Sous l'autorité du responsable du Théâtre " le Colisée ", l'Administrateur du Théâtre " le Colisée " assure la gestion administrative, juridique et financière de l'établissement et participe en concertation à certains projets sous l'impulsion du responsable du Théâtre Municipal. Il assure l'intérim du responsable en son absence.

Gestion Administrative et Comptable - Suivi budgétaire du Théâtre " le Colisée ":

- Propose en relation étroite avec le Responsable du Théâtre le Budget Primitif et le Budget Supplémentaire le cas échéant, dans le respect des objectifs de la Municipalité et des contraintes budgétaires.
- Coordonne avec le Directeur technique la mise en œuvre du process technique, logistique et financier inhérent à la programmation culturelle.
- Assure la concordance entre l'activité saisonnière du Théâtre et le budget annuel
- Supervise et contrôle la comptabilité du Théâtre Municipal en lien avec la Direction du Théâtre, la Direction technique du théâtre, le STAF et la Direction Générale
- Rédaction des documents et actes administratifs
- Participation à l'élaboration d'un budget prévisionnel
- Suivi de l'exécution budgétaire et élaboration d'outils de suivi

Gestion et suivi des régies municipales en qualité de Régisseur ou Mandataire suppléant :

L'agent assurera la gestion et le suivi des régies municipales dans les conditions fixées par les textes en vigueur et selon l'arrêté municipal pris à cet effet, sous l'autorité conjointe de la Ville de Lens (ordonnateur - chef de service) et de la Trésorerie Municipale (comptable).

A ce titre, il mettra en œuvre sous l'autorité du Responsable du Théâtre, les modalités concourant à organiser tous les process relatifs aux versements des fonds auprès des services de la trésorerie municipale, en veillant au strict respect des règles qui régissent les procédures. En outre il veillera au respect de la périodicité et organisera les versements en concertation avec les régisseurs principaux et/ou suppléant en proposant à cet effet une organisation (emplois du temps, plannings),

Mise en place et suivi des marchés publics :

- Elaboration du cahier des charges des marchés publics nécessaires au fonctionnement du théâtre (acquisition et location du matériel scénique, hébergement, restauration...) en lien la Direction de la Commande Publique, des Marchés Publics et des Affaires Juridiques
- Assure le suivi et l'exécution des marchés et veille au respect des clauses contractuelles,

Rédaction et Suivi des contrats avec les artistes et/ou leurs représentants :

- Propose et rédige les contrats des artistes programmés au théâtre, après estimation rigoureuse des coûts et vérification de la faisabilité des représentations
- Veille à l'application stricte et au respect des clauses contractuelles

Participation à la supervision de la gestion de la sécurité du spectacle et de l'événement en concertation étroite avec les techniciens du théâtre :

- En collaboration avec le Responsable Technique du Théâtre, veille à l'application des règles de sécurité
- Alerte sur les risques particuliers inhérents à une installation ou un spectacle
- Participe aux commissions de sécurité et visites chargées des contrôles et habilitations
- Force de proposition sur les process d'accueil et de sécurité

Missions en lien avec le Responsable du Colisée :

- Mesure l'impact des projets culturels et artistiques et en assure l'évaluation qualitative et quantitative.
- Participe à l'élaboration d'outils de reporting dédiés à 'optimisation des ressources et à la recherche de subventions

Encadrement et animation de l'équipe :

- Management de l'équipe administrative, de diffusion et de médiation placée sous sa responsabilité
- Participation à la planification des activités
- Suivi du planning des portiers et placeuses en relation avec leurs référents respectifs
- Intérim en l'absence du responsable du Colisée

PRE REQUIS

- Capacités à rendre compte à la hiérarchie des informations et de l'activité
- Capacités de synthèse, d'analyse et rédactionnelles associées à une bonne expression écrite et orale
- Sens de l'organisation
- Bonne culture générale
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Power Point, AS 400, Access)
- Connaissance du statut juridique des artistes et intermittents du spectacle
- Bonne connaissance du cadre réglementaire de l'organisation de manifestations culturelles en matière de sécurité ERP, fiscalité, assurances...)
- Bonne connaissance des méthodes et outils du management par projets et objectifs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et plus particulièrement des règles budgétaires et comptables, des procédures de commande publique et des dispositifs et modes de subvention de l'action culturelle.

QUALITES REQUISES

- Capacités à travailler en équipe et en transversalité
- Qualités relationnelles, sens de la diplomatie, de l'écoute et du dialogue
- Capacités à prendre des initiatives et à être force de proposition
- Rigueur
- Autonomie
- Disponibilité
- Réactivité
- Aptitudes à l'encadrement et à l'animation d'une équipe pluridisciplinaire
- Capacités d'adaptation
- Respect des obligations de confidentialité et de réserve
- Grande disponibilité (notamment présence requise lors de certaines manifestations, le soir et le week-end, selon nécessités de service)
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité