Résidence administrative : Bayonne Caserne de la Nive
DGAPID – UTD Labourd
Responsable hiérarchique direct : Responsable de service et son adjoint

Mission 1 : Assurer la gestion de premier niveau des personnels de l’UTD et
assurer l’interface avec les services et directions de la collectivité :
• Être en charge du courrier entrant : enregistrement, tri, transmission
et suivi.
• Être en charge du courrier sortant : dématérialisation des parapheurs, suivi des visas, enregistrement, copie et envoi.
• Mettre en forme les courriers, notes, documents (relecture, orthographe,
syntaxe, grammaire).
• Traiter les courriels : tri, traitement et transmission des informations.
• Organiser des réunions : préparer (agendas), réserver la salle, envoyer
les convocations, formaliser l’ordre du jour, constituer des dossiers.
• Être le gestionnaire Octime : saisir, contrôler, suivre et maîtriser le
règlement.
• Gérer les astreintes et les formations des agents (tableau de suivi,
inscriptions)
• Saisir des arrêtés de circulation et de voirie et en assurer l’ampliation
• Assurer la gestion des fournitures : gestion des stocks, recensement
des besoins, commandes et diffusion.
• Classer et archiver.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Assister à certaines réunions et établir les comptes-rendus.
Mission 2 : Participer à la gestion comptable de l’UTD
• Gérer les avis d’urbanisme (édition, saisie, suivi dans Airs, tableau de
suivi)
• Enregistrer et instruire les demandes de subventions voirie, conventions de co-maîtrise d’ouvrage jusqu’à la liquidation.
• Participer au suivi de la comptabilité du service bâtiment (fonctionnement et investissement)
• Assurer le suivi des contentieux.

Compétences générales
• Connaître l’environnement territorial, le fonctionnement et le processus de décision de l’Institution Départementale.
• Maîtriser l’outil informatique et de communication (Suite Office,
Airs Courrier, Internet...).
• Maîtriser les outils de communication de base (standard téléphonique, Intranet, agenda, Teams...).
• Maîtriser l’expression orale et écrite.
Compétences techniques spécifiques au poste
• Connaitre les organigrammes et les missions des directions de la
collectivité.
• Connaître les circuits et procédures administratifs.
• Maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, écriture
abrégée, mise en forme de documents, ...).
• Maîtriser les techniques rédactionnelles : maîtriser les règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
• Maîtriser des logiciels spécifiques.
Savoir-faire relationnel/Savoir Être
• Posséder des qualités relationnelles : capacité d’écoute, de dialogue.
• Savoir adapter son attitude en fonction de la qualité de son interlocuteur.
• Savoir prioriser les demandes.
• Savoir alerter son supérieur hiérarchique sur les éventuels dysfonctionnements.
• Savoir travailler sous délégation et rendre compte à son supérieur
hiérarchique.
• Avoir de l’aisance dans l’expression orale (téléphone).
• Faire preuve de discrétion, d’éthique et de déontologie.
• Savoir prioriser les tâches.
• Être autonome dans l’organisation de son travail.
• Être disponible, réactif, méthodique, rigoureux