Assistant-e administratif-ve au Protocole
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059240301377252
Publiée le 06/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LILLE
Poste à pourvoir le
20/05/2024
Date limite de candidature
07/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Responsabilités et résultats attendus :
-Gestion régulière des agendas du service
-Suivi des représentations du Maire
-Suivi des courriers et des sollicitations du service et des services extérieurs
-Suivi des demandes à effectuer auprès des services municipaux
Interlocuteurs :
-L'ensemble des élus
-L'ensemble des services municipaux
-Les secrétariats d'élus et des directeurs
-Les collectivités extérieures
-Les associations
-Les particuliers
-Gestion régulière des agendas du service
-Suivi des représentations du Maire
-Suivi des courriers et des sollicitations du service et des services extérieurs
-Suivi des demandes à effectuer auprès des services municipaux
Interlocuteurs :
-L'ensemble des élus
-L'ensemble des services municipaux
-Les secrétariats d'élus et des directeurs
-Les collectivités extérieures
-Les associations
-Les particuliers
Missions / conditions d'exercice
Missions :
-Accueil téléphonique et physique du secrétariat
-Gestion de l'agenda de la Cheffe du Protocole
-Gestion de l'agenda des salles gérées par le service
-Gestion du tableau de représentations des élus en lien avec les chargés de mission -Relations Publiques
-Gestion du planning des chauffeurs
-Gestion des demandes de repas et réception
-Enregistrements des courriers
-Rédactions des courriers de la Cheffe du Protocole et du Services
-Demandes de représentations de Madame le Maire
-Rédaction des courriers de représentations
-Gestion des dossiers de centenaires et de noces d'Or
-Classement et archivage des courriers et dossiers du service
-Aide à la mise à jour du fichier du service
-Accueil téléphonique et physique du secrétariat
-Gestion de l'agenda de la Cheffe du Protocole
-Gestion de l'agenda des salles gérées par le service
-Gestion du tableau de représentations des élus en lien avec les chargés de mission -Relations Publiques
-Gestion du planning des chauffeurs
-Gestion des demandes de repas et réception
-Enregistrements des courriers
-Rédactions des courriers de la Cheffe du Protocole et du Services
-Demandes de représentations de Madame le Maire
-Rédaction des courriers de représentations
-Gestion des dossiers de centenaires et de noces d'Or
-Classement et archivage des courriers et dossiers du service
-Aide à la mise à jour du fichier du service
Profils recherchés
Compétences métier :
-Connaissance des élus du Conseil Municipal et leur délégation
-Connaissance des services municipaux
-Qualités rédactionnelles et maitrise du vocabulaire
-Maitrise de l'outil informatique (word, excel, outlook)
-Maitrise des logiciels métiers (e-atal, elise, suipi, easyrepro) serait un plus
Compétences comportementales :
-Savoir travailler en équipe
-Savoir travailler en autonomie selon les directives du responsable
-Sens de l'organisation, prise d'initiative
-Respecter les horaires et les délais
-Disponibilité
-Polyvalence sur son poste de travail
-Méthodologie
-Discrétion et confidentialité
-Réactivité et rigueur
-Connaissance des élus du Conseil Municipal et leur délégation
-Connaissance des services municipaux
-Qualités rédactionnelles et maitrise du vocabulaire
-Maitrise de l'outil informatique (word, excel, outlook)
-Maitrise des logiciels métiers (e-atal, elise, suipi, easyrepro) serait un plus
Compétences comportementales :
-Savoir travailler en équipe
-Savoir travailler en autonomie selon les directives du responsable
-Sens de l'organisation, prise d'initiative
-Respecter les horaires et les délais
-Disponibilité
-Polyvalence sur son poste de travail
-Méthodologie
-Discrétion et confidentialité
-Réactivité et rigueur
Contact
Contact
0320495556
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir joindre une lettre de motivation au CV.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.