PROFIL DE POSTE

Le Département est à la bonne échelle pour résoudre les défis qui s’imposent et apporter des réponses à chaque Puydômois, en s’appuyant notamment sur ses 2 500 collaborateurs, véritable richesse humaine, qui constituent un des piliers de notre collectivité, de sa vision stratégique et de ses actions opérationnelles.
Pour le faire avec efficacité et responsabilité, notre collectivité a engagé un plan de modernisation de son organisation interne et de ses outils collaboratifs de travail : avec chaque service, avec chaque agent, dans la cohérence de nos actions sur nos territoires, entre nous, entre nos services.
Aussi, le plan stratégique départemental mis en oeuvre par le Département en matière de ressources humaines s’attache notamment à : -Rendre notre organisation plus lisible et facile d’accès auprès de tous ses publics et acteurs, -Cultiver la fierté d’appartenance à notre institution départementale, -Encourager, inciter, promouvoir, valoriser, accompagner chacun de nos agents, -S’inscrire dans une dynamique de progrès pour chacun sur la durée.

Pour ce faire, la politique ressources humaines mise sur le développement d’une culture RH, sur l’implication, l’engagement, la reconnaissance de chacun et sur des conditions de travail adaptées pour une meilleure qualité de service.

Au sein du Pôle Innovation, Ressources, Appui aux Transitions, la Direction des ressources humaines dont le budget s’élève à 146, 6 millions d’euros (dont 134 millions de masse salariale) élabore et met en oeuvre la politique de la collectivité en matière de ressources humaines, elle est garante de l’expertise en matière de gestion des agents. Forte de plus de 90 métiers au sein de la collectivité, l’équipe des 70 collaborateurs de la Direction, répartie au sein de 4 services, permet l’accompagnement et le développement des compétences des agents afin de garantir la modernisation continue du service public.
Le Service Gestion Administrative du Personnel (SGAP) accueille près de 20 agents et assure notamment le suivi de la carrière des agents, la rémunération et l’ensemble du volet dédié au temps de travail. L’unité gestion et organisation du temps de travail permet de gérer et mettre en oeuvre les modalités prévues en interne concernant l’organisation du temps de travail. Mais est également au contact permanent des agents et managers, les conseille et accompagne afin de proposer des organisations viables et cohérentes avec les besoins des services. Dans le cadre de la stratégie de développement de la DRH, l’unité met en oeuvre des outils destinés aux agents et répond à l’objectif primordial d’aller vers les agents en étant disponible, à l’écoute et en proposant sur différents formats des temps d’échange et de formations ouverts à tous.

Au sein du Service Gestion Administrative du Personnel (SGAP), vous êtes sous la responsabilité de la responsable de l’unité gestion et organisation du temps de travail, adjointe au chef de service. En qualité de Gestionnaire gestion du temps / Référent vous assurez le suivi du logiciel de gestion du temps INCOVAR et de l'application télétravail.
Vous coordonnez et animez la mise en oeuvre de l'organisation du temps de travail dont le télétravail en interne et développez la création d’outils dédiés.
Vous instruisez et suivez le
dispositif du Compte Epargne Temps (CET).
Vous assurez et gérez également l'absentéisme lié à la gestion du temps et les autorisations spéciales d'absences liées aux mandats électifs. Vous avez un rôle de conseil et apportez votre expertise auprès des différents publics (agents, managers).
Vous animez également le réseau des correspondants de la gestion du temps et la mise en oeuvre d'ateliers ou de réunions destinées aux agents.
Vous concevez des outils et tableaux de bord afin de fiabiliser et contrôler les données liées à la gestion du temps. Le poste de Gestionnaire gestion / Référent du temps permet de disposer d’échanges privilégiés avec les services et de gérer des missions transversales et très polyvalentes.
Vous possédez un lien fonctionnel avec l'assistant ressources humaines, agent qui assure
notamment le suivi quotidien des demandes téléphoniques et mails afférents à l’outil de gestion du temps, INCOVAR.

1- Piloter et Assurer le suivi du logiciel gestion du temps, INCOVAR.
Contrôler et générer les interfaces entre les différents outils dont le logiciel de carrière, ASTRE RH. Créer les modèles de jours, les groupes horaires, les profils utilisateurs et actualiser l’organigramme. Paramétrer et mettre à jour annuellement les droits ouverts et les droits liés aux autorisations spéciales d’absence (mandats électifs, syndicaux).

2- Gérer et assurer le suivi du volet temps de travail
Assurer la veille juridique et veiller au respect du règlement du temps de travail interne.
Assurer et gérer les reports de congés annuels dans le cadre de l'indisponibilité physique ainsi que la pénalisation afférente (RTT, repos compensateurs). Réaliser un état des agents grévistes et un recensement pour les agents des collèges. Conseiller et venir en appui des services en lien avec la responsable dans l'organisation du travail des équipes (plannings, cycles de travail, organisation spécifique...).

3- Instruire et suivre le dispositif du Compte Epargne Temps et du droit d’option
Gérer administrativement le Compte Epargne Temps (ouverture, droit d'option, convention financière, encours CET). Veiller à respecter la règlementation en prenant en compte les évolutions règlementaires. Gérer et suivre le processus du droit d'option.

4- Etre le référent pour l'activité télétravail
Assurer le suivi de l'application dédiée (contrats, anomalies) et la communication afférente. Gérer la boîte mail dédiée et apporter les réponses aux agents, rencontrer les équipes si nécessaire et conseiller les agents et managers. Réaliser un état des forfaits par trimestre et annuel, mais aussi mensuel suite à un départ. En appui à la responsable, faire évoluer le règlement interne et proposer des évolutions adaptées en fonction du cadre règlementaire, des pratiques en interne et des contrats et bilans effectués.
Réaliser un bilan annuel de l'activité télétravail avec analyse. Assurer le suivi des demandes des agents, faire évoluer l'application et proposer des améliorations
(outils, messages automatiques, processus de campagnes…).

5 - Avoir un rôle de conseil et de contrôle (gestion du temps et télétravail)
Concevoir des tableaux de bord pour contrôler et assurer une fiabilisation et une sécurisation des données liées à la gestion du temps et au télétravail.
Informer et renseigner les différents publics (agents, managers, correspondants de la gestion du temps) et les unités moyens généraux notamment dans le cadre de la viabilité hivernale.
Animer le réseau des correspondants de la gestion du temps et de groupes de travail thématiques destinés aux agents (réunions, ateliers, formations,….). Concevoir des supports de communication (fiche pratique, tutoriel). Recenser les diverses problématiques rencontrées et proposer de nouveaux outils et ou procédures pour répondre aux besoins. Assurer la formation des nouveaux arrivants sur le volet gestion du temps et télétravail.

1 - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES
- Fonctionnement et organisation des collectivités
- Connaissance de la règlementation sur le temps de travail
- Logiciel gestion du temps

2 - COMPETENCES TECHNIQUES
- Développer et animer des réseaux de correspondants
- Travailler en transversalité
- Concevoir des outils de contrôle et de pilotage
- Formuler des propositions et solutions techniques
- Informer et expliquer l’application de la réglementation statutaire
- Moderniser, optimiser, dématérialiser les procédures administratives
- Maîtrise des logiciels bureautiques

3 - APTITUDES PROFESSIONNELLES
- Sens relationnel
- Esprit d’analyse
- Aptitude au travail équipe
- Autonomie
- Organisation et gestion des priorités
- Discrétion
- Rigueur