Pôle Ressources et Accompagnement
Direction des achats et de la commande publique
Service support administratif et budgétaire

Le service support administratif et budgétaire est composé :
- d'un bureau de gestion des achats comprenant un chef de bureau et neuf gestionnaires achats en charge de l'exécution des marchés de la direction (réception des besoins, gestion des commandes/stocks, engagement comptable, service fait, etc.) ;
- d'un chargé d'accompagnement et de communication qui réalise la veille juridique interne à la collectivité pour ce qui concerne la passation des marchés publics au travers de procédures écrites et du règlement interne de la commande publique et assure la diffusion de l'information au sein de la direction et du Département (le cas échéant sous la forme de sessions d'information) ainsi que sa gestion documentaire ;
- d'un gestionnaire de commissions en charge de l'organisation des commissions liées à la commande publique (Commission d'Appel d'Offres (CAO), Jurys, Commission de Délégation Service Public (CDSP), Commission Consultative des Services Publics Locaux (CDSPL)) ;
- d'un gestionnaire budgétaire qui réalise la préparation et le suivi de l'exécution budgétaire et comptable des marchés de la direction ;
- d'un gestionnaire de données en charge de la production des données marchés (extraction, exploitation et traitement de la donnée) ;
- d'une secrétaire.

Placé sous l'autorité du chef du service support administratif et financier, vous êtes en charge de l'exécution administrative et financière des marchés de la direction.
Vous exercez les fonctions de premier niveau d'encadrement des gestionnaires achats et vous assurez le pilotage et le suivi de l'activité du bureau.
Votre activité est essentiellement transversale nécessitant une forte capacité de dialogue avec les acheteurs de la direction, les interlocuteurs de la direction des finances, l'ensemble des directions et services de la collectivité pour toutes les demandes de besoins ainsi que les opérateurs économiques, fournisseurs ou prestataires de services, titulaires des marchés du Département.

* Missions liées au pilotage et au suivi de l'exécution des marchés :
- veiller au respect de la réglementation en vigueur dans le cadre de l'exécution des marchés ;
- faire appliquer les procédures budgétaires et comptables définies au sein de la collectivité en lien avec le gestionnaire budgétaire ;
- piloter et coordonner l'activité du bureau par la mise en place de tableaux de bord et d'indicateurs de suivi et de contrôle de l'activité ;
- analyser les nouveaux marchés notifiés et accompagner le gestionnaire achats dans la prise en charge administrative et financière de ces nouveaux marchés ;
- élaborer, en lien avec le gestionnaire achats et le gestionnaire des données, les documents nécessaires à l'exécution du marché (formulaires de demandes d'objets, tableaux de suivi, etc.) ;
- alimenter les outils et logiciels métiers des données marchés (intégration des catalogues et/ou bordereaux des prix dans le logiciel de suivi des achats Kimoce, dans le logiciel financier grand angle et sur les sites internet des fournisseurs, le cas échéant) ;
- suivre le traitement des commandes de la réception de la demande d'achat jusqu'à la liquidation de la facture ;
- proposer et participer à la mise en œuvre d'outils ou de solutions informatiques concourant à l'amélioration de l'activité du bureau.

* Missions transversales liées à l'activité du bureau :
- développer et faciliter le dialogue de gestion entre les gestionnaires achats et les acheteurs de la direction ;
- intervenir auprès de la direction des finances, en lien avec le gestionnaire achats, pour toutes problématiques et/ou questions liées à l'exécution financière des marchés;
- maintenir le lien entre les gestionnaires achats et les agents du magasin départemental dans le cadre du suivi des stocks et de la réception/transmission des bons de livraison ;
- conseiller et informer les agents du département dans la formulation de leur demande d'achat (mise à disposition de formulaires sur l'intranet), sur la disponibilité des produits demandés et sur les modalités de prise en charge par le gestionnaire achats ;
- gérer la relation avec les fournisseurs.

* Missions organisationnelles :
- être force de proposition et participer aux groupes de réflexion dans le cadre de projet de service et/ou de direction ;
- participer au réunion d'encadrement et au réunion de service, le cas échéant ;
- viser et/ou signer les documents liés à l'exécution des marchés conformément à l'arrêté de délégation de signature de la direction ;
- assurer l'intérim du chef de service en cas d'absence.

Savoirs :
- maîtrise des différentes typologies de contrats publics et techniques d'achats (marchés, accords-cadres, etc.) et maitrise des Cahiers des Clauses Administratives Générales (CCAG) (fournitures et services, prestations intellectuelles) ;
- connaissance significative de la commande publique, de la comptabilité publique et des collectivités territoriales.

Savoir-faire :
- maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) ;
- maîtrise du logiciel financier Grand Angle ;
- maîtrise du logiciel de suivi des achats Kimoce (oslo) ;
- connaissance de l'outil de restitution de l'information décisionnelle, business objects ;
- connaissance souhaitée du parapheur électronique (Docaposte Fast).

Savoir être :
- qualités relationnelles et travail en équipe et en partenariat indispensable ;
- pédagogie et écoute ;
- force de proposition, capacité d'adaptation et réactivité ;
- rigueur, autonomie et organisation ;
- dynamisme et motivation ;
- discrétion.