Assistante administrative au sein du Service Sécurité Régie Exploitation et Déménagement
A ce titre, elle assure l'assistance administrative du service comprenant 28 agents, spécialement du Secteur Nord, du Chef de Projets, de la Chef de Service, soit 18 agents mais aussi du Secteur Déménagement comprenant 5 agents.

Assister la manager, l’équipe, le chargé de mission dans les domaines administratif, organisationnel et logistique du secteur d’activité.

Réaliser l'ensemble des actes de gestion en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion, mise en forme…) ,
Participer à la mise en oeuvre et au suivi des dossiers ,
Prendre en charge l’organisation logistique de manifestations (réunion, événement…) ,
Assurer un premier niveau d’analyse des dossiers liés à son portefeuille ,
Préparer les éléments en vue de la prise de décision, de réunions ou d’instances ,
Apporter un 1er niveau d’information dans sa thématique d’intervention ,
Assurer la circulation de l’information aux différents partenaires ,
Contribuer à la gestion des données (alimentation des tableaux de bord ou logiciel, sécurisation et fiabilisation des données) ,
Participer à la rédaction des bilans et rendre compte de l’activité ,
Identifier et signaler les dysfonctionnements ,
Contribuer à la définition des besoins et à l'organisation de l'activité liée à son domaine d'intervention ,
Contribuer à l’évolution des méthodes de travail et proposer des améliorations des procédures existantes ,
Participer à l’archivage des dossiers ,

Gestion des demandes des utilisateurs (agents/directions) sur le SVP

Réaliser l'ensemble de la gestion du SVP dans la GMAO (collecte, contrôle, rédaction de réponse, transmission, saisie GMAO, diffusion, …);
Analyser les demandes exprimées par les agents et/ou les directions
Apporter un 1er niveau d’information/de réponse aux utilisateurs ;
Orienter la demande vers les secteurs concernés (sécurité, régie, exploitation et déménagement), vers les mainteneurs ou vers d’autres directions (DMI),
Assurer un suivi qualitatif de la prise en charge avec les responsables de secteur, d’unité ou de régie ainsi qu’avec le technicien concerné
Dans la GMAO, transcrire les demandes en créant les évènements, vérifier leur avancement et leur bonne clôture;
Assurer une continuité du SVP en travaillant en binôme avec l’assistante du secteur Sud.

Apporter un appui au responsable de secteur et au responsable de service :

Dans le cadre de la relation avec les mainteneurs (préparer les réunions, et les éléments suivis)
Produire des extractions de la GMAO et/ou des fichiers XL permettant de suivre l’activité du secteur ou de certains sujets spécifiques et de garantir la qualité des données ;
Participer à la rédaction du bilan de l’activité du service ;
Appui administratif sur la gestion des plannings des équipes et des EPI (équipements de protection individuelle).

Appui administratif ponctuel aux autres secteurs ou services de la direction

Diplômes : Niveau BAC

Profil Requis :
Rigueur
Autonomie dans l’organisation du travail 
Capacité d’initiative
Sens relationnel et travail en équipe : être capable de travailler en collaboration avec les acteurs internes et externes à l’institution
Connaissance du logiciel de GMAO sinon aisance avec les outils bureautiques
Maîtrise d’Excel