de la Maison natale

Savoir faire

Définition et pilotage d'un projet de service
* Mobiliser son équipe autour d'un projet de service
* Animer et entrainer l'adhésion
* Définir avec la ligne hiérarchique les missions, objectifs et résultats attendus par un ou des services

Encadrement de service
* Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
* Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
* Mettre en œuvre des délégations de responsabilité
* Harmoniser les méthodes de travail entre services et apporter une aide technique et méthodologique aux agents
* Animer des réunions de services
* Favoriser la participation et l'expression des agents
* Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
* Accompagner les changements induits par une nouvelle organisation
* Organiser la diffusion de l'information au sein du/des services
* Impulser et accompagner le changement

Conduite de projet
* Identifier les finalités, objectifs, enjeux et les contraintes d'un projet
* Définir les modalités de pilotage du projet
* Planifier les étapes du projet et la mobilisation des ressources (humaines, techniques, financières)
* Conduire l'évaluation du projet
* Mettre en œuvre les techniques d'analyse et de résolution de problèmes

Conduite et contrôle des procédures administratives
* Elaborer les documents administratifs et juridiques de cadrage
* Moderniser, optimiser, dématérialiser les procédures administratives
* Superviser la rédaction des documents et actes administratifs
* Mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives

Gestion de la commande publique
* Elaborer les cahiers des charges et pièces du marché public

Elaboration et suivi du budget
* Planifier les besoins budgétaires et élaborer un budget prévisionnel
* Suivre et contrôler l'exécution du budget
* Renseigner des outils de pilotage et de suivi (tableaux de bord)
* Etablir un bilan annuel

Participation à la gestion des ressources humaines
* Participer à l'élaboration des fiches de poste
* Recenser les besoins en compétences
* Evaluer les agents
* Accueillir et accompagner un agent sur un dispositif d'intégration ou d'apprentissage
* Participer aux procédures de recrutement
* Recenser les demandes et les besoins de formation des agents
* Gérer les plannings, congés et absences du personnel

Contrôle de la qualité des services rendus
* Conduire une démarche qualité
* Etablir des rapports et bilans d'activité
* Développer des outils de pilotage et de suivi
* Exploiter les résultats des contrôles et proposer des améliorations
* Valoriser et communiquer les résultats

Participation à la définition, à la mise en œuvre et au suivi de la politique de prévention des risques professionnels, de santé au travail et d'amélioration des conditions de travail
* Mettre en conformité un équipement, un chantier, une situation de travail
* Contrôler l'application des règles HSST dans les situations de travail
* Participer à l'objectif de réduction des accidents de service et des maladies professionnelles
* Conseiller et alerter les décideurs sur les risques potentiels
* S'informer de l'évolution de la réglementation HSST

Cadre juridique et réglementaire de la commande publique
*Droit public et administratif
*Sensibilité au secteur culturel et des musées
*Principes et techniques de médiation et de résolution des conflits
*Technique d'entretien et d'évaluation des agents
*Techniques de la communication écrite et orale
*Techniques de négociation
* Organisation des services de la collectivité
* Notions d'organisation, de conduite de réunion et de planification des tâches
* Droit public et administratif
* Droit privé
* Cadre juridique et réglementaire de la commande publique
* Principes et techniques de médiation et de résolution des conflits
* Technique d'entretien et d'évaluation des agents
* Tableaux de bord et indicateurs
* Réglementation en matière de SST
* Techniques de la communication écrite et orale
* Techniques de négociation


Savoir - être

* Savoir travailler en transversalité
* Savoir travailler dans l'urgence
* Etre force de proposition
* Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
* Faire preuve d'adaptabilité
Obligations du poste :
Permis de conduire

Conditions particulières :
Disponibilité ponctuelle en soirée et exceptionnelle lors de week-ends, présence lors des évènements
Pics d'activité en fonction de la programmation culturelle (expositions, évènements)
Maîtrise de l'anglais