Sous l’autorité de votre responsable, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Vous pouvez être amené(e) à assister votre responsable dans l’organisation du travail de l’équipe ou du service.
Relations professionnelles :
 Relations avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres de service
 Relations éventuelles avec la population

Savoir faire
Accueil physique et téléphonique
 Recevoir et orienter les demandes
 Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
 Hiérarchiser des demandes ou informations selon les caractères d’urgence ou priorité
 Rédiger des notes synthétiques
Planification et suivi
 Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
 Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
 Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Instruction des dossiers et application de procédures
 Appliquer des procédures administratives
 Renseigner des documents de suivi
 Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
Traitement des dossiers et saisie de documents
 Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
 Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
 Saisir des documents de formes et de contenus divers
 Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
 Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
 Rechercher et diffuser des informations
 Préparer les dossiers pour les instances
 Gérer l’archivage physique et électronique des missions et documentations de la direction
Savoir faire
Compte-rendu d’activité
 Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
 Participer au travail de l’équipe et aux réunions
 Rendre compte du travail effectué et des conditions d’intervention
 Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies
 Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet de la structure
 Organiser le travail en transversalité (interservices)
Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail (HSST)
 Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST

Savoirs
 Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
 Procédures du service
 Logiciels de bureautique
 Procédures administratives
 Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse
Savoirs
 Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
 Organigramme de la collectivité
 Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
 Principes rédactionnels du compte-rendu
 Règles et consignes de sécurité
 Principes de la communication écrite et orale
Savoir - être
 Faire preuve d’initiative
 Faire preuve d’autonomie
 Faire preuve de réactivité
 Disposer d’une bonne aisance relationnelle
 Faire preuve d’esprit d’équipe et capacité à coopérer