L’assistant (e) du service Urbanisme Opérationnel apporte une aide permanente aux Ingénieurs Urbanistes, il ou elle constitue un point d’appui indispensable pour l’organisation et le fonctionnement de ce service. Il ou elle apporte une aide régulière au fonctionnement du secrétariat de la Direction afin d’en garantir le fonctionnement quotidien.

Conditions d'exercice :
-Encadrement assuré par la responsable des ressources administratives et humaines de la Direction dont elle partage le bureau.

-Gestion des relations avec l’équipe des 9 urbanistes, les chefs de projet, l’équipe de Direction et les autres services de la Direction et du Pôle

Missions :
*Secrétariat et assistance

-Organisation du travail des Urbanistes

-Préparation de dossiers thématiques (Comités de pilotage politique, réunions avec des élus, etc)

-Ordre du jour des rencontres régulières avec les élus thématiques de la Direction (Points fixe et Coordinations Habitat Urbanisme)

-Ordre du jour des réunions de conjonctures (Urbanistes et Direction)

-Rédaction et/ou saisie de courriers réponses,

-Suivi des parapheurs

-Organisation, préparation et suivi de nombreuses réunions

-Organisation des déplacements de l’équipe

-Suivi des délibérations rédigées par les cadres de la Direction et rôle d’alerte sur les délais contraints.

-Mise en place d’outils facilitateurs de travail à l’intention de l’équipe des urbanistes

-Accueil téléphonique et physique de publics divers

-Centralisation et diffusion, après validation, d'éléments de communication du service,

-Soutien aux Urbanistes à l’occasion d’évènements particuliers liés aux projets urbains (expositions, transports de maquettes, réunion de concertations préalables, etc)

-Relation avec la Direction de l’Urbanisme :

-Appui au secrétariat de la direction (congés, absence…) pour la gestion du courrier (papier et dématérialisé), l’enregistrement des parapheurs et leur suivi, l’accueil physique et téléphonique, la gestion des enquêtes publiques et affichage divers. Le suivi des abonnements, les commandes diverses (fourniture, ouvrages, petit matériel, tickets de métro).

-Traitement des ordres de missions et tableau dépenses déplacement.

-Renfort ponctuel pour maintenir une continuité d’accueil du public des autres services de la direction

*Missions comptables

-Gestion du suivi financier des ZAC et études urbaines en lien avec la responsable ressources et expertises : création des engagements, suivi des factures, établissement des demandes d'achat, mise à jour des tableaux de suivi financier

Responsabilités et résultats attendus :
*Assistance/Organisation/Secrétariat :

- Assurer en continu la prise en charge et le suivi de dossiers thématiques particuliers en fonction des exigences du service

- anticipation des réunions importantes

- respect des délais

- pertinences des informations

- reporting systématique sur l’avancée des dossiers, avec la ou le responsable pour assurer la continuité de la mission en cas d’absence.

- S’assurer systématiquement de la validation de document, par la hiérarchie, avant envoi aux élus.

- Contribuer au développement de procédures administratives standardisées et assurer leur maintien et mise à jour (tableaux de bord, fiches de suivi…)

- Assurer les travaux de secrétariat (courrier, agendas, rédaction et saisie de documents…)

- Gestion de l’archivage

*Relations à l’usager
-Assurer l’interface entre la direction et les services extérieurs

-Assurer la qualité de l’accueil (physique et/ou téléphonique) des usagers et personnes, voire personnalités extérieures

-Veiller au suivi des réponses aux sollicitations externes par mail

Compétences métier :
*Savoir-faire et savoir être

-Qualités organisationnelles et de gestion du temps

-Faire preuve de rigueur et de précision

-Maîtriser de l’outil informatique (word, excel, Teams, Outlook, internet, Air délib)

-Maîtriser les techniques de communication, maîtrise de la langue,

-Bonne orthographe et qualité rédactionnelle (e-mail, convocations et comptes-rendus des réunions)

-Savoir prendre des notes

-Savoir rechercher et transmettre l’informatio

*Connaissances
-Services municipaux et leur fonctionnement (« culture d’entreprise »)

-Interlocuteurs cibles

-Circuits et procédures administratives

-Connaissances des finances publiques

-Connaissance du logiciel comptable CORIOLIS


Compétences comportementales :
-Faire preuve de réactivité et de dynamisme

-Savoir anticiper les évènements

-Qualités d’adaptation aux évènements

-Respecter les consignes et les délais contraints

-Faire preuve de discrétion

-Savoir résister au stress