DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE

Pour faire face aux défis qu’exigent tant la situation financière du Département que la conduite des politiques publiques, la Direction des Finances et du Conseil en Gestion a élargi son périmètre, réaffirmé son positionnement et mené des chantiers de modernisation de la fonction financière.

Le Pôle Exécution Financière (PEF) est en charge du suivi et de la bonne exécution budgétaire des politiques Départementales en lien avec les directions opérationnelles concernées et les équipes du pilotage budgétaire des Secrétariats Généraux.
Le PEF assure les traitements comptables liés aux volets dépenses (notamment les marchés) ou recettes dans le respect des règles comptables et du règlement financier de la collectivité
L’activité du Pôle Exécution Financière se décline en cinq services thématiques distincts :
- un axé sur la politique Bâtiments,
- un axé sur les politiques Voirie, Aménagement Territorial, Immobilier, Education, Sports et Culture,
- un axé sur les politiques Ressources Humaines, moyens généraux, systèmes d’information et du Cabinet,
- un axé sur les politiques Enfance et Insertion,
- un axé sur la politique Autonomie.

Résumé synthétique de la finalité du poste
Le Référent technique est positionné auprès du Responsable de service.
En cohérence avec les objectifs fixés par la direction et par le Pôle Exécution Financière, vous êtes chargé.e de
 Assister le Responsable de Service dans son rôle d’expertise notamment en exécution financière,
 Préparer et faciliter les arbitrages du responsable de service,
 Analyser les dossiers dans leurs aspects financiers et juridiques,
 Ecrire des fiches de procédures en lien avec les gestionnaires comptables et les services de la Direction,
 Garantir l’harmonisation des outils, des modes opératoires et des productions au sein du service,
 Travailler sur la méthodologie, l’accompagnement aux changements des pratiques comptables
 Mutualiser les expertises menées et les analyses réalisées par les différents services de la Direction,
 Participer activement au réseau des référents techniques de la Direction.
Vous faites preuve d’initiatives et vous démontrez des capacités relationnelles et d’écoute indispensable à l’exercice de vos missions.

Relations professionnelles :
Internes : les agents du pôle, les autres services de la direction et de la collectivité
Externes : services de l’Etat (Trésor public), autres collectivités, prestataires.

Savoir faire


Information des usagers et des services
• Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
• Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
• Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande

Instruction des dossiers et application des procédures
• Appliquer des procédures administratives
• Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
• Instruire et suivre les demandes d’aides individuelles ou collective en relation avec les opérateurs et référents du secteur
• Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
• Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
• Vérifier la conformité des pièces et des dossiers

Suivi et gestion des dossiers
• Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
• Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
• Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
• Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures

Suivi des projets et activités de la direction
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Accompagner dans les apprentissages individuels et collectifs
• Conseiller et former les équipes


Savoirs

• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Dispositifs et acteurs de l'action sociale
• Cadre réglementaire de l'action sociale
• Logiciels spécialisés et outils bureautique

Savoir faire

Compte rendu d’activité
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
• Présenter des résultats avec pédagogie, rigueur et diplomatie
• Participer au travail de l’équipe et aux réunions
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
• Réaliser des différents écrits professionnels

Assistance et appui technique auprès des services de la collectivité
• Elaborer des préconisations ou des avis dans le cadre d’une instruction de dossier, juridique, technique, financier etc.
• Sensibiliser les services et diffuser des supports d’information
• Apporter une aide technique aux utilisateurs d’un équipement ou matériel
• Contribuer à l’écriture des cahiers de charges
• Rédiger des notices, instructions et procédures
• Conduire une action de formation en interne

Réalisation d’études
• Réaliser des études de faisabilité et d’aide à la décision
• Définir les procédures de recueil, de traitement et de contrôle des données
• Rédiger et mettre en forme des rapports d’étude
• Analyser et interpréter des données quantitatives et qualitatives
• Communiquer et diffuser des résultats

Veille et observation sur les pratiques professionnelles
• Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles

Veille et observation sectorielle
• Enrichir des bases documentaires et d’information
• Élaborer des outils de recueil et d’analyse des besoins
• Effectuer des études comparatives de solutions mises en œuvre dans d’autres collectivités

Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail
• Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST

Savoirs

• Fonctionnement de la collectivité et des services
• Organigramme de la collectivité
• Techniques et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Procédures en vigueur
• Bases de la communication écrite et orale
• Techniques de renseignement des tableaux de bord
• Procédures de transmission de l’information et techniques rédactionnelles
• Procédures d’archivage et techniques de classement

Savoir – être

• Faire preuve de réserve, de discrétion
• Faire preuve d’adaptabilité
• Faire preuve d’autonomie
• Savoir travailler dans l’urgence
• Savoir travailler en transversalité